Word für Studierende und Wissenschaftler

Exkurs: Mit großen Tabellen arbeiten

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Wenn Sie große Tabellen im Querformat in Ihre wissenschaftliche Arbeit aufnehmen müssen, kann das schnell zum Problem werden. Dieser Film zeigt Ihnen, welche Lösungswege zur Verfügung stehen und zeigt Fallstricke auf.
09:58

Transkript

Wenn für die Tabellen in Ihrer wissenschaftlichen Arbeit die Breite einer DIN A4-Seite im Hochformat ausreicht, haben Sie kein Problem. Doch was tun, wenn die Tabelle so breit ist, dass sie nur auf eine Seite passt, wenn diese im Querformat in die Arbeit eingebunden wird. In diesem Video möchte ich Ihnen kurz einen Tipp geben, wie Sie in so einem Fall vorgehen können. Zunächst zu dem Problem, das ich Ihnen anhand dieser künstlich erweiterten Tabelle aufzeige. Natürlich können Sie für diese Seite Abschnittswechsel einfügen. Ich mache das einmal, gehe auf die Registerkarte "Layout" "Umbrüche", Abschnittsumbruch auf der einen Seite und hier Abschnittsumbruch am Ende der Seite. Ich habe hier einen Abschnittswechsel und ich habe hier einen Abschnittswechsel. Und ich nehme nun diese Seite und setze sie ins Querformat. Sie sehen hier am Seitenlauf, dass das durchaus möglich ist. Wenn ich jetzt meine Tabelle etwas verkleinere und sie anschließend noch ein wenig auf der Seite verschiebe, dann sieht das Ergebnis auf den ersten Blick natürlich sehr vielversprechend aus. Das einzige Problem, das Sie bei der Lösung haben, ist die Seitenzahl in der Fußzeile. Sie müssten also hier die Seitenzahl entsprechend in einem Textfeld einfügen, das auf der Seite hier zu stehen kommt und in dem die Ausrichtung der Zahl auch korrekt ist. Wie Sie sehen, geht diese Anpassung nur manuell und ist doch mit etwas Zeitaufwand verbunden. Lösungsvorschlag zwei ist auch nicht unbedingt praktisch, daher möchte ich ihn nur kurz erwähnen. Sie finden auf der "Layout"-Registerkarte der "Tabellentools" in der Gruppe "Ausrichtung" die Möglichkeit, die Textrichtung für markierte Zellen zu ändern. Theoretisch ist das natürlich möglich, aber auch hier werden Sie große Mühe auf die Anpassung der Formatierung verwenden müssen und wahrscheinlich gerade bei großen Tabellen daran scheitern. Wie Sie also jetzt gesehen haben, sind die beiden reinen Word-Lösungen nicht unbedingt praktikabel. Daher gebe ich Ihnen eine dritte Möglichkeit. Allerdings müssen Sie dabei auf Excel zurückgreifen. Erstellen Sie am besten also eine Tabelle in Excel -- ich zeige Ihnen hier die Tabelle, die ich vorbereitet habe -- und vor allem, formatieren Sie diese auch entsprechend. Im nächsten Arbeitsschritt greifen Sie auf eine Funktion zu, die Sie nur in Excel haben. Sie fügen nämlich diese Tabelle als Bild in Ihre Word-Datei ein. Dazu markieren Sie nun alle Zellen der Excel-Tabelle, die Sie in die Abbildung mit aufnehmen wollen. Gehen Sie nun auf der "Start"-Registerkarte von Excel auf die Schaltfläche "Kopieren" und klicken auf die kleine Pfeilschaltfläche und wählen nun den Eintrag "Als Bild kopieren". In dem Dialogfeld "Bild kopieren" bestätigen Sie die Standardeinstellungen und klicken auf "OK". Damit haben Sie nun ein Bild dieser Tabelle in die Zwischenablage eingefügt. Nun verlasse ich Excel wieder und kehre zu meiner Word-Oberfläche zurück. Ich gehe jetzt hier zur Einfügestelle auf einer neuen Seite und drücke jetzt die Tastenkombination "Strg+V", um die Tabelle einzufügen. Meiner Ansicht nach ist dieses Bild nicht groß genug und ich erweitere es über die Ziehpunkte. Jetzt geht es darum, diese erweiterte Tabelle bzw. das Bild dieser Tabelle so zu drehen, dass die Seite im Hochformat bleiben kann. Ich kann hier zum einen entweder diesen Drehziehpunkt