Am 14. September 2017 haben wir eine überarbeitete Fassung unserer Datenschutzrichtlinie veröffentlicht. Wenn Sie video2brain.com weiterhin nutzen, erklären Sie sich mit diesem überarbeiteten Dokument einverstanden. Bitte lesen Sie es deshalb sorgfältig durch.

Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 9: Mit Uhrzeiten rechnen

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
11:02
  Lesezeichen setzen

Transkript

Morgens früh um sechs, morgens früh um sechs kommt die kleine Hex. Morgens früh um sieben schält sie gelbe Rüben. Morgens früg um acht wird Kaffee gemacht. Morgens früh um neune geht sie in die Scheune. Morgens um zehne holt sie Holz und Späne. Feuert an bis elfe, kocht dann bis zu zwölfe Fröschebeine und Krebs und Fisch. Hurtig Kinder, kommt zu Tisch! Haben Sie als Kind auch solche Gedichte und Reime geliebt? Sicherlich! Nicht nur Kindergedichte auch viele Dichter haben sich mit dem Thema Zeit beschäftigt. Aber darum soll es hier nicht gehen. Wohl aber um das Thema Zeit oder genauer Zeit in Excel. Mit Uhrzeiten arbeiten ist in Excel nicht ganz trivial. Ein paar Dinge muss man wissen, bevor Sie Stundenabrechnungen, Schicht- und Zeitpläne erstellen können. Messdaten per Uhrzeiten auswerten und so weiter. Mein Name ist René Martin und ich zeige Ihnen Einiges, was Sie wissen sollten, wenn Sie mit Uhrzeitinformationen in Excel arbeiten. Einiges muss man wissen, wenn man mit Uhrzeiten in Excel arbeitet. Einige Anomalien, einige Besonderheiten gibt es ja schon. Nun erstens, Uhrzeiten sind Zahlen. Das sieht man sofort, Uhrzeiten stehen rechtsbündig in der Spalte, in der Zelle. Das heißt, wenn es Zahlen sind, kann ich damit rechnen. Hier haben wir Arbeitsuhrzeiten, Anna Kinn kommt um 14 Uhr, geht um 21 Uhr. Das heißt ich kann: ist gleich Ende-Anfang berechnen Enter und habe sieben Stunden und elf Minuten. Das Ganze kann ich runterziehen, Doppelklick. Und stelle jetzt fest, tatsächlich Laier arbeitet heute von 20 Uhr, hat Nachtschicht bis Morgen um 9 Uhr. Da darf ich natürlich nicht 9-20 Uhr einrichten, einstellen. Nun gibt es einige Leute, die sagen Ja, eigentlich kein Problem, das kann man doch ändern. Excel kann schon mit negativen Uhrzeiten rechnen. Eigentlich beginnt Excel am 1. Januar 1900 und eigentlich ist ein Tag also die Zahl Eins für Excel nichts anderes wie, ich schalte mal um auf Datum, wie der 1. Januar 1900, das heißt, wenn wir 12 Uhr mittags haben, dann haben wir eigentlich nichts anderes wie umgeschaltet einen halben Tag und wiederum umgeschaltet, Datum einen halben Tag seit Excel. Also, eigentlich ist 12 Uhr, 12 Uhr am 1. Januar 1900. So denkt Excel und deshalb kann er auch keine negativen Uhrzeiten, deshalb kann er nicht 9-20, denn sonst wäre er 1899 und dann sagen die Leute, es geht doch passt mal auf, ihr müsst nur unter Datei in den Optionen umstellen. Bei Erweitert gibt doch etwas weiter unten. Die Option Beginne mal bitte 1904. Excel in den alten Macintosh-Versionen hatte als Startzeitpunkt 1904 eingestellt und damit es kompatibel war, konnte man es hier unter Windows auch hochdrehen. Achtung! Die Lösung ist richtig, aber sie hat einen großen, großen Haken. Den will ich Ihnen mal kurz zeigen und zwar angenommen, ich mache hier Erstellt: und schreibe das heutige Datum rein, Strg + Punkt. Heute ist der 30. Januar 2017. So, ich ende das ganze mal, in dem ich nun über DateiOptionen wie gesagt in Erweitert, ziemlich weit unten es zurückdrehe oder hochschraube, je nachdem, wie Sie das sehen wollen, auf 1904. Bitte fange mal von 1904 an, das heißt, wir hätten vier jahre ins Minus. Kann er ja -15 Minuten, -10 Stunden und wenn Sie nun mit dem Augenwinkel auf mein Datum schauen, der hatte doch 2017, vier Jahre, das heißt, er verschiebt das ganze um vier Jahre nach vorne, das heißt, wir landen jetzt am 31. Januar 2021. Das kann sehr riskant sein, das heißt sämtliche Datumsinformation innerhalb der Datei, Achtung, nicht in Excel, in Datei werden jetzt um vier Jahre nach vorne geschoben. Ich bevorzuge eine andere Lösung. Und Sie hören es an meiner gedehnten Sprache. Ich verwende diese Option. erweitert dieses 1904 nie, OK, sondern ich überprüfe, passt mal auf, wenn Anfang vor Ende ist, dann kannst du su rechnen, wie gehabt. An sonst musst du anders rechnen. Das heißt wenn vor dem ende liegt da nun mal bitte ende anfangen ansonsten rechne mal bitte 24 stunden acht und minus 24 24 tage sondern 24 stunden mitternacht 0 uhr ist eins ist ein voller tag - den anfang beweist wenn ja um 20 uhr zur arbeit kommt muss er von 20 bis 24 uhr knappe vier stunden arbeiten das heißt ganzer tag - die