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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 19: Spezialfilter einsetzen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Grüß Gott, René Martin heiss ich. Jeder von uns, der mit Excel arbeitet und da schließe ich mich selbst mit ein, arbeitet mit dem Filter, genauer mit dem AutoFilter. Eigentlich schade, seit vielen Versionen führt der Spezialfilter ein Schattendasein, neben seinem großen Bruder, dem AutoFilter. Zu unrecht, wie ich finde, denn es gibt mehr als eine Aufgabe, bei der man ihn einsetzen kann. Schließlich heißt er ja auch im Englischen "Advanced Filter", also fortgeschrittener oder erweiterter Filter. Schauen Sie mit mir an, wo man das Teilchen einsetzen kann und wie der Spezialfilter funktioniert. Eine Liste, eine größere Liste. Schauen wir denn uns mal an. Ich hab hier 48.000 Zeilen mit allen möglichen Fantasienamen. Orte, Mitgliedschaft und so weiter Informationen. Diese Liste bekomme ich als Update, sagen wir mal, jede Woche und jedes Mal muss ich bestimmte Informationen rausfiltern. Nun ist es mir zu umständlich, jedes Mal über "Daten" den AutoFilter einzuschalten und zum Beispiel die Orte, klick, klick, klick, klick, jeweils einzuschalten. Nein, das geht wirklich nicht. Deshalb kann man sich mithilfe des Spezialfilters an einer anderen Stelle, ich gehe mal auf ein zweites Tabellenblatt "Ort", einige Ortsnamen reinschreiben, beispielsweise untereinander. Beispielsweise nehmen wir mal ein paar Orte aus Deutschland. Frankfurt, Muenchen. Achtung, ich habe in der Liste keine Umlaute drin. Machen wir Köln, Hamburg, Berlin, Leipzig, Stuttgart, Mannheim, Dortmund, Düsseldorf, wollen Sie noch etwas? Ach, Dresden ist auch schön. Dresden hätte ich gerne. Stellen Sie sich vor, Sie müssten immer wieder diese Orte, weil dort sind unsere Standorte, klick, klick, klick, klick, ratsch, ratsch, ratsch, klick, klick, klick, anklicken. Das wäre natürlich sehr mühsam. Deshalb definiere ich so meinen Spezialfilter und sage ihm: Ich hätte ganz gerne diese Daten mithilfe dieser Kriterien dorthin gefiltert. Wichtig, wenn Sie den Spezialfilter verwenden, Sie müssen auf dem Tabellenblatt sitzen, wo die Daten hin sollen, sonst klappt es nicht. Den Spezialfilter finden Sie unter "Daten" sehr versteckt, "Filtern" hier etwas eigenwillig beschriftet als "Erweitert". Wenn ich auf "Erweitert" klicke, taucht eben der Spezialfilter auf. Ich möchte nicht an der gleichen Stelle Listen-Elemente ausblenden, sondern ich möchte gern die Liste echt an eine andere Stelle kopieren. Die Liste, klick, liegt auf der ersten Tabelle und hier darf ich übers Ziel rausschießen, kein Problem. Meine Kriterien liegen auf der zweiten Tabelle, und zwar hier. Achtung, da gibt es einiges zu beachten. Sie dürfen nicht so markieren, das wäre falsch, weil sonst würde er sagen, Frankfurt, München, Köln oder alle anderen. Wenn Sie so markieren, sagt er, Alle, die in der Spalte "Frankfurt" und so weiter, aber es gibt keine Spaltenbezeichnung "Frankfurt". Also, Sie müssen hier ganz exakt markieren. Das ist falsch, das ist falsch und das ist auch falsch. Also, so markieren, sonst klappt es nicht. Auch "Ort" darf nicht mit einem Leerzeichen hintendran geschrieben sein. Natürlich die Filterkriterien auch nicht, das wäre auch falsch. Kopiere es mal bitte nach auf das neue Tabellenblatt, auf die Zelle. "OK", mach mal. Sie sehen schon, Mannheim, Köln, Dresden, sieht doch gut aus. Genau die Orte, die ich ihm gesagt habe. Machen wir nochmal. ich hätte ganz gerne als Kriterien, wir haben hier drüben beispielsweise einen Jahresbeitrag. Wir machen mal die Vielzahler, alle deren "Jahresbeitrag" muss es richtig schreiben, größer ist als 180 Euro, aber deren Jahresbeitrag kleiner ist als 190 Euro. Achtung, ich muss den Jahresbeitrag hier wiederholen, ich muss