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Crystal Reports 2016 Grundkurs

Filter in Crystal Reports verwenden

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Häufig werden in den Berichten nicht alle Datensätze aus der zur Verfügung stehenden Datenquelle verwendet. Vielmehr muss schon aus Performance-Gründen über Filter eingestellt werden, welche Daten in den Berichten benötigt werden. In diesem Video sehen Sie, wie Sie in Crystal Reports Filter setzen und somit die Datensatzauswahl verringern.

Transkript

Der Bericht der Umsatzanalyse zeigt alle verfügbaren Datensätze an. Was aber, wenn nur bestimmte Datensätze von der Umsatzanalyse betroffen sind? In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie anhand von filtern dieses bewerkstelligen können. Wir verwenden dazu die im vorangegangenen Video erstellte Umsatzanalyse. Diese zeigt gruppiert nach Kundennamen summiert, den Umsatz und eine Anzeige wieviele Aufträge der entsprechende Kunde platziert hat. Zusätzlich werden in der Detailansicht die Auftragsnummer, das Auftragsdatum, der Auftragswert, der Versandtdienstleister und ein Indikator, ob die Ware bereits bezahlt wurde oder nicht, angezeigt. Der Bericht weist auf 78 Seiten. Das sieht man hier oben alle Daten aus, die in der Demodatenbank vorhanden sind. So kommt es, dass bezahlte und unbezahlte Aufträge in der Umsatzanalyse Platz finden. Im Folgenden wollen wir nun die Umsatzanalyse so ändern, dass nur die bezahlten Aufträge berechnet werden. Wir verwenden dazu einen Filter in Crystal Reports. Um einen Filter in Crystal Reports einzustellen, gehen Sie entweder ins Menü über "Bericht/Auswahl-Assistent/Datensatz" oder Sie klicken das kleine Trichtersymbol mit dem kleinen Pfeil daneben und wählen Datensatz. In beiden Fällen gelangen Sie in die Feldauswahl, in der Sie voreinstellen können nach welchem Feld Sie filtern möchten. Es gibt eine Abkürzung. Sie können, wenn Sie direkt das Feld markieren und dann auf das Trichtersymbol klicken, nimmt Crystal Reports bereits an, dass Sie nach dem markierten Feld filtern wollen. Wählen Sie kein Feld und aktivieren den Filter, müssen Sie das Feld zunächst auswählen. Hier haben Sie wieder die Möglichkeit es aus den vorhandenen Berichtsfeldern zu wählen, sofern Sie dieses Feld überhaupt im Bericht verwenden. In unserem Fall so. Oder Sie laden es direkt aus der Datenholung und dann in der jeweiligen Tabelle. "Payment received" ist es dann hier. Sie können dann per Doppelklick oder mit Klick auf "Okay" den Auswahl-Assistenten starten. Sie haben nun die Möglichkeit nach "Orders.Payment received"-Werten zu filtern. Aktuell sagt der Auswahl-Assistent "Orders.Payment received" hat beliebigen Wert. Das heißt, es wird nicht gefiltert. Klicken Sie auf das Auswahlsfeld und geben an "Orders.Payment received ist wahr". Das heißt, wo die Aufträge bezahlt wurden. Klicken Sie auf "Okay", um den Filter zu setzen und beantworten die Nachfrage mit "Daten regenerieren". Das heißt, wir holen die Daten aus der Datenholung neu. Das heißt, die mdb.Datenbank wird neu abgefragt und sehen dann, dass nur bezahlte Aufträge angezeigt werden. Es hat sich allerdings nicht nur die Anzeige geändert, sondern auch die berechneten Werte. Die Gruppenergebnisfelder basieren nun auch auf den gefilterten Werten. Das heißt, die Gruppenergebnisfelder berechnen auch nur die bezahlten Aufträge. Das sieht man hier ganz gut, dass eben die Summen immer zueinander passen. "Alley Cat" hatte vorher meiner Meinung nach 32 Aufträge. Jetzt eben 30 und die Summe ist auch etwas geringer. Um jetzt einen Filter wieder zu löschen, gehen Sie erneut in den Datensatzauswahl-Assistent. Entweder wieder über "Bericht/ Auswahl-Asisstent/Datensatz" oder über das Filtersymbol und dann kommen Sie in den Auswahl-Assistent und dort haben Sie ihren Filter und den können Sie jetzt über die Schatfläche "Löschen" einfach wieder löschen, klicken auf "Okay". Wir holen wieder die Daten ab: "Daten regenerieren". Sie sehen dann, es waren nicht 32 Aufträge, sondern "Alley Cat" hat 31 Aufträge. Der Wert hat sich entsprechend erhöht und wenn wir jetzt ein bisschen suchen, dann finden wir auch den einen unbezahlten. Hier ist er. Sie sehen also, dass das Setzen eines Filters nicht nur Auswirkung auf die angezeigten Daten