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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 27: Ins Innere einer Excel-Datei hineinschauen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Als Kind habe ich gerne Dinge auseinandergenommen. Nein, ich war keine destruktives Kind. Ich wollte die Sachen nicht kaputtmachen, aber ich wollte wissen, wie sie funktionieren; was die Welt in ihrem Innersten zusammenhält; die Mechanik begreifen. Ich gebe zu, einiges ist beim Verstehenwollen dann doch in die Brüche gegangen. Oder ich konnte es nicht mehr richtig zusammenbauen und habe fremde Hilfe benötigt. Heute bin ich erwachsen. Ich heiße René Martin und lebe von Anwendungsprogrammen und Programmiersprachen. Excel ist mein Favorit. Aber ich gestehe, ich schaue auch heute noch ab und zu gerne unter die Haube. Nicht immer, nicht oft, aber manchmal ist es nötig. Ich zeige Ihnen im Folgenden ein Beispiel, wo es nötig war eine Excel-Datei aufzubohren. Ich hätte es nicht geglaubt, wenn ich es nicht gesehen hätte. Diese Datei -- ein Teilnehmer hat mich mal darauf aufmerksam gemacht -- in dieser Datei ist irgendwas kaputt. Die bedingte Formatierung klappt nicht. Wie gesagt, hätte er es nur erzählt, ich hätte es nicht geglaubt. Er hat mir gezeigt, hier an dieser Stelle, an diesen roten Feldern, da liegt eine bedingte Formatierung dahinter. Ich zeige es mal: "Bedingte Formatierung" "Regeln verwalten". Die Regel lautet: Wenn der Wert kleiner als 0,8 ist, dann formatiere ich rot. Richtig, hier steht noch nichts drin, also rot. Wenn er exakt 1 ist, wir es grün formatiert. Eigentlich prima. Ich markiere diese Regel. Ich ändere diese Regel und stell dann verdutzt fest: Ups, es wird grün! Sehen Sie das? Ich markiere die Rote, sie wird grün. Ich markiere die Grüne, lande auch in der Grün. Also irgendwas klappt da nicht. Nochmal: Ich markiere die Rote, ich bearbeite die Rote, ich ändere mal die rote Farbe in die blaue Farbe. "OK", "OK". Sehen Sie was passiert? Rot bleibt rot, aber grün wird blau. Also irgendwas stimmt nicht. Keine Ahnung was. Also habe ich die Datei mir besorgt, und habe dann versucht dahinterzukommen, was da passiert. Ich zeige Ihnen mal, was ich gefunden habe. Ich habe die Datei geschlossen; speichern brauchen wir nicht. Ich habe diese Datei, die hier auf der Festplatte liegt, umbenannt: ".zip". Windows schimpft jetzt erst mal und sagt: "Das darfst du nicht." Doch, das darf ich schon. Möchte ich ändern? Ja. Weil XLSX ist eigentlich nichts anderes als ein gezipptes Archiv von verschiedenen XML-Dateien. Wenn ich das jetzt gezippt, also unbenannt habe in eine echte ZIP-Datei, kann ich es entweder mit "Alle extrahieren" oder auch mit WinZip, wenn Sie ein 7-Zip haben, ein WinZip, oder was auch immer, entpacken lassen, beispielsweise hier in diesen Ordner. Ich nenne es mal "kaputt", machen wir einen Unterordner. "OK". Der legt einen neuen Ordner an und steckt da alle Elemente rein. Hier ist nochmal die Datei als Ordner. Und hier habe ich jetzt weitere Unterordner und im dem Ordner "xl" finde ich einen Ordner "worksheets". In Worksheets befinden sich nun sämtliche Tabellenblätter mit sämtlichen Informationen drin. Zugegeben, ich habe natürlich erstmal eine normale Datei genommen und habe mir angeschaut, wo, in welchem Teil, in welcher XML-Datei, wird die bedingte Formatierung gespeichert und wie heißt sie. Und habe das dann hier verglichen und habe herausgefunden: In "sheet1.xml" -- Doppelklick -- befindet sich der XML-Teil, der verantwortlich ist für die bedingte Formatierung und zwar ganz am Ende. Ich fahre mal runter und dort finden Sie jetzt Knoten; finden Sie Tags mit den Informationen "conditionalFormatting". Und dort haben Sie jetzt die Informationen "lessThanOrEqual". Hier sehen Sie dieses "0.81", unser Grenzwert. Hier haben Sie exakt "equal 1", den Wert in den verschiedenen Zellen. Da stecken dann Formeln dahinter und irgendwo werden auch die Formate zugewiesen. So weit, so gut. Dann ist mir aufgefallen: Irgendwas stimmt da nicht ganz. Schauen Sie sich mal die Werte an. Sie haben hier eine "Rule", einen "operator", bla, bla, bla, "priority = 9". "Priority = 9". Seltsam, es hat die gleiche Priority, die gleiche Höhe, er müsste doch eigentlich weiterzählen. Hier auch: "8", "8". Sehen Sie das? "7", "7"; "6", "6". Das darf nicht sein. Und da habe ich einfach mal probiert, diese Priority, diese Reihenfolge, die Sie ja in Excel kennen, die stehen ja untereinander, habe die einfach mal hochgezählt. Also "priority = 1", "2", hier hat er es drin, "3", "4", hier geht es los, "5", "6", "7", "8", "9" und so weiter. Das muss ich jetzt hier nicht vormachen, das habe ich natürlich in einem XML-Editor gemacht. Sie können auch einen normalen Editor, einen Text-Editor, nehmen; habe das Ganze gespeichert, geschlossen; habe dann natürlich das Ganze Konglomerat, hier diese drei Ordner und die XML-Datei, markiert, wieder zusammengepackt, entweder mit 7-Zip zu einer ZIP-Datei verpackt oder es geht auch mit den Windows-Boardmitteln. Sie können das Ganze auch "Senden an", an einen "ZIP-komprimierten Ordner". Und ich zeige Ihnen mal das Ergebnis, das öffne ich jetzt. So sieht die Datei aus, nachdem ich sie wieder gezippt habe, nachdem ich sie geöffnet habe. Und wenn ich jetzt hier die Zellen anschaue -- so waren sie ja vorher -- und mir über "Start" "Bedingte Formatierung" "Regel verwalten" vorknöpfe, dann stellen Sie hier schon eine andere Reihenfolge fest und diese Reihenfolge... Hier kann ich nun die Regel bearbeiten: grün bleibt grün, rot bleibt rot, rot wird zu orange, "OK". "OK". Grün wird zu hellgrün, "OK", "OK", "OK". "OK" und Sie sehen: Damit habe ich diese korrupte Datei in eine vernünftige, ordentliche Datei verwandelt. Das heißt also, keine Angst vor XML, keine Angst vor dem, was Sie da vorfinden. Kopieren Sie die Datei am Besten an einen sicheren Ort, wo Sie nichts kaputtmachen können; benennen Sie die Datei um mit der Endung ".zip"; entzippen Sie sie und gehen dann auf die Suche, an welcher Stelle die Informationen stecken, die dafür sorgen, dass irgendetwas schiefläuft. Dann können Sie das Ganze auch bearbeiten, auch anschauen und häufig findet man wirklich die Fehlerquellen und ganz oft kann man solche Dateien wieder putzen, wieder -- wie ich es hier genannt habe -- bereinigen.