MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

Externe Benutzerfreigabe global aktivieren

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Lernen Sie in diesem Video, was in SharePoint Online unter einem externen Benutzer verstanden wird und wie sich Zugriffe von externen Benutzern global aktivieren lassen.
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Transkript

In diesem Video geht es um die Thematik "externe Benutzer" und wie die Benutzerfreigabe global aktiviert wird. Zuerst einmal aber: Was sind externe Benutzer? Das sind Personen, die mit Ihrer Organisation zusammenarbeiten müssen. Die Inhalte verwenden, die auf SharePoint Online gehostet werden. Diese Benutzer sind nicht Bestandteil Ihrer Organisation. Auch nicht von Tochtergesellschaften, Partner oder Auftragnehmer. Diese Benutzer verfügen über keine Office 365-Lizent aus Ihrem Abonnement. Das ist ganz wichtig. Warum das? Sie können zum Beispiel als Benutzer arbeiten für eine Firma, Sie sind aber nicht angestellt. Sie haben aber eine Office 365-Lizenz erhalten damit Sie zum Beispiel die Office Pro Plus-Version auf Ihrem Desktop installieren können. Sie wären dann schon nicht mehr als externer Benutzer zu bezeichnen, weil Sie über eine Lizenz von diesem Office 365-Portal verfügen. Das ist also ganz wichtig. Was können externe Benutzer denn eigentlich umsetzen? Sie können Office Online verwenden, um Dokumente zu lesen und zu editieren. Sie können Aufgaben auf der Website durchführen entsprechend ihrer Berechtigungen. Einsehen von anderen Seiteninhalten, einschließlich der Navigation in der Unterwebsite, zu denen sie eingeladen wurden, und Anzeigen von Website-Feeds. Was aber können externe Benutzer nicht? Erstellen von persönlichen Sites, Editieren des Profils, Einsehen von firmenweiten Newsfeeds, Hinzufügen von Speicher zum "Tenant"-Speicherpool, Zugriff auf Site-Postfächer et cetera. Es gibt noch weitere Einschränkungen, die mit externen Benutzern in Bezug stehen, was sie nicht können. Ich habe Ihnen dazu einen TechNet-Artikel vorbereitet, damit Sie noch weitere Informationen zum Begriff "externe Benutzer" einsehen können. In diesem TechNet-Artikel wird nochmals detailliert erklärt um was es geht bei externen Benutzern. SIe sehen die Auflistung, was externe Benutzer umsetzen können und was sie eben nicht umsetzen können. Sie haben hier die Möglichkeit, diese Details nochmals nachzulesen. Nun geht es darum, die Benutzerfreigabe global zu aktivieren Dazu starten Sie zuerst das Office 365-Portal, navigieren zum Admin Center und rufen über den Eintrag "SharePoint" das SharePoint Admin Center auf. Das habe ich bereits gemacht und ich bin auf der Webseite SharePoint Admin Center. Nun geht es darum zuerst einmal global die Benutzerfreigabe zu aktiviere, damit Sie dann später in den Websitesammlungen ebenfalls die Benutzerfreigabe oder die Freigabe aktivieren können. Die Freigabe ist hier inaktiv, ich habe also nicht die Möglichkeit über diese Schaltfläche die Freigabe zu aktivieren. Ich verwende dazu diesen Link, "Freigabe". Und der Link beschreibt es bereits: Mandantenweite Freigabeeinstellungen anpassen, ändern, wie Sie es für Ihre Bedürfnisse anpassen möchten. Zuerst die Übersicht. "Freigeben außerhalb Ihrer Organisation". "Freigabe außerhalb Ihrer Organisation nicht zulassen". Das bedeutet, wir können die Inhalte von SharePoint nur intern weiterleiten, anschauen, aber nicht extern zur Verfügung stellen. "Freigabe nur für externe Benutzer erlauben, die bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation vorhanden sind". Das bedeutet also, dass die externen Benutzer bereits Bestandteil von Ihrer Organisation sein müssen damit dies umgesetzt werden kann. Die nächste Option, "Benutzern das Einladen von und Freigeben für authentifizierte externe Benutzer gestatten". Wir können also Benutzer das Einladen ermöglichen und Freigeben für authentifizierte externe Benutzer gestatten, den Inhalt also freigeben. Oder wir können die Freigabe für authentifizierte externe Benutzer und Verwendung anonymer Zugriffslinks zulassen. Wenn Sie diese Option markieren, haben