hat, sondern eben auch Auswirkungen auf die berechneten Werte. Das liegt daran, dass die Daten erst gar nicht Crystal Reports erreichen, die herausgefiltert werden. Deswegen brauchen Sie sich in den Gruppen "Summ" oder auch in sonstigen Berechnungen, dann keine Gedanken über etwaig gesetzte Filter machen. Sie können auch Filter nicht nur für Werte aus der Datenbank, sondern auch für berechnete Werte und sogar für Gruppenergebnisse setzen. In diesem Fall wollen wir einen Filter einbauen, der nur Kunden berücksichtigt, die mehr als drei Aufträge haben. Das heißt, wir wollen die Einzelkunden, die hier mal einen Auftrag paltziert haben gar nicht mehr dirn sehen, sondern wir wollen nur wiederkehrende Kunden haben. Also mehr als drei oder gleich drei Aufträge. Dazu gehen Sie erneut über "Bericht/Auswahl-Assistent" und wählen diesmal allerdings nicht "Datensatz", da wir ja keinen Datensatz filtern, sondern eine Gruppe. Alternativ können Sie das auch hier über das Trichtersymbol über die Gruppe machen. Sie sehen, ich habe ausversehen den Order "Orders Amount" gesetzt. Das liegt daran, weil ich hier das Feld markiert hatte. Das können wir löschen und auf "Neu" klicken" und dann kommen Sie ebenfalls in die Feldauswahl oder wir deaktivieren es und wählen dann "Gruppe". Das ist das Gleiche. Jetzt sehen Sie im Vergleich zu vorhin, haben wir mehr Berichtfelder zur Auswahl bekommen. Das liegt daran, dass wir jetzt oft eine Gruppe filtern und dann kommen eben auch noch die Gruppenwerte. In dem Fall wollen wir nach der Anzahl der Order-IDs filtern und diese setzen wir eben nicht auf den beliebigen Wert, sondern wählen hier "Ist größer als, oder gleich", geben dann einen Wert ein. Sie können auch eine Vorschau der Werte anzeigen lassen, allerdings jetzt nicht in den Gruppenergebnissen. Da diese ja noch nicht berechnet worden. Das geht nachher bei den Datensätzen besser. Wir geben jetzt hier "größer als, oder gleich drei" ein und klicken auf "Okay" und wir sehen es werden weniger Seiten und wenn Sie so durchblättern, sehen Sie auch hier die gleichen Einmal-Kunden sind dann weg und wir haben jetzt hier nur noch wiederkehrende Kunden eben mit mehr als drei oder gleich drei Aufträgen. Zum Abschluss dieser Lektion wollen wir noch mehrere Filter miteinander verbinden. In diesem Fall möchten wir jetzt alle Kunden in der Umsatzanalyse sehen, die eben mehr als drei Aufträge platziert haben. Das haben wir aktuell schon gefiltert und zusätzlich wollen wir aber nur die bezahlten Aufträge sehen, das heißt, die unbezahlten eben dann nicht. Dazu gehen wir erneut in den "Filter-Asisstenten". Diesmal wählen wir Datensatz und filtern nach "Payment received", klicken auf "Okay" und wählen hier zusätzlich noch "Order.Payment received ist wahr". Das heißt, ist bezahlt und klicken auf "Okay", wählen "Daten regenerieren", um die neu einzulesen. Und dann haben Sie eben nur noch die Bezahlten und auch nur die Kunden, die mehr als drei oder gleich drei Aufträge haben. Abschließend löschen wir jetzt wieder alle Filter. Zunächst den der Gruppe und dann den aus dem Datensatz über die Schaltfläche "Löschen" jeweils aus dem Auswahl-Assistenten, klicken auf "Daten regenerieren" und sehen dann, dass auch 78 Seiten wieder alle Aufträge da sind. Nämlich auch die von den Einmal-Kunden und auch die Unbezahlten. Sie haben in dieser Lektion gelernt, wie Sie mit Filtern Crystal Reports beibringen können, dass nicht mehr alle Daten abgerufen werden und zwar ist hier wichtig, dass Sie wissen, dass die Daten dann tatsächlich auch aus der Datenbank nicht abgerufen werden. Sie brauchen also bei etwaigen Berechnungen oder Formeln, die Sie so haben, keine Rücksicht auf die Filter zu nehmen, denn Crystal Reports ruft nur die Daten ab, die nach der Filtereinstellung eben überhaupt noch gültig sind und erst auf Basis dieser gefilterten Daten werden dann etwaige Berechnungen oder Formeln erledigt.

Crystal Reports 2016 Grundkurs

Erstellen Sie aussagekräftige und übersichtliche Berichte mit SAP Crystal Reports 2016.

6 Std. 39 min (51 Videos)
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Software:
Crystal Reports Crystal Reports 2016
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Erscheinungsdatum:30.01.2017

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