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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 15: Erweiterte Suchoptionen nutzen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Was haben diese Dinge gemeinsam? Schlüssel, Handy, Brille, Geldbeutel, Stift. Richtig, wir suchen sie, ich auch. Ich heiße René Martin und ich bin häufig am Suchen. Natürlich habe ich ein System, natürlich merke ich mir, wohin ich die Dinge lege, dennoch, manchmal eben nicht und dann geht die Suche los. Rund ums Suchen und vor allen Dingen ums Finden soll es auch hier gehen. Kennen Sie Janosch? Der Bär geht in den Wald, um Pilze zu finden, nicht um sie zu suchen. Wenn Sie abwinken: ""Strg+F", kenne ich, damit kann ich Müller, Meier, Huber in einer Liste finden." Nun, Excel kann auch ein bisschen mehr. Ich zeige Ihnen mal was. Vom Suchen und Finden. Schon wieder so eine Monsterdatei. Das heißt, hier habe ich nicht nur irgendwelche Informationen, Formeln, Zahlen, Texte, verstreut auf verschiedene Bereiche, an verschiedenen Stellen der Tabelle, da verliert man leicht den Überblick, wo steht denn eigentlich was. Deshalb müssen wir hier mit Sicherheit suchen und sollten natürlich auch finden. Deshalb sollten wir uns diesen Assistenten, diesen Suchassistenten, einmal genauer ansehen. Nun, ich wechsle über "Start" auf "Suchen und Auswählen" "Suchen", und dort kann ich nicht nur nach einem Text suchen oder einer Zahl suchen, sondern Sie können, wenn Sie die Optionen aufklappen, auch noch Formate suchen. Sie können ein bestimmtes Zellformat, ein Zahlenformat, eine Hintergrundfarbe und so weiter suchen und Sie können nicht nur auf dem einen Blatt, sondern Sie können auch in der ganzen Arbeitsmappe suchen. Das ist hier natürlich obsolet, weil wir hier nur ein Tabellenblatt haben. Also wichtig, hinter dem reinen "Suchen"-Dialog verbirgt sich noch ein bisschen mehr, hier können Sie auch nach Formatierungen suchen. Geht auch noch mehr. Sie können auch suchen, Sie können auch Formeln suchen. Wenn ich hier auf "Formeln" wechsle, werden alle Zellen markiert, hinter denen sich Formeln verbergen. Hier sehen Sie bereits eine. Das Umgekehrte wäre: "Bitte markiere mal alles, hinter denen keine Formeln sind, also Konstanten." Natürlich muss ich erst die Markierung auflösen, sonst sucht er in den "Formeln" "Konstanten". Und jetzt markiert er alle Zellen, in denen Texte oder Zahlen stehen, prima. Manchmal ist es auch interessant herauszufinden, wo sind bedingte Formatierungen. Auch die können Sie finden, hier über "Bedingte Formatierungen." Da sind tatsächlich welche drin. "Wie lauten die denn? Zeige mir mal die Regeln an." Tatsächlich, die werden rot, wenn sie größer sind als 1000, hier natürlich noch nicht, hier ist nichts rot. Interessant. "Datenüberprüfung", gibt es so etwas? Nein, so was haben wir hier nicht auf der Tabelle, da ist alles okay. Und "Kommentare"? Ja, Kommentare werden auch gefunden. Gut, die hätte ich auch mit "Überprüfen" "Nächster" finden können oder hätte sie alle einblenden können, aber -- warum nicht? -- man kann sie auch über "Start" suchen lassen. Dann gibt es noch etwas Wichtiges: “Start” “Suchen und Auswählen” “Inhalte auswählen”. Damit kann ich beispielsweise Objekte suchen -- das habe ich schon häufig gebraucht. Gibt es irgendwo versteckt auf der Datei ein Bild, eine Autoform, ein Diagramm oder Ähnliches? "OK". Und hier in der Datei gibt es nichts. Lösen wir die Markierung erst mal auf, um sicher zu sein, dass "Inhalte auswählen" "Objekte" wirklich kein Objekt findet. Tatsächlich. "Inhalte auswählen". Hier können Sie nochmal Konstanten und Formeln suchen. Hier können Sie auch Leerzellen suchen, das kann auch manchmal interessant sein. "Bitte markiere nur die Leerzellen, weil euch möchte ich jetzt grün formatieren." Und Sie sehen nur die leeren Zellen. Und Sie sehen auch, unter der Tabelle wird nichts mehr markiert. Also, würde ich nun anfangen zu formatieren, wird wirklich nur der leere Bereich formatiert. Suche mir die Leerzellen, das war der hier. Der aktuelle Bereich ist hier wahrscheinlich obsolet, weil hier habe ich keinen zusammenhängenden Bereich, das heißt, das entspricht der Tastenkombination "Strg+*", Steuerung der Multiplikationszeichen. Er schaut nach links, rechts, oben, unten: "Wie weit kann ich rauf-, runtergehen?" Und wir haben beispielsweise hier rechts eine Spalte, die ist bis hierhin gefüllt, deshalb wird der zusammenhängende Bereich markiert, das heißt "Suchen und Auswählen" "Inhalte auswählen" "Aktueller Bereich" "OK", nimmt das hier. Und das würde auch die Tastenkombination "Shift+Strg+*" leisten. Eine Array, eine Matrixfunktion, haben wir hier nicht, das heißt, so etwas kann ich hier nicht suchen. Zeilen- und Spaltenunterschiede, ob es Informationen mit unterschiedlichen Informationen drüber, drunter gibt. Suche die Vorgänger-, Nachfolgerzellen von den Formeln. Das entspricht diesen "Formeln", "Spur zum Vorgänger", "Spur zum Nachfolger". Und schließlich haben wir noch bei "Suchen und Auswählen" "Suche Inhalte" "Letzte Zelle". Das entspricht der Tastenkombination "Strg+Ende". Bedingte Formate und Datenüberprüfung habe ich ja direkt hier im "Suchen"-Dialog. Also, letzte Sache, "Letzte Zelle" "OK". Entspricht diesem -- sehen Sie jetzt, tatsächlich, da ist etwas drin -- "schwer" beziehungsweise Position 1, hier ist auch etwas drin. "Strg+Pos1" "Strg+Ende", das geht auch per Tastenkombination. Also, wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, wenn Sie nicht sicher sind bei großen Dateien, wo ist es, wie finde ich es, werfen Sie doch einmal einen Blick in diesen Suchdialog, ich finde ihn recht interessant, weil da kann man eine ganze Menge finden.