ihn nochmal schreiben. Er muss jede Spalte, die er haben will, hier nochmal haben. Das heißt, das ist ein zwischen, das ist ein logisches "und", das steht nebeneinander. Das ist ein logisches "oder", das steht untereinander Jahresbeitrag und Jahresbeitrag Sie könnten auch zum Beispiel "Ort", "München" und "Jahresbeitrag" größer als 180, das würde auch gehen. Ich muss auf jeden Fall die Spalte reinschreiben und unten drunter die Kriterien. Machen wir es nochmal. In dieser Tabelle hätte ich ganz gerne ab hier mithilfe des Spezialfilters an eine andere Stelle kopiert. Das ist meine Liste, die Kriterien das sind meine Kriterien, erstmal die beiden. Kopier mal nach, er hat sich gemerkt von A1 bis N1, kann ich lassen. Wenn Sie ängstlich sind, klicken Sie es noch mal an. Und Sie sehen jetzt hier 180, 188, 184, größer als, prima. Das sind genau die hier. Hätte ich die Münchner Vielzahler gefiltert, dann hätte ich eben aus der Liste die bekommen. Wenn ich jetzt eine "oder"-Filterung haben möchte, ich möchte ganz gerne alle, die in München wohnen, aber auch alle, die viel bezahlen, dann muss ich es so schreiben: Alle, die in München wohnen, egal, was Sie bezahlen, alle, die mehr als 180 Euro zahlen, egal, wo Sie wohnen. So etwas geht mit dem AutoFilter nicht. Das heißt, ich kann hier durchaus ganz komplexe Dinge zusammenbauen. Beispielsweise ich habe hier ein Geschlecht, ein Nachnamen, eine Postleitzahl, ein Ort und so weiter, ein Jahresbeitrag. Ich könnte durchaus alle Frauen, deren Jahresbeitrag größer ist als 180 Euro. Außerdem brauche ich alle Männer, die im Ort "Hamburg" wohnen. Ich brauche aber auch noch alle Männer, die auch noch in Köln wohnen und zusätzlich: egal, welches Geschlecht sie haben, ich brauch auch noch mal alle "Mitgliedschaft" "Silber". So etwas kann ich nicht mit dem AutoFilter anklicken, weil er bei Mehrfachauswahl zum Beispiel Geschlecht: weiblich, Ort: München, jeweils ein "und" dazwischen schaltet, Ich kann hier kein "oder". Aber dieses "oder" ist möglich, also, entweder in München wohnend oder hoher Jahresbeitrag oder beides. Schauen wir es uns mal an, die Tabelle wird wieder gelöscht. Ich fang hier in der Zelle an, ich hole mir nochmal den Spezialfilter, filter an eine andere Stelle. Die Liste. Meine Kriterien liegen hier auf der Tabelle, diese sechs Zellen werden markiert, bitte dorthin filtern und Sie sehen entweder Münchner, ich fahr mal ganz runter, haben wir hier nur Münchner Vielzahler. Das ist ein schlechtes Beispiel. Da probieren wir ruhig mal das Letzte aus, was ich hier konstruiert habe und sollte natürlich vorher noch die "Mitgliedschaft" richtig schreiben. Also noch ein Versuch. Habe ich beim Generieren dieser Zahlen schlechte Zahlen generiert. Also, an eine andere Stelle. Die Liste liegt hier. Meine Kriterien, die ich gebaut habe, liegen eben hier, an eine andere Stelle. Und hier sehen Sie es: Entweder "Silber" oder was hatte ich hier noch mal? Alle Frauen, die viel zahlen. Wer zahlt denn viel? 20, 20, 20. Da war eine Frau, Frau, Frau Almath zahlt viel. Oder alle Männer aus Hamburg oder Köln, alle Männer aus Köln oder der Kulmbacher ist drin, weil das wieder eine Frau ist, eine Frau Kulmbacherin aus Hamburg ist bestimmt auch, da ist ein Hamburger auch drin. Also, Sie sehen, mithilfe des Spezialfilters kann ich ganz komplexe Kriterien mir zusammenbauen, muss natürlich vorher probieren, ob es wirklich passt, ob ich mich nicht vertippt hat, ob die Kriterien stimmen. Ich kann diese Kriterien abspeichern, das geht auch nicht beim AutoFilter, das Ergebnis wird in eine neue Tabelle geschrieben. Achtung, ohne Bezug zur alten Tabelle. Würden sich die Originaldaten ändern, wird der Spezialfilter oder das Ergebnis des Spezialfilters nicht geändert und ich denke, die Dinge sollte man im Hinterkopf haben, wenn Sie häufig Filterungen anstellen.