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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 3: Alles zu Kommentaren

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Ich bin René Martin und unterrichte seit vielen Jahren Office-Produkte. Dabei ist mir aufgefallen, dass Kommentare eine immer größere Rolle in den Anwendungsprogrammen spielen. Ebenso wie viele programme nicht mehr alleine auf einem Rechner laufen, sondern in der Cloud? Ebenso wie Dokumente per SharePoint oder anderen Technologien geteilt werden? Ebenso wie mehrere Menschen zeitgleich oder auch versetzt mit einer Datei arbeiten? In ebenen gleichen Maße nehmen Kommentare eine immer größere Rolle ein. Die Kommentarfunktion wurde schon häufig überarbeitet, nicht nur in Excel, auch in anderen Programmen wie Word, PowerPoint, Visio und so weiter. Lassen Sie uns einmal die Kommentare genau unter die Lupe nehmen. Lassen Sie uns anschauen, was sie können und wo man vielleicht ein bisschen tricksen muss. Die Grundfunktion kennen Sie ja. Ein Kommentar einfügen, was jeder für Kommentare über rechte Maustaste. Kommentar einfügen ein zum Beispiel einer der Galier. Alternative: Sie könnten auch Klick auf die Zelle meterRegisterkarte Überprüfen einen neuen Kommentar einfügen beispielsweise Asterix ist immer dabei. Okay, Ihr Kommentar wird angezeigt. Kommentare können Sie rechte Maustaste löschen, können Sie bearbeiten, können Sie ein- und ausblenden. All das finden Sie hier in der Registerkarte Überprüfen. Jatzt aber die Frage. Ich habe hier einen Kommentar oder bräuchte ich nochmal an mehreren Stellen, den bräuchte ich weiter unten hier und hier und hier. Kann ich Kommentare kopieren? Klar geht das! Sie kopieren die Zelle, rechte Maustaste - Kopieren, Strg+C gehen auf eine andere Zelle, Idefix auch fast immer dabei, und fügen nicht rechte Maustaste - Einfügen, Strg + V alles ein, sondern können nun über Inhalte einfügen eben nur die Kommentare einfügen. OK. Das ist praktisch, wenn Sie an mehreren Stellen zum Beispiel Obelix und Micaculix und wenn auch immer, rechte Maustaste - Inhalte einfügen die Kommentare einfügen. Sie sehen hier er hat die gleichen Kommentare eingefügt. Prima, klasse! Ich mache mal diese gepunktete Linie wieder weg, Taste Esc, und nun stellt sich die Frage - Kommentare, schön und gut. Kann ich sie denn auch drucken? Würde ich hier über DateiDrucken mir das Ganze anzeigen? Nein, er druckte sie nicht aus. Auch wenn ich mit Überprüfen alle Kommentare mir anzeigen lasse, DateiDrucken. die sind nicht hier auf dem Papier. Ja, es ist ein bisschen versteckt. Man kann Kommentare auch ausdrucken, SeitenlayoutSeite einrichten, Dort finden Sie in der Registerkarte Blatt die Option Kommentare werden entweder Wie auf dem Blatt angezeigt ausgedruckt. OK, das bedeutet die Kommentare müssen so wie hier natürlich offen also sichtbar sein, und nun können sie, DateiDrucken, ausgedruckt werden, oder zweite Möglichkeit: Sie wechseln DateiSeite einrichtenBlatt in die Option am Ende des Blattes. Ein bisschen schräg ausgedrückt, gemeint ist hierbei, er generiert ein neues leeres Blatt auf dem sämtliche Kommentare aufgelistet sind. Schauen wir uns an, Seitenansicht. Hier ist die erste Seite, auf der zweiten Seite stehen die Kommentare. Ich mache mal ein bisschen größer, Strg + Mausrädchen. Wer hat in welcher Zelle eben welchen Kommentar eingefügt. Ich gehe wieder zurück oder die Taste Esc. Also, Kommentare können auch ausgedruckt werden. Majestix ist der Häuptling, auch der bekommt einen neuen Kommentar. Häuptling Ich blende sie mal wieder aus. Die Kommentare, das gefällt mir so nicht. Indem ich über Überprüfen alle Kommentaren nicht mehr anzeigen lasse. Kann ich Kommentare auch exportieren? Ich hätte ganz gerne nur die Kommentarinformation, oder egal die Liste mit den