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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 23: Drop-down-Listen synchronisieren

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Hallo, mein Name ist René Martin. Synchronizität. Tolles Wort gell. Ich versuche es noch einmal. Synchronizität. Ich möchte gerne Listen synchronisieren. Nein, nicht einfach nur einen Bezug -- ist gleich, anderes Tabellenblatt, Klick auf Zelle A1 --, sondern ich möchte gerne Drop-down-Listen synchronisieren. Da ist es wieder: synchronisieren. Also konkret, wird bei einer Liste, beispielsweise einer Hauptkategorie, etwas ausgewählt, wird eine andere Liste dynamisch mit den entsprechenden Daten gefüllt. Eben synchronisiert. Schauen Sie zu, was ich meine und vor allen Dingen, wie es funktioniert. Manchmal werde ich gefragt, wie so was geht. In der Schweiz gibt es einen Kanton der heißt Luzern, Abkürzung LU, hat eine Fläche und Einwohner. Wenn ich nun den Kanton ändere beispielsweise in Uri, dann wird mir die entsprechende Abkürzung und Fläche gezeigt, oder fahren wir nach Freiburg oder wie wäre es mit Basel oder Bern, sehe ich gerade, dann holt er sich das raus. Das ist nicht sehr aufregend, das kann man mit SVERWEIS oder INDIREKT-Vergleich machen. Wenn ich allerdings nun in ein anderes Land gehe, ich lösche das mal, und mache hier beim Land Deutschland, wähle dort aus, jetzt sehen Sie die deutschen Bundesländer. Ach nein, ich wollte doch lieber Österreich haben. Und was passiert nun? Nun wechselt er, wie wäre es mit Salzburg oder der Steiermark, in die entsprechenden Kategorien rein. Ja, wie ist gemacht? Wie kann ich denn so zwei Drop-down-Listen synchronisieren? Also je nach Auswahl des Landes wird hier das entsprechende Bundesland oder der Kanton angezeigt. Es gibt mehrere Möglichkeiten hierfür. Die eine heißt Formeln, INDIREKT, SVERWEIS und so weiter, die andere ist viel einfacher, man kann es mit Namen machen. Nun, die erste Liste, die drei Länder, Schweiz, Deutschland, Österreich, das kann man hartcodiert eintragen in der Datenüberprüfung, "Datenüberprüfung", da steht als Quelle die drei Länder drin. Wenn Sie viele haben, können Sie natürlich auf einen Bereich verweisen, der entweder auf dem gleichen Tabellenblatt oder einem anderen Tabellenblatt sich befindet. Das Schwierige ist die Synchronisation zwischen den beiden Listen, wenn hier etwas ausgewählt wird, dann hätte ich ganz gerne, dass von dem Land, natürlich nicht die Steiermark, sondern von dem Land Schweiz der entsprechende Kanton ausgewählt wird. Nun, dazu habe ich mit Namen gearbeitet, Sie sehen hier auf der linken Seite, Deutschland taucht mehrmals auf mit den entsprechenden Bundesländern, ebenso auch Österreich und die Schweiz. Ich habe den Bereich hier bis Thüringen einen Namen gegeben, ich habe ihn markiert und ihn einfach Deutschland genannt. Umgekehrt bei Österreich genauso, das kann man auch sich anzeigen lassen, Österreich oder Schweiz. Ich habe den einzelnen Kantonen, den einzelnen Bundesländern Namen gegeben. Und nun kann ich mit der Datenüberprüfung mit der Funktion "=INDIREKT" auf den Namen verweisen, das heißt, die Zelle hier, E2, liefert mir Schweiz, den Text S-C-H-W-E und das wäre ja nur der Text, das heißt, er würde dann nur den Text Schweiz zulassen. Das will ich aber nicht, ich hätte ganz gerne, dass dieser Text umgewandelt wird in einen Verweis auf den Namen, und das geschieht eben mit dieser Funktion INDIREKT. Damit versteht er Schweiz nicht mehr als Zeichenkombination, sondern als Bereichsfeld. Und damit sind schon die beiden Listen miteinander synchronisiert. Das heißt, die einfachste Variante ist sicherlich, als Quelle die Funktion INDIREKT zu verwenden; hat den Nachteil, man muss Namen festlegen, hat den Vorteil, es geht recht einfach. Die Alternative zeige ich Ihnen mal hier hinten. Ich habe hier mit einem SVERWEIS darauf zugegriffen und habe je nach Kanton, je nach Land, das ausgewählt wird, entweder aus Deutschland oder Österreich oder der Schweiz die entsprechenden Informationen rausgeholt. Das heißt, ich baue mir hier mit INDIREKT zusammen, aus dem Land "E2!", ich habe hier A1 bis E99 genommen, die Spalte B2, also die zweite Spalte, hier die dritte, vierte Spalte, FALSCH, weil wir exakt suchen. INDIREKT deshalb, weil hier wieder Schweiz, S-C-H-W-E wäre ein Text, und der Text muss verstanden werden als Verweis auf das Blatt, das "Schweiz" heißt, und das leistet die Funktion INDIREKT. So, und SVERWEIS holt sich dann eben aus diesem Blatt von diesem Bereich die Zelle F2 raus und liefert mir die entsprechenden Informationen. Falls Blödsinn drin ist, zum Beispiel, ich wähle Schweiz, Zürich -- klappt. Ich wechsle jetzt auf Deutschland, in Deutschland gibt es natürlich kein Zürich, dann findet er nichts und zeigt auch nichts an, also er findet im Blatt "Deutschland" kein Bundesland Zürich, und deshalb eben, wenn Fehler, würde er einen Fehler, nicht vorhanden, NV, liefern, und um dies zu unterdrücken, habe ich außenrum noch einen WENNFEHLER gemacht. Sie hätten also auch diese Datensynchronisation in der Liste mit SVERWEIS beziehungsweise mit INDIREKT bauen können. Die Lösung sehen Sie hier, müsste man nur einfügen in die Datenüberprüfung.