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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 14: In Diagrammen Elemente ausblenden

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Daten in Excel mit Hilfe von Diagrammen zu visualisieren ist Klasse. Diagramme sind einfach zu erstellen, leicht anzupassen, können eine ganze Menge und sind vielfältig einsetzbar. Dennoch, wenn sie mit Diagrammen gearbeitet haben, werden Sie feststellen, dass Sie an die Grenzen stoßen. Ein paar Dinge gehen nicht. Geht nicht? Gibt's nicht! Kennen Sie den Spruch? Meine Name ist René Martin und ich bin ein Fan von Tüfteln, bin ein Fan davon, zu versuchen, wie man die Systeme überlisten kann. Ich zeige Ihnen mal ein paar Kniffe hier, wie man mit geschicktem Ausblenden Lücken erzeugen kann und somit Excel überlisten kann. Wie geht denn sowas? Halbkreise in Excel geht ja eigentlich nicht, funktionieren nicht, sowas gibt es nicht. Mit einem kleinen Trick kann man sie aber doch machen. Hier habe ich die Zahlen der letzten Wahl der USA beziehungsweise die Ergebnisse, wieviele Demokraten und wieviel Republikaner haben zur Zeit wieviel Sitze im Repräsentantenhaus. Hier oben stehen die Zahlen, ich kopiere mal diese vier Zellen an eine andere Stelle, hier runter, füge sie dort ein, und basierend auf diesem Bereich erstelle ich nun mit "Einfügen" ein neues Diagramm, beispielsweise ein Kreisdiagramm, oder ganz genau ein Ringdiagramm, auf Englisch wird es auch Donut genannt. Diesen Ring hätte ich ganz gerne, "rechte Maustaste", formatiert, hätte ich ganz gerne die Innenringgröße etwas kleiner, also so, dass der Ring größer wird. Sie sehen es bereits hier, das gibt es nicht, ich habe keine Möglichkeit, "bitte laufe nur ein halbes Mal um den Kreis rum". Oder auch bei den Diagrammen, wenn Sie "Diagrammelement hinzufügen", es gibt nicht "halbes Diagramm". Oder "Diagrammtyp ändern", hier sind alle aufgelistet. Auch "Sunburst" bietet nicht ein halbes Diagramm. Irgendwie muss man das anders machen, muss man anders lösen. Es gibt keine halben Diagramme. Also, es gibt weder eine Option "Bitte laufe nur einen bestimmten Prozentteil um den Kreis", noch gibt es einen Diagrammtyp, noch sonst eine Einstellung. Dann denken wir uns das anders aus, okay. Wenn die Zahl nicht einmal um den ganzen Kreis rumlaufen soll, sondern nur ein halbes Mal, dann muss ich zusätzlich zu den Zahlen nochmal die Summe dazu addieren, das heißt, ich ziehe hier die Summe dieser beiden Zahlen, das sind 435, markiere das Diagramm und ziehe diese Summe, diese 435 hier rein. Und jetzt sehen Sie, was ich gemacht habe. Nun ist ein Teil, zweiter Teil plus noch einmal die Summe hier drüben gespiegelt. Und jetzt ist eigentlich fast klar, was passiert, jetzt kann ich nämlich dich Teil über das Symbol "Datenreihenoptionen" drehen, probieren wir mal aus, dreh, dreh, dreh, dreh. Wo ist es denn? Ich verrate es Ihnen, bei 270 Grad ist er genau unten. Prima. Dann kann ich mir die Parteien anzeigen lassen, "rechte Maustaste", die Datenbeschriftung wird hinzugefügt. Okay. Zu der Datenbeschriftung könnten Sie auch noch Demokraten/Republikaner-Beschriftung hinzufügen oder unten als Legende lassen. Und ganz wichtig, den unteren Teil, damit der nicht erscheint, den formatiere ich weg, indem ich hier die Füllfläche, die Füllung auf "keine Füllung" setze. Ich könnte die