Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 5: Leerzellen mit Informationen füllen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Horror Vacui wird das Phänomen genannt, Angst vor Lücken. Mein Name ist René Martin und Angst vor Lücken habe ich eigentlich nicht. Allerdings manchmal stören sie, die Lücken. Stellen Sie sich eine Liste vor, in der beispielsweise in der ersten Spalte eine Information steht. Diese Information steht nun übergreifend für mehrere Zeilen, in denen sich Informationen befinden, die sich auf den Eintrag der ersten Spalte beziehen. Dieser Eintrag steht jedoch quasi als Überschrift nur einmal in der ersten Spalte, in den Zeilen darunter befinden sich Lücken, Leerzellen. Das stört beim Sortieren, beim Filtern oder auch wenn Sie diese Daten an ein anderes System, beispielsweise eine Datenbank weitergeben. Dann müssen die Lücken gefüllt werden. Ach, wissen Sie was, lassen Sie uns das ganze doch einmal konkret in Excel anschauen. Hier sehen Sie das Problem und ich glaube, hier wird nun klar, wovon ich spreche. In der Spalte B habe ich verschiedene Städtenamen, in der Spalte C die Bundesländer, die deutschen Bundesländer dazu. Natürlich gibt es in Baden Württemberg mehr Städte als diese hier vier genannten, aber der Einfachheit halber habe ich die Liste etwas kleiner gehalten und habe das Ganze eben so aufgebaut. Sie können sich nun vorstellen, wenn Sie nach Bundesland filtern, beispielsweise Baden Württemberg filtern, dass Sie dann natürlich nur Stuttgart erhalten und nicht die anderen drei Städte, das heißt, jede dieser Leerzellen muss gefüllt werden mit dem Wert oben drüber. Hier ist die Liste noch relativ klein, aber stellen Sie sich eben eine große Liste vor mit mehreren tausend, mehreren zehntausend Zellen dann wird das Ganze schon sehr mühsam. Dafür gibt's einige Techniken. Punkt eins: Ich muss alle Zellen markieren, die leer sind. Dazu markiere ich erstmal die ganze Spalte. In dieser Spalte hätte ich ganz gerne Start, Gesucht, Inhalte gesucht, alle Leerzellen gesucht und nun markiert Word ausgehend von der markierten Spalte nur die Zellen, die echt leer sind. Und das Interessante, obwohl ich die gesamte Spalte markiert habe, stoppt Word hier am Ende der Liste und sagt, der Rest untendrunter interessiert mich nicht. Der ist zwar auch leer, aber ich bleibe hier innerhalb dieser Liste. Interessant! So, ich hätte ganz gerne hier eine Formel, nämlich bitte niemals den Wert, der oben drüber steht, also ISTGLEICH, klicke den oben drüber, den hier. Problem, wenn ich jetzt Enter drücke, dann wird der Wert in die Zelle C3 reingeschrieben, und die anderen zwar markierten Zellen haben ein Nachsehen. Also brauche ich eine andere Technik. Ich kann nämlich eine Formel, zum Beispiel, 1, 2, 3, 4, 5, nicht nur in einer Zelle einfügen, sondern gleich in mehreren, wenn ich hier ISTGLEICH, ich möchte gern den Wert mal zwei verdoppeln, und das Ergebnis nicht mit Enter beenden, sondern mit Strg+Enter aha, dann wird in jede der Zelle diese Formel reingeschrieben, wie Sie hier sehen. Also noch einmal, ich markiere die Spalte, ich wähle hier die Leerzellen aus, und in jeder der Leerzelle füge ich ISTGLEICH two Wert von oben drüber das heißt in C4 wird der Wert von C3, C5 und C4, C6 ist nicht markiert, C7 wird wieder C6, wiederholt, Strg + Enter: Das sieht schon gut aus! Nächste Achtung: Jetzt habe ich natürlich Formeln drin. Die möchte ich nicht, ich hätte ganz gerne die Werte in diesen Zellen stehen. Kein Problem, wenn Sie sagen, kann ich doch das Ganze rechte Maustaste + Kopieren, rechte Maustaste + Inhalte einfügen als Werte einfügen und es gibt eine Fehlermeldung. Warum? Er kann leider nicht die Werte einfügen bei unterschiedlichen Bereichen. Also, okay. Was müssen wir machen? Die Antwort ist - Ich muss erstmal wegklicken, ich muss die Markierung auflösen, Taste Esc. Ich muss die ganze Spalte markieren, noch mal das ganze kopieren, entweder rechte Maustaste + Inhalte einfügen Werte oder natürlich mit diesem Symbol 123 und jetzt habe ich in jeder Zelle, wie Sie oben in der Bearbeitungsleiste sehen, den entsprechenden Wert, Esc. Und jetzt kann ich wunderbar die Liste filtern, DatenFiltern, zum Beispiel nach BaWü filtern, Baden Württemberg, okay. OK. Und jetzt sehe ich natürlich alle vier Städte in diesem Bundesland.