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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 8: Texte in Zahlen verwandeln

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Excel ist in fast allen Firmen, auch in privaten Bereich ein beliebtes Werkzeug. auch ich nutze es nicht nur in der Arbeit, sondern auch zu Hause. Mein Name ist René Martin und einer meiner Hauptbetätigungsfelder heißt Excel, beziehungsweise Menschen zu helfen, die mit Excel arbeiten. Beispielsweise bei folgendem Problem: Viele Firmen setzen nicht nur Excel ein, sondern haben auch noch andere Datenbanksysteme, Großrechner oder erhalten Daten von anderen externen Datenquellen, beispielsweise Webservices. Um einige Namen zu nennen, SAP, DATEV, KISS, EBIS und 100 anderer solcher Systeme. Diese liefern Daten ins so geliebte Excelformat. Allerdings, wenn diese Systeme schlecht eingerichtet sind, heißt programmiert sind, passiert es manchmal, dass unter einer Zahl ein Textformat liegt. Manchmal sieht man es sofort, manchmal nicht. Ich vermute, dass mich nun einige unglaublich anschauen, andere wissend nicken. Damit jeder von ihnen versteht, wovon ich spreche, zeige ich es Ihnen einfach in Excel. Ich zeige Ihnen, woher das Phänomen kommt, und wie man damit umgehen kann. Das meine ich, diese grünnen Ecken, die kennen sie doch bestimmt. Wenn ich hier draufklicke auf eine Zelle, mit so einer grünen Ecke, dann taucht an der Seite ein Smarttec auf. Und wenn ich mit der Maus nur drüberfahre, dann wird an dieser Stelle behauptet, die Zahl in der Zelle ist als Text formatiert oder ein Apostroph vorangestellt. Ich wundere mich, ein Apostroph sehe ich in der Bearbeitungsleiste nicht, auch ein Doppelklick zeigt mir kein Apostroph am Anfang an. Als Text formatiert wundert mich auch. die Zelle ist als Standard formatiert, aber trotzdem ist es Text, das heißt, wenn ich hier bei dieser Betragspalte ganz am Ende versuchen würde an der Stelle eine Summe zu ziehen, dann sagt der Excel, da finde ich keine Zahlen. Hier kann ich nicht summieren. Normalerweise würde ja die Spalte J vorschlagen, die würde er summieren, kann er hier nicht, weil es sich hier um Texte handelt. Erste Frage: Wie passiert so was? So was machen normalerweise nicht Menschen, so was machen Systeme, so was machen Maschinen. Ich simuliere Ihnen mal, ich zeige Ihnen mal, wie so eine Maschine arbeitet, wie so etwas passieren kann. Dazu mache ich eine neue Datei auf. DateiNeuNeue leere Arbeitsmappe klicke auf irgend eine Zelle und wechsle mal von dieser Excel-Datei in Visual Basic, in diese Programmiersprache, die unter Excel liegt. Das kann ich mit der Tastenkombination ALT + F11 machen. Ich brauche nun in dieser Mappe Mappe 1Einfügenein neues Modul, und da schreibe ich ein kleines Makros sub, zum Beispiel MachMalText nenne ich das Ganze. Ich baue mir hier ein Eingabefenster, das heißt InputBox, inputbox, und die soll mich fragen, Bitte gib mir die Zahl ein. Bis hierher sieht das Ganze so aus. Ich klicke auf das Startsymbol, mache mal, und dann werde ich gefragt nach einer Zahl, schreibe eine Zahl, OK. Diese Zahl, die hätte ich natürlich ganz gerne in die Zelle reingeschrieben. Die Zelle heißt hier activecell. Das ist die Zelle, auf der ich gerade bin. Punkt und die bekommt als Value, als Wert das Ergebnis dieser Inputbox. Ich starte noch mal, und ich schreibe mal 17,5 hier in dieses Eingabefenster rein, und das wird nun zurückgeschrieben in die Zelle, OK, schauen was uns an. Wenn ich jetzt zurück nach Excel wechsle, dann steht hier 17,5 drin, aber wie Sie sehen, mit diesem Smarttec und ich klicke mal weg mit dieser grünen Ecke. Obwohl die Zelle als Standard formatiert ist, hat es irgendwie geschafft, unter diese Zelle ein Text zu schieben. Ich zeige Ihnen mal, wieso was passiert. Nämlich DebuggenEinzelschritt DebuggenEinzelschritt DebuggenEinzelschritt. Ich schreibe hier mal in das Fenster die 2,5 rein. OK, mach mal. Er springt wieder zurück und in der Zelle steht jetzt nicht 2,5, sondern Gänsefüßchen, Anführungszeichen 2,5. Das heißt die Inputbox liefert die Zahl nicht als Zahl, sondern verwandelt sie in eine Text. Und das machen dummerweise manche Systeme, und schreiben eben, schieben untendrunter so eine Textinformation, die Excel so nicht direkt