Kommentarinformationen, aber so, dass ich die Kommentare weiterverarbeiten kann. Ja, das geht. Auch dazu gibt es einen kleinen Trick und zwar Sie können dieses Dokument DateiSpeichern unter Durchsuchen mal bitte Sie können dieses Dokument als PDF speichern. OK. Gut, dann habe ich sie als PDF, ja schön, gut! Und hier in PDF sind nun die Kommentare. Die könnte ich hier markieren und könnte sie hier rauskopieren, oder Sie öffnen das Ganze in Word, das heißt, ich mach mal Excel kleiner, ich starte ja mein Word. Und öffne nun in Word Durchsuchen von dem entsprechenden Ordner, wo ich hin gespeichert habe diese Kommentardatei. Kommentare -- öffne es, dauert einen kleinen Moment und vorher kommt eine Warnmeldung, ja, ist okay, und schon hatte ein Word-Dokument daraus gemacht. Wenn Sie die Option eingestellt haben, bitte, die Kommentare werden ausgedruckt, werden angezeigt. Dann habe ich nun hier die Kommentare und hier in Word kann ich sie natürlich prima bearbeiten, das heißt also, Kommentare könnten auch exportiert werden mit diesem kleinen Umweg über PDF. Noch nicht alles. Ich mache mal Word wieder kleiner, mache mein Excel wieder auf, wechsle mal wieder ganz nach oben. Es wäre ja schön, wenn diese Galier auch noch Bildchen hätten. Kann ich hier in das Kommentarfeld rechte Maustaste -- Kommentar bearbeiten, kann ich hier ein Bild einfügen? Einfügen, sieht nicht ganz so aus, hier ist alles ausgekraut, Geht nicht. Doch auch hierfür gibt es einen kleinen Trick. Wenn es Ihnen wichtig ist, dass in einem Kommentar ein Bild ist, markieren Sie den ganzen Kommentar, also das ganze Feld, wechseln nun über das Kontextmenü rechte Maustaste -- Kommentar formatieren und können hier über Farben und Linien Farbe Fülleffekte Grafik eine Grafik auswählen. Ich habe hier aus dem Internet einen kleinen Asterix runtergeladen und füge nun den Asterix, Einfügen, OK, OK, hier rein. Er ist natürlich etwas verzerrt. Müsste man noch Verhältnisse noch bestimmen, noch probieren. Es geht also nicht, dass Sie in den Kommentar ein Bild einfügen, aber man kann als Hintergrund eines Kommentares durchaus ein Bild anzeigen lassen. Das bin ich schon ein paar Mal gefragt worden aus verschiedenen Gründen. Der Name, der im Kommentar steht, hier beispielsweise mein Name René Martin den können sie natürlich einstellen über DateiOptionen über Ihren Benutzernamen hier. Wenn ich den ändern würde, dann würde eben der geänderte Name im kommentar immer auftauchen. Den Namen können Sie auch im Kommentar rechte Maustaste, bearbeiten. Den können Sie natürlich auch hier ändern oder hier auch anders formatieren, dann könnten wir hier noch etwas größer machen, und aber, was leider, leider nicht geht. Ein Wermutstropfen zum Schluss ist Folgendes: Sie können nicht die Standardschrift, Standardschriftgröße festelegen von den Kommentaren. Sie können leider auch nicht die Standardhintergrundfarbe, dieses dezente Gelb festlegen, und manchmal machen Kommentare Fehler in der Darstellung, in der Anzeige. Ich versuch's mal zu simulieren, wahrscheinlich klappt jetzt alles indem ich hier beispielsweise, Ansicht, das Ganze fixiere, das heißt, die oberste Zeile von dieser Tabelle fixiere und wechsle mal wieder auf den Kommentar. Nein, hier klappt es jetzt gerade zufällig, mache hier noch ein Kommentar rein, Alle Galier und Sie sehen, hier habe ich Pech, haha, weil hier etwas vor aber ich habe schon einmal erlebt, dass die Kommentare dann entweder gar nicht oder nicht richtig oder sehr zusammengefaltet angezeigt werden. Man findet natürlich immer noch den Kommentartext indem ich, rechte Maustaste, die Kommentare bearbeite, aber das ist eine kleine Krux, damit kann man leben, denn immerhin die anderen Sachen Kommentare kopieren, drucken, exportieren, Bbilder einfügen, die finden Sie ein bisschen versteckt in Excel.