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Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Festgelegte Datenbereiche sortieren und filtern

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Erfahren Sie in diesem Video, welche Voraussetzungen ein Datenbereich erfüllen muss, damit Sie die darin enthaltenen Datensätze sortieren und filtern können.
03:10

Transkript

Das Sortieren und Filtern macht für Daten sinn, die einen bestimmten Aufbau aufweisen. Sie müssen nämlich ähnlich wie in einer Datenbank angeordnet sein. So ähnlich wie auf diesem Bildschirm. Hier oben stehen die Spaltenüberschriften. Es dürfen keine Leerspalten enthalten sein und in jeder Spalte stehn die gleichen Informationseinheiten: Wie hier z.b. die Nachnahmen oder die Postleitzahlen oder hier, Eurozahlen. In jeder Zeile werden zusammenhängende Daten dargestellt. Das ist dann eine Art Datensatz. Hier z.b. in Zeile 5, der Datensatz für den Hr. Metzler, hier unten in Zeile 9 für die Fr. Schwarz, usw. Und in der Datenliste dürfen auch keine Leerzeilen enthalten sein. Sobald Excel auf eine Leerzeile oder Leerspalte stösst, geht es davon aus, dass das Ende des Datenbereichs erreicht ist. Ich möchte Ihnen noch einen anderen Datenbereich zeigen, der genau das Gegenteil ist und einer Datenbank überhaupt nicht entspricht. Dazu klick ich hier im Menu “Fenster” auf den Namen “Einnahmen und Ausgaben” und dann sehn Sie hier diesen Datenbereich. Er enthält auch Spaltenüberschriften, keine Leerspalten, soweit sind die Voraussetzungen noch erfüllt. Aber hier gibt es auch Zeilenüberschriften d.h. in der Spalte A wird nicht der gleiche Informationstyp angezeigt. Auch in der Spalte B ist das nicht der Fall. Hier sind Produktbezeichnungen und hier steht dann der Text gesamt. Ausserdem enthält der Datenbereich eine Leerzeile, das ist also kein Datenbank ähnlicher Aufbau. Hier macht das Sortieren und Filtern keinen Sinn. Ich wechsle zurück im Menu “Fenster”, zur “Datenauswertung”, und wenn ich jetzt die Einfügemarke hier in die Spalte "Name" setze, und auf der Registerkarte “Daten” auf die Schaltfläche “von A bis Z sortieren” klicke, dann zeigt mir Excel ganz kurz den zu sortierenden Bereich an. Er versieht die Datenliste, kurz mit einem dunkelgrauen Hintergrund, und dann sortiert das Program alphabetisch in aufsteigender Richtung. Ich klick hier drauf, das ganze wird kurz hinterlegt, und dann wird sortiert. Hier sehen Sie, die Datenliste beginnt mit “Abel” und wenn ich in der Bildlaufleiste nach unten blättere dann endet sie mit “Zimmermann”. Die Sortierung hat also funktioniert. Ich kann hier auch auf der Registerkarte “Daten” auf die Schaltfläche “Filtern” zeigen, dann versieht Excel die Spaltenüberschriften mit Filtersymbolen und wenn ich z.b. in der Spalte “Ort” auf die Filterschaltfläche klicke, dann kann ich hier das Kontrollkästchen "alles auswählen" deaktivieren, und hier nur die Städte Augsburg, Berlin und Bremen anzeigen lassen. Am Ende lösche ich den Filter und schliesse das Fenster. Um also Daten Filtern und Sortieren zu können, muss ein Datenbank ähnlicher Aufbau gegeben sein. Im Datenbereich dürfen keine Leerzeilen und Leerspalten enthalten sein, und jede Zeile stellt einen Datensatz dar. Jedes Feld einer Spalte enthält den selben Informationstyp.

Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Meistern Sie die Tabellenkalkulation Excel für den Mac in Office 365. Sie lernen den Umgang mit dem Programm von Grund auf kennen und erkunden die ganze Funktionsvielfalt des Programms.

7 Std. 43 min (101 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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