Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 17: Datenschnitt für mehrere Pivottabellen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Ich darf mich vorstellen, René Martin, Excel-Trainer. Ich erinnere mich noch gut an die Begeisterung einer Teilnehmerin in einem Excel-Kurs, als wir uns Datenschnitte angesehen haben. Ein visuellen Filtern hat sie es genannt. Eine gute, zutreffende Beschreibung. Allerdings, ihre Begeisterung wurde gedämpft, als wir uns folgendes Problem anschauten: Gegeben sei eine Liste. Auf dieser Liste wurden, sagen wir mal, drei Pivot-Tabellen aufgesetzt. Wenn man nun einen Datenschnitt einfügt, wirkt er sich leider nur auf eine Tabelle aus. Nun, da muss man schon ein bisschen tricksen. Zu abstrakt? Ich zeige Ihnen mal, wovon ich spreche und stelle Ihnen auch meine Lösung vor. Eine kleine Liste mit ein paar Dummy-Werten, "Strg+Pfeil nach unten", nicht sehr groß, 76 Zeilen, wunderbar. Verkäufer verkaufen Artikel an bestimmte Kunden, jeweils eine bestimmte Menge und ein Umsatz. Eine hervorragende Liste für eine Pivottabelle. Ich füge sie mal schnell ein, "Einfügen" "PivotTable", auf dem "Vorhandenen Arbeitsblatt", am besten hier nebendran und ich würde ganz gerne sehen, welcher Verkäufer, welchen Umsatz macht. Nebendran wüsste ich doch auch noch ganz gerne -- du, Liste, "Einfügen" "PivotTable", auf dem vorhandenen Arbeitsblatt nebenan, okay -- welcher Verkäufer, welche Stückzahlen hat, also welche Menge verkauft. Okay. Und schließlich interessieren mich natürlich auch noch die Kunden, das heißt, basierend auf der Liste, "Einfügen", erstelle ich eine dritte Pivot-Tabelle auf dem gleichen Blatt auch nebendran. Okay, hier an der Stelle. Welcher Kunde hat welchen Umsatz gemacht? Oder vielleicht sogar beides, Umsatz und Menge. Zeige es mir mal an. Wunderbar. Stellen sich vor, wir haben nicht nur drei Verkäufer, sondern vielleicht 30 und manchmal interessieren mich ganz bestimmte, dann wäre es natürlich sinnvoll, hier in dieser Pivot-Tabelle einen Datenschnitt einzufügen. Das heißt, ich kann den Datenschnitt auf die Verkäufer legen -- okay -- und kann nun hier die Verkäufer, nur den "Sauerbier" oder nur den "Weidner" rausfiltern. Sie sehen hier die entsprechenden Zahlen. Ich kann hier einen "Datenschnitt einfügen" über den Verkäufer -- okay -- und nur die Breuer-Daten rausfiltern. Sie ahnen natürlich, was ich will. Es ist ja doof, wenn ich hier einmal den Sauerbier und hier einmal habe, muss ich jedes Mal umschalten. Kann man die nicht irgendwie synchronisieren? Kann man die nicht irgendwie...? Klar kann man die... Natürlich geht das. Das Problem liegt darin, dass ich es schon vorher machen muss. Ich werfe hier mal den Datenschnitt raus. Ich werfe auch mal die letzten beiden Pivot-Tabellen raus. Das heißt, du, Pivot-Tabelle, wirst entfernt, ebenso wie du, Pivot-Tabelle. Ich leg auf diese Pivot-Tabelle bereits hier, nachdem ich sie erstellt habe, einen Datenschnitt. Okay, auf dem Verkäufer, okay. Ich lasse mal wieder alle drei anzeigen. Wunderbar, sehe ich alle drei Verkäufer, so war es ja am Anfang. Jetzt kopier ich diese Pivot-Tabelle nach nebenan, füge sie hier ein, nach nebenan und füge sie noch mal ein; kann ich auch mit "Strg+V" einfügen. Okay, wunderbar. Wo kommt der her? Ist noch der alte Datenschnitt von der alten Tabelle. So, der Witz ist, jetzt habe ich natürlich einen Datenschnitt, der auf alle drei Pivot-Tabellen zugreift. Sie ahnen, was ich jetzt gleich machen werde, ich ändere einfach die Pivot-Tabelle ab. Nein, hier wollten wir nicht den Umsatz sehen, sondern die Menge. Nein, hier wollten wir nicht den Verkäufer sehen, sondern den Kunden sehen und zusätzlich zum Umsatz auch noch die Menge. Und probieren wir es mal aus. Wenn ich jetzt hier... Na, komm her! Ich will es sehen. Wenn ich jetzt hier von "Sauerbier" auf "Breuer" umschalte, sehen Sie, die Zahlen ändern sich hier oder auf "Weidner", alle drei Pivot-Tabellen, "Strg-Taste", sind synchronisiert mit diesem Datenschnitt. Es ist also durchaus möglich, einen Datenschnitt auf mehrere Pivot-Tabellen anzuwenden. Der Trick liegt einfach darin, dass Sie vorher die Pivot-Tabellen kopieren müssen und quasi basieren müssen auf einer Pivot-Tabelle. Das heißt, die beiden Pivot-Tabellen ziehen ihre Daten eigentlich von dieser Pivot-Tabelle.