an der Abbildung benutzen oder ich gehe auf die "Bildtools"-Registerkarte und klicke auf die Schaltfläche "Objekte drehen" und wähle den Befehl "Linksdrehung 90 Grad". Jetzt muss ich sehen, wo meine Tabelle geblieben ist. Sie ist hier auf der nächsten Seite. Und Sie sehen, grundsätzlich passt schon einmal alles. Die Tabelle steht in der richtigen Ausrichtung auf dem Papier. Gleichzeitig ist aber die Seitenzählung an der gewohnten Stelle geblieben, da ich nicht ins Querformat wechseln musste. Die nächsten Schritte sind nun nicht so schwer. Ich nehme hier beispielsweise dieses Listenfeld und verkürze die Tabelle noch etwas. Dann rutscht sie wieder hier nach oben. Damit ich mich jetzt beim Platzieren etwas leichter tue, wähle ich als Layoutoption unter "Mit Textumbruch" die Variante "Oben und unten". Ich kann hier dieses Kästchen wieder schließen. Damit nun die Tabellenüberschrift über der Tabelle noch Platz findet, schiebe ich die Tabelle etwas zur Seite. Das kann ich machen, indem ich die Pfeiltasten benutze, da die Abbildung im Augenblick markiert ist. Ich benutze also die Pfeiltasten und schiebe die Tabelle an die richtige Stelle. Jetzt fehlt noch die Tabellenüberschrift und das möchte ich Ihnen an dieser Stelle auch noch gerne zeigen. Erst einmal gehen Sie wie gewohnt vor. Die Tabelle ist markiert, Sie gehen auf die "Verweise"-Registerkarte und wählen "Beschriftung einfügen". Sollte bei Ihnen jetzt hier "Abbildung" stehen, weil Word diese Tabelle nicht als Tabelle erkennt, gehen Sie einfach über das Listenfeld und wählen den Eintrag "Tabelle" aus. Anschließend gehen Sie auf "OK". Entsprechend der Hochformat-Orientierung fügt Word den Platzhalter für die Tabellenüberschrift oben ein. Zunächst einmal beschrifte ich ihn einfach. Aber auch hier muss ich jetzt noch ein wenig anpassen. Ich gehe auf die "Zeichentools"- Registerkarte und wähle wieder den Befehl "Linksdrehung 90 Grad". Ich wechsle nun zur "Zeichentools"-Registerkarte und als erstes gebe ich einmal andere Maße für meinen Platzhalter ein. Für den nächsten Arbeitsschritt muss ich ihn nun wieder markieren. Ich markiere ihn am besten so, dass die durchgezogene Formatierungslinie erscheint. Dann gehe ich auf der "Zeichentools"-Registerkarte zur Schaltfläche "Drehen" und führe auch eine Linksdrehung um 90 Grad aus. Der letzte Arbeitsschritt ist nun, die Position dieses Textfeldes noch über die Pfeiltasten anzupassen. Wenn ich jetzt die Markierung aufhebe, habe ich mein Ziel erreicht. Meine Seitenorientierung ist im Hochformat geblieben und die Tabelle steht aber quer auf der Seite. Den einzigen Nachteil, den ich bei dieser Lösung in Kauf nehmen muss, ist, dass ich die Tabelle nicht bearbeiten kann. Sollte ich einen Fehler entdecken, muss ich diesen in der Excel-Tabelle korrigieren und dann an dieser Stelle das Bild austauschen. Dennoch denke ich, dass Sie über den Umweg einer Excel-Tabelle am besten zu einer optisch ansprechenden Lösung kommen. Zum Schluss dieses Videos noch ein kleiner Hinweis. Was tun Sie, wenn Sie Tabellen über mehrere Seiten in Ihre Arbeit einfügen müssen? Zunächst einmal sollten Sie in dem Textteil ohnehin nur den Ausschnitt der Tabelle zeigen, der die wesentliche Aussage enthält. Die komplette Tabelle gehört in der Regel in den Anhang. Hier können Sie im Prinzip genauso vorgehen, wie gerade gezeigt. Sie müssen Ihre Excel-Tabelle allerdings entsprechend markieren und eventuell die Kopfzeilen wiederholen. Dann können Sie die einzelnen Abbildungen der Tabellenteile in den Anhang aufnehmen.

Word für Studierende und Wissenschaftler

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5 Std. 4 min (62 Videos)
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