Office 2013 lernen

Farbkategorien

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Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit mithilfe von Farbkategorien. Die bisher existierende Standardliste der Farben wurde bereits in der Version 2007 durch sage und schreibe 25 Farbkategorien ersetzt und diese stehen Ihnen in allen Bereichen zur Verfügung.

Transkript

Kennzeichnen Sie Ihre Einträge mit Farbkategorien, um eine bessere Übersicht zu haben. In Ihrem Exchange-Konto können Sie 25 Farbkategorien zuweisen. Sie haben hier, in der "START"-Registerkarte, in der Gruppe "Kategorien" die Möglichkeit, zu kategorisieren. Wenn Sie noch nichts geändert haben, sehen Sie hier die "Blaue Kategorie", "Gelbe Kategorie", "Grüne Kategorie" und so weiter. Klicken Sie nun auf "Alle Kategorien", und hier können Sie die Farbkategorien zuweisen. Sie wählen zum Beispiel die "Blaue Kategorie" an und klicken auf "Umbenennen". Blau ist jetzt zum Beispiel "Teamsitzungen". Gelb ist die Kategorie "Externe Sitzungen". Grüne Kategorie zum Beispiel die "Lieferanten". Und auch ganz wichtig, "Ferien". Und somit kann ich dies entsprechend zuweisen. Möchten Sie eine neue Farbkategorie definieren, können Sie hier auf "Neu" klicken. Und Sie sehen, Outlook gibt Ihnen die nächstfreie Farbe an. Klicken Sie auf "Name" und geben Sie eine weitere Kategorie ein. Bestätigen Sie mit "OK", klicken Sie erneut auf "OK". Und nun haben Sie die Farbkategorien grundsätzlich definiert. Sie können jetzt in den E-Mails Farben zuweisen. Zum Beispiel hier habe ich bereits "Privat" zugewiesen, weil das Häkchen gesetzt wurde. Mit der rechten Maustaste können Sie auf einer E-Mail dies entsprechend anpassen. Sie können auch sagen, "Alle Kategorien löschen". Wieder mit der rechten Maustaste und eine neue Kategorie zuweisen. Ich lasse das so. Sie haben hier auch die Möglichkeit, den sogenannten "Schnellklick" festzulegen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und Sie sehen hier, Sie können sagen, welche Farbe mit einem Klick ausgewählt werden soll. Ich werde das als "Externe Sitzungen" definieren und bestätige nun mit "OK". Das bedeutet jetzt, wenn ich einmal hier in diesen Bereich klicke, wird diese Farbe, sprich die Kategorie "Externe Sitzungen", sofort zugewiesen. Sie haben nicht nur in den E-Mails die Möglichkeit, Kategorien zuzuweisen, sondern auch im Kalender. Im Kalender selber können Sie hier zum Beispiel eine Sitzung definieren. Mit einem Doppelklick können Sie einen neuen Termin eingeben. Sie haben eine Sitzung mit einem Kunden. Geben entsprechend die Daten und Zeiten ein. Und jetzt haben Sie hier die Möglichkeit, zu kategorisieren. Ich werde hier sagen, das ist eine externe Sitzung und sage "Speichern & schließen". Und jetzt sehen Sie, haben Sie die Farben hier definiert, womit Sie natürlich eine sehr gute Übersicht haben in Ihrem Kalender. Es geht noch weiter. Sie haben in den "Personen" auch die Möglichkeit, zu kategorisieren. Sie sehen, hier unter der aktuellen Ansicht habe ich die Visitenkarteansicht eingeschaltet. Und jetzt öffne ich eine Visitenkarte. Und Sie sehen, Sie haben hier, ich werde das vergrößeren, damit man das besser sieht, Sie haben hier wieder das Fenster "Kategorisieren". Klicken Sie darauf. Und nun können Sie nochmals sagen, das ist wieder für Externe oder das ist ein Lieferant zum Beispiel. Und können diese Kategorie auch hier wieder zuweisen. "Speichern & schließen". Wenn Sie jetzt die Ansicht hier, unter "Aktuelle Ansicht", zum Beispiel auf Liste ändern, haben Sie hier die Möglichkeit, unter Registerkarte "ANSICHT" wirklich auch auf die Kategorien umzuschalten. Und Sie sehen, diese werden hier angezeigt. Ich gehe zurück auf die Standardansicht und wähle nochmals "Visitenkarte". Auch in den Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, Kategorien zuzuweisen. Ich klicke auf die Aufgaben und jetzt kann ich hier eine Aufgabe öffnen. Und Sie sehen hier die Möglichkeit, wieder zu kategorisieren. Zum Beispiel nochmals "Lieferanten" und sage "Speichern & schließen". Und Sie sehen hier, ist wieder die Kategorie angezeigt. Da die Kategorien nun für alle Bereiche gelten, lohnt es sich auf jeden Fall, sich einen Moment Gedanken zu machen, welche Kategorien Sie erfassen. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie mit Farbkategorien die Übersicht behalten können.

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6 Std. 57 min (109 Videos)
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