auflösen kann. Das ist natürlich sehr, sehr ärgerlich, sehr, sehr dumm. Letzter Schritt DebuggenEinzelschritt. Was mich interessiert, ist hier natürlich wie kriege ich das Ganze wieder raus. Dazu wechsle ich wieder zurück nach Excel, nicht in diese Datei, hier ist nur eine, beziehungsweise zwei grüne Ecken, sondern in diese Datei mit vielen, vielen grünen Ecken. Eigentlich ist die Zelle richtig formatiert. Wie gesagt, das andere System hat ganz frech irgendein Text runtergeschoben, und diesen Text können Sie mit einem Doppelklick Enter DoppelklickEnter entfernen. Das ist sicherlich die dämlichste aller Varianten, weil kein Mensch kann bei so einer Liste die Sie jede Woche erhalten, 10.000 Mal Doppelklick, Doppelklick, Doppelklick. Die Zelle editieren, also in die Zelle reinklicken und dann wieder rausklicken. Das geht so nicht. Die zweite Möglichkeit, wenn Sie eine große Liste haben, ist, Sie markieren die Spalte, wechseln dort auf dieses Smarttec und können nun das Ganze in eine Zahl umwandeln. Problem: Manchmal habe ich die grünen Ecken an verschiedenen verstreuten Stellen, das heißt, wenn ich hier anfange, zu markieren, habe ich natürlich kein Smarttec, muss ich ganz geschickt an der Stelle anfangen, und dann kann ich es in eine Zahl umwandeln. Eine weitere Möglichkeit: Sie schreiben in eine leere Zelle eine Eins, Sie markieren die Eins, Sie kopieren die Eins, Sie markieren dieses komische Text-Zahlen-Gemisch hier und klatschen diese Eins oben drüber, indem Sie rechte MaustasteInhalte einfügen das mit der Eins multiplizieren. OK. Und Sie sehen, alle Zahlen lässt er in Frieden. Alle Textinformationen werden jetzt mal Eins richtig in eine Zahl verwandelt. Sie hätten das Ganze auch machen können, indem Sie neben dran istgleich 2Wert mal 1 rechnen. Enter. Und das Ganze nun runterziehen, Doppelklick, oder ich mache es nur ein Stückchen, damit man es besser sieht, auch hier habe ich Zahlen. Diese Formel kann ich so natürlich nicht brauchen, die wandle ich mit KopierenInhalte einfügen als Werte in Werte um und jetzt könnte ich die Werte ausschneiden und hier drüber kopieren oder die alte Spalte löschen. Also nochmal: ist gleich 2Text Zahlkonstruktion mal Eins. Und in Excel gibt es eine Funktion, die heißt Wert. Die macht das Gleiche, Wert verlangt einen Text, in dem Fall diesen Text und er macht aus diesem Text eine Zahl und auch diese Zahl kann ich jetzt wieder runterziehen: Ist im Prinzip das Gleiche wie mal Eins. Und schließlich gibt es für dieses Problem noch einen kleinen Trick. Den habe ich mal zufällig irgendwo gefunden. Vielleicht kennen Sie es, wenn in einer Zelle zum Beispiel René Martin steht, Enter, dann kann ich diesen Text oder sämtliche Texte in der Spalte mit der Information, Daten, Text in Spalten trennen. Ich sag hier, es gibt ein Trennzeichen, dasTrennzeichen ist das Leerzeichen. Machen wir weiter. Sie sehen, was passiert. Er schreibt nun in die erste Zelle René, in die zweite Martin, meinen Nachnamen. Das können sie hier auch machen. Sie markieren die gesamte Spalte durch eben die gesamte Spalte, trennen das mit Datentext in Spalten. Sie behaupten, es sei ein Trennzeichen drin. Sie behaupten, irgendein Trennzeichen. Nehmen Sie Leerzeichen, nehmen Sie Semikolon, irgendwas weiß, was auf jeden Fall nicht drin ist, Und Sie sehen, was passiert. Nämlich das gleiche wie Doppelklick. Er schreibt die Werte noch mal in die eigentlich richtig formatierte Zelle. Er schreibt dieses nichts, das er hier findet, also diese zweite Spalte nach nebenan, also würde natürlich nicht nebenan schreiben, und schreibt somit die richtigen Zahlen in die Zelle. Weiter und fertigstellen. Und damit hätten wir es auch. Also zusammenfassend: Ich denke, am leichtesten ist es, wenn Sie die grünen Ecken haben, dass Sie wirklich die grünen Ecken verwenden, um das Ganze in eine Zahl zu verwandeln. Sehr schnell geht die Technik mit diesem Datentext in Spalten. Weiter, weiter, fertigstellen. Klappt, prima! In Einzelfällen muss man vielleicht auch mal Eins oder Wert oder mit Eins multiplizieren. Und schließlich, falls Sie nur einen oder zwei von diesen, wie nennen wir Sie, unmöglichen Zahlen, haben, machen Sie halt einen Doppelklick EnterDoppelklickEnter, und schon haben wir die zwei richtig umgewandelt.