Schriftfarbe genauso wegformatieren oder die darf ich sogar, Taste "Entf", rauslöschen. Na prima, die Farben muss ich noch ändern, die Schriftfarbe und schon habe ich das Diagramm. Lügen und Betrügen, und warum haben Sie das nicht gleich gesehen? Die Antwort, weil ich hier die Summe, sehen Sie, Summe, weil ich die mit der Schriftfarbe Weiß Ihnen wegformatiert habe, deshalb haben Sie es nicht gleich erkannt. So können Sie natürlich auch für den deutschen oder österreichischen oder schweizer Bundestag, Landtag und so weiter ein Parlament darstellen und die einzelnen Parteien in einem Halbkreis rumlaufen lassen. Ein zweites Beispiel, bei dem man auch ein bisschen schummeln muss, indem man ein paar Daten mehr hinzufügt. Vor einer Weile hat mich mal eine Teilnehmerin einer Excel-Schulung gefragt, sagen Sie mal, ich hätte ganz gerne Balken nebeneinander und übereinander, also in einer Reihe habe ich eine Vergleichsspalte zu anderen, die wieder differenziert sind nach verschiedenen Kategorien. Meine erste Antwort war, geht nicht. Geht nicht. Entweder übereinander oder nebeneinander. Aber ich kann nicht übereinander und nebeneinander, nebeneinander und übereinander, das funktioniert nicht, das geht nicht, das kann Excel nicht. Ich gebe zu, ich bin dann klein geworden, habe zu Hause ein klein bisschen probiert und habe festgestellt, es geht doch. Es geht doch. Man muss nur die Daten anders anordnen. Sie sehen, was ich hier gemacht habe, und zwar, die erste Kategorie, größer als 50 Jahre, die Zahl 49 steht hier. Zusätzlich zu der 49 steht in den anderen Kategorien keine Informationen mehr. Das heißt, dieses Nichts wird eigentlich hier oben drüber kummuliert, da ist plus nichts plus nichts plus nichts. Nebendran steht in der ersten Zeile "50 und älter" keine Information, in den anderen drei Zeilen, also Zellen, stehen Informationen, und die drei, weil sie untereinander stehen, werden natürlich kummuliert und tauchen hier übereinander auf. Hier wollte die Dame noch eine Leerspalte haben, damit der erste Block vom zweiten Block getrennt ist. In Excel gibt es leider keine Möglichkeit, hier unten in der Achse eine größere Breite zu erzeugen, das heißt, zwischen dem einen Teil und dem anderen Teil eine größere Lücke zu machen, das kann Excel nicht. Aber wenn ich hier ein bisschen schummele mit einer Leerspalte, dann wird eben diese Leerspalte übernommen. Das Gleiche nochmal, und ein drittes Mal und dann habe ich eben die drei Blöcke nebeneinander und untereinander. Also wenn ich die Daten so eingebe, wenn ich die Daten markiere, hier kann ich nicht einfach reinklicken, hier muss ich explizit markieren, und wenn ich nun über "Einfügen" Säulendiagramm, das gestapelte Säulendiagramm. Sehen Sie unten schon, bevor ich geklickt habe, ist das Ergebnis schon da. Der Rest ist wirklich nur noch Feintuning. Wenn Sie möchten, können Sie die Zahl natürlich auf den Balken anzeigen lassen, das heißt, Sie könnten hier, "Diagrammelement hinzufügen", noch eine "Datenbeschriftung" sich anzeigen lassen, in der Mitte, ja, in der Mitte ist vielleicht besser. So sieht das Ganze dann aus. Heißt also, manchmal, wenn man Lücken braucht, wenn man bestimmte Daten darstellen will, muss man vorhandene Daten anders anordnen oder auch Leerzellen einfügen, denn die Leerzellen werden als Null interpretiert und im Diagramm mit übernommen.