Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 24: Nichtdruckbare Zeichen ersetzen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie erhalten eine fremde Liste, werfen einen Blick darauf und stellen erstaunt fest, da ist irgendwas drin, was da nicht reingehört. Vor allem bei Listen, die von Datenbanksystemen kommen, kann es passieren, dass sich unerwünschte Zeichen einschmuggeln, die entweder eliminiert werden sollen oder unter die Lupe genommen werden sollen. Dafür stellt Excel einige Funktionen zur Verfügung, die ich Ihnen vorstellen möchte. Ach ja, mein Name ist René Martin. Was ist denn da drin? Ab und zu bekomme ich solche Listen mit so komischen Zeichen. Sowas passiert wirklich und zwar machen sowas nicht Menschen, sondern Maschinen. Bestimmte Systeme haben sogenannte nicht druckbare Zeichen, oder technisch gesprochen, mit einem ASCII-Code unter 32, die von Excel nicht verarbeitet werden können. Excel zeigt dann solche Kästchen an. Früher waren es dicke schwarze Flecken dazwischen, einmal waren es Kreise, je nach Excel-Version sehen sie anders aus, aber je nach Excel-Version auch immer unschön. Die müssen raus. Oder ich hätte gern statt diesen Zeichen ein anderes, ein Schrägstrich oder ein Strichpunkt. Nun, mit "Suchen und Ersetzen" bekomme ich sie bestimmt nicht raus, aber es gibt einige Lösungen, wie man an diese Zeichen drankommt. Zum ersten wüsste ich ganz gerne, was für ein Ding ist denn da drin. Nehmen wir mal Wien, "Wien" hat vier Buchstaben. Das heißt, wenn ich mit der Funktion "=TEIL" aus der Zelle A11 ab der Position 1 ein Buchstaben rausschneide, dann erhalte ich ein "W". Wenn ich ab der Position 2 eins rausschneide, erhalte ich ein "I", ab der Position 3 ein "E" und Sie ahnen es, an der vierten Position befindet sich ein "N". Und Sie wissen, worauf ich raus will. Nicht die erste, zweite, dritte, vierte Position interessiert mich, sondern eben die fünfte. Bitte sag mir mal, du, TEIL, was ist denn an fünfter Position drin. Welches eine Zeichen steht hier an dieser Stelle? "Enter" und er sagt, dieses Zeichen. Das ist interessant. Jetzt habe ich dieses Zeichen isoliert, dieses eine Zeichen und das kann ich jetzt mit der Funktion "=CODE" weiter untersuchen. CODE gibt mir die Code-Zahl oder -- ganz genau -- den ASCII-Code von diesem Zeichen zurück. Wenn ich CODE von diesem Zeichen mir herhole, sehe ich eine Zahl kleiner als 32, in dem Fall eine 7. Die kann in Excel nicht dargestellt werden. Genau so. So habe ich hier übrigens auch diese kleine Liste hier erzeugt. Ich habe gemacht: "='WIEN'&" und jetzt das Gegenteil von CODE heißt ZEICHEN, verkette es mal mit dem Zeichen von 7, "&", hänge noch mal einen Text, zum Beispiel die Hauptstadt Wien, dran, "Enter". Und dann sehen Sie dieses nicht druckbare Zeichen, was manchmal Systeme liefern. Hier hat es ein Mensch geliefert. Okay, also mit der Funktion CODE können Sie ermitteln, um welches Code-Zeichen es sich handelt. Da ich natürlich nicht hier an der Stelle dieses Zeichen markieren, kopieren und in den -- "Start" "Suchen" -- Ersetzen-Dialog einfügen kann, das funktioniert nicht, kann ich aber sagen, ich möchte sie gerne rauswerfen. Variante 1: Bitte, "=SÄUBERN", säubere mir mal diesen Text -- "Enter" -- von diesen nicht druckbaren Zeichen und Sie sehen, was hier passiert. Die sind alle verschwunden. An der Stelle höre ich dann immer ein Kritisches: "Ich will aber ein anderes Trennzeichen. Das war ja mal ein Trennzeichen, da hat sich unser System damals was gedacht, aber das kann Excel nicht..." Und so weiter. Klar, klar. Natürlich, wir müssen es richtig ersetzen. Und Achtung: "Ersetzen", die Funktion heißt nicht ERSETZEN in Excel, sondern "=WECHSELN". Mit WECHSELN können Sie aus diesem Text das alte Zeichen, das kann ich natürlich nicht so reintippen, sondern das generiere ich mal wieder mit ZEICHEN(7)... Ersetze mal bitte das Zeichen, die 7 habe ich ja gerade ermittelt, durch entweder ein Schrägstrich, ein Semikolon oder was auch immer Sie möchten, Klammer zu, "Enter". Und sehen, was er jetzt gemacht hat. Wunderbar, so brauche ich die Liste. Er hat quasi diese nicht druckbaren Zeichen, diese Sonderzeichen, diese unmöglichen Zeichen durch ein für mich vernünftiges Zeichen ersetzt und eben dieses Zeichen kann ich jetzt als Trennzeichen verwenden, wenn ich beispielsweise die Liste markieren, kopieren, als Werte einfügen würde und nun kann ich das Ganze mit "Daten" "Text in Spalten" mit einem Trennzeichen, mit einem Semikolon als Trennzeichen trennen lassen, "Weiter", "Fertig stellen". Und schon stehen die Bundesländer und deren Hauptstädte in zwei getrennten Spalten. Also, keine Angst vor solchen komischen Zeichen. Mit der Funktion SÄUBERN bekomme ich es raus. Mit der Funktion CODE kann ich mir die Code-Zahl ermitteln lassen. Es muss nicht 7 sein, es kann auch eine andere Zahl sein. Wenn Sie sowas mal generieren müssen, nehmen Sie die Funktion ZEICHEN dafür und mit der Funktion WECHSELN und ZEICHEN können Sie eben dieses Zeichen ersetzen lassen.