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Excel: Daten aufbereiten

Export und erneuter Import

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Manchmal empfiehlt es sich, Daten, die importiert wurden, zu exportieren und anschließend erneut zu importieren.
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Transkript

Manchmal ist ein Re-Import gar nicht so schlecht. Sie sehen hier eine kleine Liste, es handelt sich dabei um Normen, um Patente, die mit einer Nummer versehen sind, und die Liste ist natürlich etwas unglücklich, weil ich jeweils mehrere Zeilen untereinander habe für eine Information. Also eigentlich muss ich die Zeilen verbinden, müssten die ganzen Texte in einer Zelle stehen. Erstens, chemische Erzeugnisse: Garten-, Rohzustand, Klebstoff. Zweitens: Farbe, Beizen, Dekorateure. Drittens: Wasch- und Bleichmittel und so weiter. Wenn ich nun hier in Excel anfange, die Zellen zusammenzupacken, die ja unterschiedlich groß sind, hier oben habe ich 2, 4, 5 Zeilen, hier habe ich nur 3 Zeilen, dann mache ich schon etwas rum. Schneller bin ich sicherlich, wenn ich das Ganze raus exportiere. Das heißt, wenn ich hier über "Datei" "Speichern unter" die Datei exportiere, - mit "Durchsuchen" nehmen wir diesen Ordner, wunderbar - als Textdatei, als reiner Text, zum Beispiel mit einem Tabstopp getrennt, "Speichern", dann fragt er natürlich, dass die Informationen, wie zum Beispiel Formatierung verloren gehen, aber das ist richtig, mir geht es ja um den reinen Inhalt. So, die Datei wurde jetzt gespeichert, liegt hier auf der Festplatte. Diese Datei kann ich jetzt prima bearbeiten in Word. Word hat nämlich sehr viele Optionen, vor allen Dingen Suchen-Ersetzen-Optionen, mit denen man diese Absatzmarken raus bekommt. Das zeige ich Ihnen mal. In Word öffne ich das, achte hier auf die Umlaute, "löten", das passt, okay. Habe ich hier drin. Achten Sie dadrauf, dass Sie diese Sonderzeichen, diese Absatzzeichen einschalten. Dann sehe ich hier, bei "1. Tabulator", "chemische Erzeugnisse", "-land", hier dieses Enter und der Tabstopp muss raus. Genauso im Nächsten. Enter und Tabstopp muss raus. Zwei Tab, hier ich es richtig. Das heißt, wir ersetzen einfach mal, "Start" "Ersetzen", ja bitte schön, was heißt Enter? Das können Sie über "Erweitern" herholen. Sie finden unter "Sonderformat" einige Zeichen, die Sie nicht direkt in diesen Suchen-Ersetzen-Dialog eintragen können, beispielsweise eine Absatzmarke. Das ist das Zeichen Dach-p, Caret-p, p wie Paragraph. Und hinter einem Absatzzeichen folgt natürlich ein Tabulator-Zeichen. Die möchte ich ganz gerne ersetzen, bitte alle. Schaue mir das Ergebnis einmal an und stelle jetzt fest, oh oh, da muss doch ein Leerzeichen rein. Stop, Stop, Stop. So war das nicht gut. Zurück. Ich möchte nochmal ersetzen, schon Dach-p, Dach-t, also "Enter", Tabulator. Nicht durch "Nichts", nicht einfach rauslöschen, sondern bitte durch ein Leerzeichen, das tippe ich einfach über die Tastatur ein. "Alles Ersetzen", okay. Prima, aus irgendeinem Grund haben sich hier nun Anführungszeichen reingeschmuggelt. Auch die möchte ich gerne ersetzen, das heißt, bitte ersetze mal Anführungszeichen durch "Nichts". Bitte "Alle Ersetzen", die brauche ich hier nicht. 88 Stück, oh, die sind aber nicht von mir. Ein Blick auf die Liste, die sieht doch ziemlich gut aus. Was meinen Sie? 19, Baumaterialien, Blablabla, 20, Möbel, Spiegel, Blablabla. "Enter". Gut. Und diese Liste kann ich nun wieder speichern in Word, "Datei" "Speichern". Er fragt: enthält möglicherweise Features... Quatsch, hier sind keine Features drin, keine Formatierungen oder Ähnliches. Die Liste kann ich schliessen. Und die kann ich natürlich wieder in Excel öffnen, dazu hole ich mal Excel her. Und kann nun in Excel über "Datei" "Öffnen" "Durchsuchen" die Textdatei erneut öffnen. Achten Sie wieder auf die Umlaute, Öle, das sieht gut aus. "Weiter". Sie sind durch einen Tabstopp getrennt, richtig, ich erinnere mich, das habe ich gerade in Word gesehen, "Weiter" geht es. Und das Ergebnis wird als Standard interpretiert, hier habe ich ja nur Zahlen, der Rest ist sowieso Text. Passt, "Fertigstellen". Aha, sehen Sie, eine tolle Liste. Hätte ich in Excel gearbeitet, hätte ich das mit Formeln & Funktionen versucht zusammenzufassen, und dann vielleicht noch irgendwelche Anführungszeichen rauszumachen, hätte ich mit Sicherheit länger dafür gebraucht. Also manchmal empfiehlt es sich so eine Liste rauszukopieren oder auch rauszuexportieren, "Speichern als Text", und in einem anderen Programm, zum Beispiel Word weiter zu bearbeiten, weil dort kann man wunderbar mit Semikolon, mit Tabulator, mit Enter-Zeichen und so weiter umgehen.

Excel: Daten aufbereiten

Erfahren Sie, wie Sie effizient und zielsicher importierte Daten für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

2 Std. 3 min (30 Videos)
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