Sie eine weitere Option, die Sie setzen können. "Anonyme Zugriffslinks laufen nach folgenden Anzahl von Tagen ab". Und da zum Beispiel können Sie 30 Tage einsetzen. Warum das? Wenn Sie mit anonymen Zugriffslinks arbeiten, dann müssen Sie wissen, dass diese anonymen Zugriffslinks selbstverständlich auch weitergesendet werden können. Beispiel: Sie senden einen anonymen Zugriffslink an Peter Müller. Peter Müller hat Zugriff auf diesen Inhalt. Peter Müller denkt nun "Ja gut, okay, dieser Inhalt ist interessant. Ich sende diesen Link nun an Pascal Meyer". Pascal Meyer bekommt diesen Zugriffslink. Auch er hat die Möglichkeit auf diesen Inhalt zuzugreifen. Da müssen Sie sich also sehr viele Gedanken machen, wie möchten Sie schlussendlich diese Verwaltung der Freigabe planen, damit Sie da nicht Probleme bekommen wenn Inhalte geteilt werden, die grundsätzlich nicht für fremde Personen bestimmt sind. Dann besteht die Möglichkeit, den Standardlinktyp zu bestimmen. "Direkt", "Intern", oder auch wieder "Anonymer Zugriff". Vielleicht eine ganz wichtige Option, die Sie setzen sollten, wenn Sie diese Option aktivieren. Wir sehen eine Beschreibung: "Wenn Benutzer über anonyme Zugriffslinks freigeben, müssen Personen, die einen solchen Link erhalten, sich nicht anmelden, um auf den freigegebenen Inhalt zuzugreifen. Daher gelten diese zusätzlichen Einstellungen nicht für anonyme Zugriffslinks". Darum sollten Sie unbedingt diese Markierung setzen, "Externe Benutzer müssen Freigabeeinladungen mit demselben Konto annehmen, wie dem, an das die Einladungen gesendet wurden". Das ist die erste Option. Und dann, wie bereits in diesem Text erklärt, würde ich diese Option auswählen, damit nicht einfach diese anonymen Links weitergeleitet werden können. Sie müssen sich da wirklich sehr viele Gedanken machen, wie wollen Sie diese Berechtigungen setzen. Das ist global für alle Websitesammlungen, damit Sie später nicht Probleme haben, dass plötzlich Dokumenteninhalte geteilt werden, die gar nicht geteilt werden dürfen. Dann haben Sie die Möglichkeit Benachrichtigungen festzulegen: "Andere Benutzer laden weitere externe Benutzer zu geteilten Dateien ein". Sie erhalten eine Nachricht. "Externe Benutzer akzeptieren Einladungen um auf Dateien zuzugreifen." Auch da erhalten Sie eine Benachrichtigung. Diese Einstellungen gelten also global. Es sind die globalen Benutzerfreigabeeinstellungen. Ich wähle "OK" und dann sind diese Einstellungen festgelegt und aktiviert. Möchten Sie externe Freigaben aktivieren? Jawohl, das möchte ich umsetzen. Wir haben nun also global diese Einstellung aktiviert und nun besteht die Möglichkeit, dass wir für einzelne Websitesammlungen die Freigabe aktivieren können. Ganz wichtig: Wenn wir auf der globalen Seite die Aktivierung setzen, dass nur über authentifizierte Benutzer die Zugriffe ermöglicht werden, dann kann ich da nicht auf der Websitesammlung mit anonymen Links arbeiten. Also ohne Login, das funktioniert nicht. Ich zeige Ihnen, wie ich das meine. Ich wähle nun die Schaltfläche "Freigabe" und weil ich global ausgewählt habe, dass der Zugriff nur über eine Anmeldung funktioniert, habe ich nicht die Möglichkeit, einen anonymen Zugriffslink hier zuzulassen. Diese Schaltfläche ist grau markiert; Ich kann diese nicht auswählen. "Externe Benutzer zulassen, die die Freigabe von Einladungen akzeptieren und sich als authentifizierte Benutzer anmelden", das geht. "Freigabe nur für externe Benutzer zulassen, die bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation sind", oder "nicht zulassen" ist ebenfalls eine Option. Aber nicht diese Option, weil sie global nicht zur Verfügung gestellt wurde. In diesem Video habe ich Ihnen erklärt, was externe Benutzer sind und wie Sie global den Zugriff auf SharePoint-Websitesammlungen für externe Benutzer freigeben oder einschränken können.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

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1 Std. 41 min (17 Videos)
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Erscheinungsdatum:23.02.2017

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