Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 6: Listen transponieren und um 180 Grad drehen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Das Schöne an Excel ist, dass jeder alles überall eintragen kann. Ich heiße René Martin und das ist einer meiner Lieblingssätze in Excel-Schulung. Das Schreckliche ist hier doch, dass jeder alles irgendwo einträgt, und das ist auch das Problem der oft geliebten und oft gehassten Tabellenkalkulationen, denn anders als bei anderen Datenbanksystem beginnen die Leute oft ihre Daten einzutragen und machen sich anschließend Gedanken darüber, wie man es hätte am besten strukturieren soll. Dann ist es oft zu spät. Nun muss man in mühevoller Kleinarbeiten die Daten wieder bereinigen. Beispiel eins: Die Daten sollen besser nicht untereinander sondern nebeneinander eingetragen werden. Beispiel zwei: Die Daten sollten in umgekehrter Reihenfolge in der Tabelle stehen. Nun für diese beiden Probleme gibt es doch eine Lösung. Ich zeige sie Ihnen. Folgendes Problem: Wir haben hier eine Liste mit Städten, mit europäischen Städten. Wie viele haben wir? Ich springe mit Strg + Pfeil nach rechts an das rechte Ende der Liste bis CU, eine ganze Menge. Strg + Position eins, springe ich wieder auf die Zelle A1. Wenn ich die Zeile eins markiere, dann zählt er 98 Städte, das heißt, in 98 Spalten stehen Informationen. Das ist mir viel zu weit nach rechts. Das möchte ich natürlich gerne umdrehen, das heißt, ich hätte gerne die Überschrift, die Texte nicht nebeneinander, sondern untereinander stehen. Dazu markiere ich die Liste, indem ich in die Liste klicke und mit der Tastenkombination Steuerung und die Multiplokationszeichen also Strg + *. Achtung! Wenn es bei Ihnen über der Plustaste sitzt, müssen wir natürlich Strg + Shift + * drücken. Strg + *, das Ganze kann ich kopieren, Strg + c, rechte Maustaste und kann es nun unten drunter, rechte Maustaste, Inhalte einfügen, Rumdrehen heißt Transponieren. Ich habe am Anfang eine Weile gegrübelt, wieso Transponieren, Ich kenne den Begriff eigentlich nur aus der Musik. Die Antwort ist auch bei Matrizen. Werden Matrizen um 90 Grad gedreht und dieser Begriff heißt in der Mathematik eben Transponieren, transportierte Matrix. Okay, machen wir mal. Und tatsächlich jetzt befindet sich die Liste von Lyon als kleinste dieser Städte, bis Moskau als größte dieser Städte hier unten drunter. Erstes, Achtung! Die Liste muss an eine andere Stelle kopiert werden. Ich darf leider nicht der Liste sagen, ich möchte dich gerne hier rechte Maustaste, Inhalte einfügen, transponiert haben. Das gibt eine Fehlermeldung. Das ist nicht richtig, also, es muss an anderer Stelle sein, Auch wenn Sie die alte nicht haben wollen, dann müssen Sie halt eben diese alte Liste löschen. Zweites, Achtung! Wenn Sie die Liste in eine Tabelle, in eine intelligente Tabelle einfügen, also Strg + t, oder EinfügenTabelle mit einer Überschrift, okay. Die erste Spalte bekommt natürlich jetzt auch eine Überschrift. Wenn Sie das Ganze kopieren, und versuchen würden, ich mache mal hier nebenan, rechte Maustaste, Inhalte einfügen zu, ups, sehen Sie, Transponieren geht nicht. Warum darf ich diese Tabelle nicht transponieren? Die Antwort ist weil sie eine Überschrift hat. Sie dürfen die Überschrift leider nicht mitnehmen, sondern Sie müssten hier bei dieser Tabelle von hier runter rüber, mit gedrückter Shift-Taste kann ich es markieren. Die Tabelle darf ich kopieren, darf ich an eine andere Stelle, machen wir's mal hier hin. Rechte Maustaste, Inhalte einfügen, Transponieren. OK. Und müsste jetzt natürlich die Überschrift im zweiten Schritt noch mal transponieren, damit die Städtenamen nicht mehr nebeneinander sondern natürlich zugehörig korrespondierend untereinander stehen. Okay. So, jetzt haben wir hier eine Liste von Lyon bis Moskau. mit irgendwelchen fiktiven Zahlen keine Ahnung, was das sein soll. Ich hätte die Liste gerne anders herum. Ich hätte ganz gerne, dass Lyon unten und Moskau oben ist. Das heißt, die größte Stadt oben, die kleinste unten. Kann ich die Liste denn rumdrehen? Sortieren kann ich sie ja nicht. Wie mache ich denn das, wie drehe ich das Ganze rum? Nun dafür ist ein kleiner Trick nötig. Ein Zwischenschritt, eine kleine Hilfe brauche ich hier. Indem ich vor dieser Spalte, Strg + rechte Maustaste, eine neue Spalte einfüge. Ich schreibe hier eine Eins rein, eine Zwei, markiere beides und ziehe das Ganze runter, zähle mal bitte weiter, so dass jedes der Orte eine laufende Nummer bekommt. Ich schreibe mal drüber Nummer und Ort. Und Sie ahnen, was ich jetzt gleich machen werde. Jetzt ist es klar, jetzt kann ich natürlich die Liste DatenSortiere mal bitte Z bis A natürlich nach der Nummernspalte. Und jetzt steht Moskau, Istanbul, London oben und der kleinste ort Lyon steht unten. Und nun kann ich die Spalte A natürlich wieder löschen, und habe die Liste eben rumgedreht. Rumgedereht in diesem Fall von oben nach unten und nicht nur um 90 Grad. Also dieses 90-Grad-Rumdrehen heißt transponieren. Finden Sie unter Inhalte einfügen. Diese andere Reihenfolge, umgekehrter Reihenfolge müssen Sie mit einer Hilfsspalte lösen.