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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 2: Leerzeichen löschen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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  Lesezeichen setzen

Transkript

Ich gestehe es, ich hasse Leerzeichen, und ich heiße René Martin. Zu letzterem, ich liebe Excel, zu ersterem, ich hasse Leerzeichen nicht generell. Beispielsweise zwischen meinem Vornamen und meinem Nachnamen möchte ich schon ein Leerzeichen haben, damit die beiden Namen nicht zusammenkleben, aber nicht dahinter. Viele Anwender, die früher auf der Schreibmaschine tippen gelernt haben, sind es gewohnt, hinter einem Text ein Leerzeichen einzugeben. Gewohnheit, eine dumme Gewohnheit, eine sehr ärgerliche Gewohnheit, wenn es darum geht, diese Daten weiterzuverarbeiten. Ich zeige Ihnen mal, warum ich so scharf auf dieses Phänomen reagiere und wie man dieses Problem lösen kann. Warum mag ich keine Leerzeichen? Hier ist kleine Verkaufsliste, die erste Zeile wurde fixiert, wie viel haben wir denn? Strg + Pfeil nach unten, aha, 300 Zeilen. Sie sehen in der Spalte C einige Verkäufernamen und würde ich nun nach dem Verkäufer filtern, DatenFiltern, Position eins, schauen wir uns das Ganze mal an. Dann habe ich hier Claudia, Hans, Joachim, Ludovico, Ottilio, das passt doch, sieht doch eigentlich gut aus. Das Problem wird deutlicher, wenn wir sortieren. Schauen wir uns die Sortierung mal an. Ich sortiere die Liste mal, zuerst nach dem Verkäufer. Innerhalb des Verkäufers, Ebene hinzufügen, sortiere ich mal nach dem Datum. Claudia hat verkauft im Oktober 2016, November, Dezember. Wenn ich jetzt weiter runterscrolle, ja, hatte auch noch ein paar Verkäufer, dann erstaunt mich, jetzt fängt sie wieder im November an zu verkaufen, November 16, das ist doch eigentlich vor Januar 17, Dezember 16, ist immer noch Claudia. Das gleiche Spiel natürlich. Oktober 16, November 16, Dezember 16, und dann geht es wieder los: November 16. Das Problem wird klar, wenn ich hier in die Zelle ein Doppelklick reinmache, dann stelle ich fest, hier steht Hans Castorp, Leertaste drin, dagegen hier oben Doppelklick. Hier ist kein Leerzeichen hinter dem Hans Castorp und das ist natürlich fatal. Sie sehen zwar nicht beim Filtern, aber beim Sortieren, oo, es sortiert natürlich zuerst mal die ohne Leerzeichen, dann die mit Leerzeichen. Noch schlimmer wird das Ganze, wenn Sie eine Pivot-Tabelle aufsetzen. EinfügenPivot-Tabelle. Ich mache mal auf dem neuen Arbeitsblatt, OK, ziehe die Verkäufer runter in die Zeilen, Sehen Sie sofort, jeder Verkäufer steht zweimal drin. Hätte ich sogar noch mehr Leerzeichen, würden sie noch häufiger drin stehen. Das kann es natürlich nicht sein. So kann ich die Liste nicht brauchen. Die erste Frage: Wo befinden sich die Leerzeichen? Die zweite Frage: Wie kriege ich die Leerzeichen möglichst schnell raus? Nun dafür gibt es auch einige Techniken, einige Tricks. Ich mache die Liste wieder in die ursprüngliche Reihenfolge, das heißt, ich sortiere sie mal, DatenSortierenA bis Z, So machen Sie kreuz und quer. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Leerzeichen am Ende der Texte haben, dann können Sie ganz einfach die Spalte markieren und Start rechtsbündig formatieren. Dann sehen Sie sofort, oo, hinter Hans ist ein Leerzeichen, hinter Joachim ist eins. Wo sind sie denn? Hier ist wieder eins und so weiter. Sie können auch mithilfe einer Funktion ermitteln. Wenn ich mit Strg + eine Spalte einfüge, oder rechte Maustaste Zellen einfügen, dann kann ich mir den letzten Buchstaben, ich gehe mal ganz nach oben, kann ich mir den letzten Buchstaben mit der Funktion ISTGLEICH rechts herausholen. Rechts von dieser Zelle, rechts von dieser Zelle ein Zeichen liefert mir entweder einen Buchstaben oder ein Leerzeichen. Das heißt, umgekehrt wir könnten nun um diese Funktion rechts nun eine Wellenfunktion aufbauen, wenn die rechteste Information, wenn das rechteste Zeichen, wenn das letzte Zeichen, ein Leerzeichen ist, dann schreib mal bitte in die Zelle ein X, ansonsten ist alles okay, Gänsefüßchen, Gänsefüßchen, Enter! Und wenn Sie das nun runterziehen, ha, ha, sieht man sofort die Ausreißer. Okay. Und wie bekommt man das Ganze raus? Nun, ersetzen kann ich nicht, ich kann nicht sagen, bitte such mal die Leerzeichen, ersetze sie durch nichts, denn dummerweise steht hier immer Vorname, Nachname in dieser Zelle, also hier kann ich nicht einfach die Leerzeichen entfernen, aber Excel stellt eine Funktion zur Verfügung, füge mal eine neue Spalte ein. Die Funktion heißt Glätten oder ganz genau FormelnTextFunktion glätten. Löscht die Leerzeichen in einem Text und Achtung, es ist schlecht übersetzt aus dem Englischen, gemeint ist, löscht die Leerzeichen in einem Text am Anfang oder am Ende. Das haben sie das aus dem Englischen leider unterschlagen Gemeint ist natürlich, am Ende des Textes werden die Blanks, die Spaces entfernt, Glätten. Er fragt von welchem Text, natürlich hier wieder von dem da. OK, und Sie sehen, das Leerzeichen zwischen Hans und Castorp bleibt in Frieden, wenn ich das Ganze runterziehe. Sieht es ganz gut aus. Oder probe auf das Example, Wenn ich mich unterhalb der Liste befinde, Strg + Pfeil nach unten, dann kann ich ISTGLEICH mit der Funktion Zählen wenn von dieser Spalte Shift + Strg + Pfeil nach oben zähle mir mal in dieser Spalte den Text Hans Castorp, so schreibt man in, okay sind 31 Mal und wenn ich nun die Formel kopiere, und diese Formel hier drüben einfüge, dann sehen Sie hier 36. Klar, hier hat er natürlich Hans Castorp nur die ohne Leerzeichen gezählt, was fatal ist, weil es stehen ja auch noch andere drin, die nur falsch geschrieben sind. Hier hat er sie auch mitgezählt. Das heißt also, wenn Ihnen das Problem unterlaufen sollte, manchmal passiert es wirklich, dass Menschen aus Versehen Leerzeichen reinmachen, manchmal machen auch Maschinen, heißt Systeme ein Leerzeichen rein. Verwenden Sie die Funktion Glätten. Damit bekomme ich es raus. Wenn Sie wissen wollen, wo Sie sind, machen Sie es rechtsbündig oder suchen Sie das Ganze mit der Funktion das rechteste Zeichen rechts von diesem Text, einen Buchstaben. Kann mit einer Wendfunktion drüber fallen. Das Ganze konnte man in einer bedingten Formatierung einbinden, und so finden Sie die Ausreißer und können die Ausreißer natürlich schnell glatt bügeln.