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Mitarbeitern Feedback geben

Feedback-Gespräche führen

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Formelle Feedback-Gespräche bilden eine gute Grundlage für die Weiterentwicklung von Mitarbeitern. Von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung gibt es einige Dinge, die man beachten sollte. Dazu gehört auch die Frage, was und wie das Gespräch schriftlich dokumentiert werden sollte.

Transkript

Nehmen Sie einmal an, Sie führen mit Ihrem Mitarbeiter ein formelles Feedbackgespräch. Formell heißt nicht spontan aufgrund eines aktuellen Ereignisses, sondern von langer Hand geplant. Worauf kommt es in einem solchen Gespräch an, damit es die gewünschte Wirkung haben wird? Die Grundregeln sind ähnlich, wie bei anderen Mitarbeitergesprächen auch. Die erste davon lautet: Bereiten Sie das Gespräch vor. Die Vorbereitung ist das A und O für den Erfolg Ihres Feedbackgesprächs. Gehen Sie Ihre Notizen durch, die Sie sich im Laufe der Zeit gemacht haben. Notieren Sie anschließend, welches Feedback mit welchen Beispielen Sie Ihrem Mitarbeiter geben möchten. Überprüfen Sie auch, ob das Feedback ausgewogen ist. Haben Sie positive und negative Aspekte berücksichtigt? Haben Sie genügend Beispiele gesammelt? Wie sieht Ihr Feedback insgesamt aus? Welche Reaktion und Verhaltensänderungen erwarten Sie? Die zweite Grundregel betrifft die Einleitung des Gesprächs. Es ist nicht egal, wie Sie das Gespräch eröffnen. Wichtig ist vielmehr, dass Sie Ihrem Mitarbeiter sagen, zu welchem Zweck sie das Gespräch anberaumt haben. Worum geht es? Grundregel Nummer 3 betrifft den Kern der Sache, das Feedback selbst. Schildern sie Ihrem Mitarbeiter Ihre Wahrnehmung, schildern Sie ihm anhand Ihrer Beispiele, wie sein Verhalten auf Sie wirkt. Teilen Sie ihm Ihre Schlussfolgerungen mit ebenso wie die Erwartungen, die Sie daraus abgeleitet haben. Arbeiten Sie mit Ich-Botschaften und formulieren Sie kurz und klar. Wenn Sie um den heißen Brei herumreden, erwecken Sie den Eindruck von Unsicherheit und machen es Ihrem Mitarbeiter unnötig schwer, Ihr Feedback zu verstehen und anzunehmen. Die vierte Grundregel lautet: Holen Sie Feedback von Ihrem Mitarbeiter ein. Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er zu dem steht, was Sie ihm mitgeteilt haben. Sieht er den Sachverhalt genauso wie Sie? Hat er Fragen zum Verständnis? Hat er eigene Ideen dazu, wie die Umsetzung erfolgen kann? Wenn Sie sich noch uneinig sind, dann werden Sie sicherlich das Gespräch zuerst nutzen müssen, um auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen. Das ist aber ein wichtiger Prozess, weil sonst das Feedback nicht funktioniert. Grundregel Nummer 5 lautet: Vereinbarungen treffen. Sie haben ein gemeinsames Verständnis erarbeitet, jetzt geht es darum, die Umsetzung zu planen. Was sind die nächsten Schritte? Je nachdem, was Sie vereinbaren, müssen Sie vielleicht die Personalabteilung einbinden, beispielsweise wenn Sie ein Training ins Auge fassen oder mit anderen Dritten sprechen. Die 6. Grundregel schliesslich lautet: Nachverfolgung planen. Schon im Feedbackgespräch sollten Sie festlegen, wann Sie sich wieder zusammensetzen, um zu besprechen, was sich in der Zwischenzeit getan hat. Natürlich hängt der Zeitpunkt des Folgegespräches von der Art des Feedbacks und den vereinbarten Maßnahmen ab. Dazu ein Tipp: Wenn die Umsetzung länger dauert, weil sie eine Entwicklungsmaßnahme vereinbart haben, dann sehen Sie zwischenzeitliche Termine vor. So bleiben Sie beide am Ball und haben die Chance Entwicklungsschritte im Einzelnen zu beurteilen. Bleibt noch die Frage zu klären, wie Sie das alles am besten festhalten. Brauche ich eine Dokumentation? Das kommt ganz darauf an. Nehmen wir einmal an, Sie hätten mit Ihrem Mitarbeiter ein Training zu einem bestimmten Thema vereinbart. In einem solchen Fall ist eine schriftliche Fixierung der Vereinbarung sinnvoll. Ihr Mitarbeiter hat Ihre Zustimmung dann schriftlich und kann die weiteren Details mit der Personalabteilung klären. Alle Maßnahmen, die mit Dritten abgestimmt werden müssen oder mit Kosten verbunden sind, sollten dokumentiert werden. Aber auch bei anderen Themen empfehle ich die schriftliche Vereinbarung. Das muss kein aufwändiges Protokoll sein, oft reicht ein kurzes Dokument oder eine E-Mail. Entscheidend ist, dass Sie die Kernpunkte dessen festhalten, was Sie verabredet haben. Ist das nicht sehr formell? Reicht es nicht, wenn Sie und Ihr Mitarbeiter sich mündlich verständigen? Ich muss gestehen, ich plädiere an dieser Stelle für schriftliche Vereinbarungen aus zwei Gründen. Erstens sind sie als Erinnerungsstütze äußerst hilfreich. Was haben wir bis wann vereinbart? Im Arbeitsalltag kann das sonst leicht untergehen. Zweitens ist die Schriftform ein Indiz für das Gewicht der Vereinbarung. Wenn Sie möchten, dass das Feedbackgespräch handfeste Folgen nach sich zieht, dann sollten Sie die Vereinbarung auf jeden Fall schriftlich festhalten. Letztendlich hilft das auch der Motivation. Ich finde es ist schön, wenn man eine Vereinbarung hervorholen und sagen kann: "Das haben wir gemeinsam erreicht."

Mitarbeitern Feedback geben

Lernen Sie, als Führungskraft wirkungsvoll Rückmeldungen an Ihre Mitarbeiter zu geben.

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Erscheinungsdatum:29.08.2017

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