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Access 2016: Aktionsabfragen

Fehlende Fremdschlüssel ergänzen

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Nach einem Datenimport sind Anfügeabfragen ideal geeignet, um evtl. noch fehlende Stammdaten zu ergänzen, wenn die zugehörigen Fremdschlüssel fehlen.

Transkript

Es gibt im Moment bereits eine Einfüge-Abfrage, welche das Archiv ergänzt -- ich kann es gerne mal Ihnen zeigen -- um die neuen Fortbildungen. Damit bin ich sozusagen im Bereich meiner eigenen Tabellen, kann mit Fremdschlüsseln arbeiten und bin sicher, das alles existiert. Der typische Fall für eine Einfüge-Abfrage ist es eigentlich eher, dass Sie Daten von außerhalb bekommen, beispielsweise aus EXCEL. So was habe ich schon mal vorbereitet. Ich habe schon EXCEL-Daten importiert -- das sind Anmeldungen. Das heißt, der Seminar-Anbieter schickt mir netterweise eine EXCEL-Datei -- da steht schon mal drin, welche Personen-ID zu welchem Start-Datum, mit welcher Kursdauer woran teilnehmen will. Solche externe Daten importiere ich wirklich nie in eine bestehende Tabelle, sondern immer sozusagen, erstmal in Quarantäne; die kommen immer in eine neue eigene Tabelle, die jetzt hier "tblImportAnmeldungen" heißt, und dann kann ich sie mir erstmal angucken. Zum Beispiel, sagt die EXCEL-Datei mit ihren etwas ungewohnten Feldnamen, die zwar in EXCEL zulässig sind, aber keinen Spaß machen. Sagt erstmal, hier stünde eine Personen-Nummer, aber leider es ist keine Nummer -- das sehe ich am Linksbündigen und auch am Datentyp -- sondern es ist ein kurzer Text. Dann kriege ich zwar ein Start-Datum, aber kein Ende-Datum, sondern stattdessen eine Kursdauer, und die Kursbezeichnung kommt nicht als ID, so wie ich das hier in meiner "qualiID" hätte in der "tblQualifikationen", sondern als Text. Ist ein Versuch, kann man mal so importieren, und das muss ich mir jetzt erstmal zurecht schreiben. Und bevor die eigentliche Einfüge-Abfrage startet, sehe ich schon, da gibt es einen Kurs, den ich gar nicht kenne. Das würde ich sonst durch Testen rauskriegen, also mit einer entsprechenden Abfrage. Da kann ich schon mal eine erstellen, also eine normale Abfrage, die vergleicht jetzt von den Anmeldungen und den Qualifikationen die Namen. Da gibt es noch keine Beziehung -- die gehört auch nicht in mein Daten-Modell. Ich behaupte also von der Kursbezeichnung und dem "qualiNameKurz" sei das Ganze identisch, also hier und dort einmal anzeigen, und werde jetzt überrascht feststellen, das ist ein Datensatz weniger, als ich in den Anmeldungen habe. Da sind 6, hier sind es 5 -- es fehlt also einer. Und ich kann Ihnen auch schon sagen, Käse & Co. ist derjenige, der fehlt, aber das will ich natürlich mit Datenbankmethoden rauskriegen, also hier muss ich einen "Outer-Join" daraus machen. Ich will alle Anmeldungen sehen, und wenn es gibt, das Gegenstück der Qualifikationen, und das können wir jetzt schon mal so zwischendurch gucken, dann gibt es einen, der kein Gegenstuck hat, und den will ich rausfiltern, also, sprich, hier den Null-Wert als Filter einsetzen. Das kann ich schon mal abspeichern als "qryNeueQualifikationen", und ich schreibe schon mal "Ergaenzen" dazu, obwohl die Tatsache, das ist nachher eine Einfüge-Abfrage wird, auch am Symbol erkennbar. Im Moment es ist noch eine Auswahl-Abfrage, und Sie sehen jetzt, das ist die neue Kursbezeichnung. Dieses Feld brauche ich gar nicht zu sehen -- kann ich hier wegschalten. Damit habe ich jetzt sozusagen eine Liste aller neuen Kursbezeichnungen. Es ist nur eine, die hätte ich lange schon zu Fuß eintragen können, aber es geht ja auch immer um große Mengen und darum so was automatisch zu erkennen. Bevor ich also die eigentlichen Anmeldungen importiere, muss ich erstmal dafür sorgen, dass auch meine Seminare, meine Qualifikationen entsprechend gefüllt sind. Und deswegen werde ich jetzt diese Abfrage umwandeln in eine Einfüge-Abfrage, die fügt an die Tabelle "Qualifikationen" an, und dann muss ich dort angeben, an welches Feld -- dieses soll er natürlich nicht schreiben -- das können Sie einfach entfernen Das ist nur ein Filter, da hat sich ACCESS gefreut, dass er ein Feld erkannt hat, und genau das will ich jetzt nicht haben. Das soll ich nämlich schreiben, also die bisherige Kursbezeichnung soll an "qualiNameKurz" angefügt werden. Und wir können ja mal vorhergucken. Hier sind jetzt noch diese sechs Felder drin -- eine Bemerkung könnte ich zu Not füllen -- ich kann das ja ruhig mal machen, aber nicht in diesem Entwurf, sondern hier. Dann erfinde ich einen neuen Feldnamen, der heißt immer ganz lieblos "a:*Importiert aus Anmeldung", zum Beispiel. Dann sieht man immer schön, dass das ein neuer Datensatz ist, und wie der dahin gekommen ist, und das kommt in die "qualiBemerkung". Aber es geht mir im Wesentlichen um die Kursbezeichnung, und noch geguckt, noch nichts angestellt. Das wird da also hinkommen, und jetzt erst werde ich es ausführen, ich werde eine Zeile einfügen, genau die mit Käse & Co., und dann kann ich hier alles schliessen und gucke noch mal in den Qualifikationen nach -- da steht jetzt Käse & Co. dabei. Das war sozusagen der erste Schritt. Damit ich gleich Fremdschlüssel weiß, muss ich dafür sorgen, dass alle Seminare, die da namentlich genannt wurden, auch exakt mit gleicher Schreibweise hier drin stehen, damit wir überhaupt einen Fremdschlüssel finden können.

Access 2016: Aktionsabfragen

Sehen Sie, wie Sie mit Aktionsabfragen Tabellen erstellen oder Daten anfügen, aktualisieren bzw. löschen.

1 Std. 0 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:02.05.2017

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