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Office 365: Administration

Exchange-Compliance verwalten

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In diesem Video sehen Sie wichtige Funktionen rund um die Themen eDiscovery, Data Loss Prevention (DLP) und Aufbewahrung im Einsatz.

Transkript

Das Thema Compliance spielt in vielen Unternehmen eine große Rolle. Office 365 unterstützt Sie dabei mit einer ganzen Palette an Funktionen, die in manchen Lizenztypen enthalten sind. Verschaffen wir uns in diesem Video einen Überblick über die Exchange Online Compliance-Funktionen. Wir befinden uns hier im Exchange Admin Center im Bereich Verwaltung der Compliance. Im ersten Abschnitt In-Situ-eDiscovery und -Speicher können Sie Postfach übergreifendes Suchen über die Inhalte der Postfächer durchführen und somit beispielsweise eine Liste aller E-Mails mit bestimmten Begriffen heraussuchen. Außerdem können Sie hier In-Situ-Speicher anlegen. Dabei handelt es sich um spezielle Speicherbereiche in den Postfächern, auf die die Anwender keinen Zugriff haben. Dort werden im Bedarfsfall alle gelöschten und modifizierten Elemente aus dem Postfach für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt. Diesen Zeitraum können Sie anpassen, auch auf mehrere Jahre oder für immer. Das Exchange Admin Center gibt hier auch einen deutlichen Hinweis, dass diese Funktionalität aus dem Exchange Admin Center entfernt wird. Als Alternative gibt es das Security und Compliance Center, indem Sie diese Funktionen wiederfinden. Ein Grund, warum die Funktion in eine andere Verwaltungskonsole wandert, ist, dass diese Compliance-Funktionen nun an einer zentralen Stelle konfiguriert werden. Und zwar nicht für jeden Dienst separat, wie Exchange Online und dann SharePoint Online, sondern gemeinsam, damit reduziert sich für Sie der Verwaltungsaufwand. Das Security und Compliance Center erreichen Sie über das Office 365 Admin Center. Sie finden es dann hier unten und wenn ich es öffne, dann finden wir die Compliance-Funktionen hier im Bereich Suche und Untersuchung. Gehen wir dann wieder zurück, ins Exchange Admin Center. Im Abschnitt Überwachung finden Sie eine Reihe von Berichten und Protokollen, mit denen Sie nachvollziehen können, wer in Ihrer Exchange Online Organisation bestimmte Aktionen durchführt. Hier gibt es beispielsweise den Bericht für Nicht-Besitzer-Postfachzugriff. Er enthält Daten darüber, welche Anwender, wann auf Postfächer zugegriffen hat, die ihm selbst nicht gehören. Diese Informationen können Sie beispielsweise nutzen, um Missbrauch aufzudecken. Aber auch für die Überwachung der von Administratoren durchgeführten Tätigkeiten, gibt es hier Berichte, beispielsweise das Administratorüberwachungsprotokoll. Sie sehen hier für einen einstellbaren Zeitraum, welcher Administrator, welche Tätigkeit durchgeführt hat. Die Aktionen werden dabei als PowerShell Befehle angezeigt. Die Liste enthält jedoch nicht nur die PowerShell Befehle, die der Administrator direkt in der Kommandozeile ausgeführt hat, auch die grafische Verwaltungsoberfläche das Exchange Admin Center führt im Hintergrund lediglich PowerShell Befehle aus. Nutzt einer Administrator also nur das Exchange Admin Center, sind seine Tätigkeiten dennoch hier auffindbar. Weiter geht es mit dem Bereich Verhinderung von Datenverlust. Mit diesen Einstellungen können Sie die Inhalte der E-Mails und daran angehängte Dateien, schon während der Erfassung auf problematische Inhalte hin überprüfen . Beispielsweise, ob dort persönliche Daten oder Finanzdaten, wie Kreditkartennummern enthalten sind. Sind solche sensiblen Inhalte vorhanden, können Sie den Benutzer im Outlook Client darauf hinweisen, eine Genehmigung von einer dritten Person anfordern, oder auch den ganzen Versand unterbinden. Hier können Sie auch Unterschiede machen, ob die Nachricht nur an interne oder auch an externe Empfänger gerichtet ist. Damit Sie sich mit der Erstellung der dafür erforderlichen Erkennungsregeln keine Gedanken machen müssen, liefert Office 365 schon fertige Vorlagen mit, und zwar können Sie die hier auswählen. Hier sehen Sie dann für unterschiedliche Länder auch unterschiedliche Vorlagensätze. Im Bereich Aufbewahrungsrichtlinien mit denen Sie bestimmen können, nach welcher Zeitdauer einzelne Postfachelemente in ein optional vorhandenes Archivpostfach verschoben oder ganz gelöscht werden sollen. Solche Richtlinien weisen Sie dann einzeln den Postfächern zu. Und zwar wenn wir zur Postfachverwaltung wechseln und dann dort ein Postfach öffnen, dann finden wir die entsprechende Option bei den Postfachfunktionen und zwar hier. Neben dem Abschnitt Aufbewahrungsrichtlinien gibt es hier auch noch die Aufbewahrungstags. Dort erstellen Sie einzelne Regeln, auf diese dann in den Aufbewahrungsrichtlinien verweisen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie verweist dabei auf einen ganzen Satz von Aufbewahrungstags, die dann wiederum in mehreren Richtlinien zum Einsatz kommen können. Und dann gibt es noch den Abschnitt Journalregeln. Auch dieser Punkt kann Teil Ihrer Archivierungsstrategie sein. Hier wird die E-Mail-Kommunikation zur Aufbewahrung zusätzlich an ein externes Postfach weitergeleitet, wo Sie sie dann aufbewahren können. Somit stellt Exchange Online vielfältige Funktionen bereit, mit denen Sie Compliance-Anforderungen erfüllen können.

Office 365: Administration

Entdecken Sie, wie Sie die Office 365-Implementierung Ihrer Organisation effizient verwalten, u.a. die globalen Einstellungen, die Exchange-Postfächer sowie SharePoint und Skype for Business.

1 Std. 48 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:28.08.2017

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