stunden die sie da ist plus die stunden vom nächsten tag von ihrer frühschicht am nächsten morgen klammer zu verwenden enter ok im ersten fall das gleiche ergebnis wenn ich das ganze nun runter chh dann haben wir die stunden und was auch ganz angenehm ist alle positiv weil die arbeitet ja eigentlich nicht negative stunden sondern eben positive also ich würde das problem mit einer wenn funktion lösen meine mitarbeiter bekommen eine mittagspause die müssen ist gleich von ihrer arbeitszeit oder ihre anwesenheitszeit - 45 minuten abziehen achtung nächstes 8 und natürlich nicht 45 werden 45 tage damit ich 45 minuten abziehen muss ich diese 45 durch 24 stunden rechnen haben wir tagesbasis durch 60 minuten und dann lande ich natürlich auf der minuten basis und man sieht es hier glaube ich schon 626 blick auf die uhrzeiten hier sieht man ganz deutlich 10.45 bis 10 uhr eine dreiviertel stunde wird abgezogen das hätten hier ach ja er zwei etwa hat natürlich nur ein halbtagsjob oder hier ansehen in dem beispiel war er nur recht kurz bei uns sogar eine halbe stunde da können wir natürlich nicht nur dreiviertel stunde abziehen und überhaupt es ist natürlich ungerecht wenn jemand erst sehr wenig arbeitet es hat eine dreiviertelstunde abgezogen bekommt also muss ich die formel ändern also muss ich hier an der stelle überprüfen wenn klammer auf die anwesenheitszeit unter sechs stunden bist und achtung sechs stunden darf ich natürlich nicht wieder sex schreiben sondern muss diese sechs durch die 60 minuten teilen wenn du unter sechs stunden bist dann nimm bitte die volle anwesenheitszeit als arbeitszeit ansonsten sie bitte die gesetzliche mittagspause ab klammer zu ändern bei anna kind kommt das gleiche raus und wenn ich das ganze unterziehen sehen sie ihre 2d zwei behält seine 28 minuten klasse gesamt rw lang haben unsere mitarbeiter denn gearbeitet das heißt würde ich hier unten klick auf die zelle klicken und dieser uhrzeit zahlen zu mir ein wunder ich mich r weigert sich zu summieren so ein verhalten kenne ich eigentlich nur bei texten wenn sie hier an der stelle sind und versuchen eine summe zu ziehen geht es natürlich nicht klar hier wieso hier nicht auch hier irgend eine besonderheit die ich nicht verstehe aber ich weiß wenn ich einfach mit der maus markieren oder wenn ich von hier shift steuerung pfeil nach oben drückte bitte mach mal alle von dass ohne die mittagspause im cup mannschaft es zu summieren aber das kann nicht sein 23 stunden diese vielen vielen mitarbeiter 24 mitarbeiter haben wir ja die haben bestimmt nicht insgesamt 23 stunden gearbeitet die nächste besonderheit von excel ist wenn sie die uhrzeiten über die 24 stunden grenze berechnet beginnt excel wieder von vorne als errechnet 23 stunden 24 stunden eine stunde zwei stunden oder 1 uhr zwei uhr je nachdem wie sie wollen dazu muss man rechte maustaste zellen formatieren in den zahlen entweder auf uhrzeit auf dieses symbol 37 wechseln das sieht schon besser aus rechte maustaste zellen formatieren benutzerdefiniert sie müssen hier eine eckige klammer um die stunden machen diese eckige klammer ist das symbol dafür dass er bei mehr als 24 stunden weiter zählt in 25 26 27 ok und so steht es dann richtig drin also sie wählen entweder das symbol mit der 37 aus oder machen benutzerdefiniert eine eckige klammer um harvey stunden die letzte sache angenommen unsere mitarbeiter bekommen auch noch geld für ihre anwesenheit angenommen sie bekommen zum beispiel 15 euro die stunde formatieren dass gleich noch als euro als währung oder buchhaltung auch hier wieder gleiches spiel würde ich nun ist leichter stundensatz mal du 15 euro rechnen enders kommt uns völlig falsches raus weil er war nicht sechs stunden drin oder warum hier steht nicht sechs stunden drin seine sechs stunden von einem tag der fecht ich muss das ergebnis natürlich noch mal 24 stunden rechnen und achtung damit ist runterziehen kann die h1 fixieren ok und wenn ich das jetzt runter ziehen nicht ganz aber er rechnet schon richtig 6 x 510 60 doch das stimmt das sind 96 das ganze kann ich wieder formatieren als währung wieder hier über das symbol oder oben über das buchhaltungs und war das richtig formatiert also aufpassen beim rechnen ende - anfang ist nicht schwierig problem bei negativen uhrzeiten problem bei der 24 stunden grenze mit der formatierung problem beim rechnen hier steht nicht fix stunden sondern sechs stunden von einem tag oder wenn sie 45 minuten brauchen dürfen sie nicht 45 ein schreiben sondern entweder 0 doppel funk 45 oder sie haben 45 geteilt durch 60 geteilt durch 24 bank funktioniert