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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 13: Pivottabellen über mehrere Bereiche erstellen

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Wie lange kennen Sie Excel schon? Wenn Sie Excel vor der Version 2007, also vor Einführung des Menüsbandes des Ribbons kennen, also noch aus Zeiten in denen Excel Menüs hatte durch Dropdown-Menüs gesteuert wurde, dann wissen Sie vielleicht dass der Pivot-Tabellen-Assistent vor der Version 2007 anders aussah. Mein Name ist René Martin und mir geht es nicht, um die Benutzerführung oder Bedienung oder Veränderungen in Excel, sondern darum, Ihnen zu zeigen, dass der alte Pivot-Tabellen-Assistent eine Funktion hatte, die in der Version 2007 verschwunden ist. Man konnte damals mehrere Tabellen zusammenfassen, Nun, ganz ehrlich, verschwunden ist diese Funktion nicht, sie ist nur sehr gut versteckt. Ich zeige Ihnen, wo man sie finden kann. Ich habe hier auf mehreren Tabellenblättern mehrere Standorte. Sie heißen hier Harberg, Norderstedt, Bad Segeberg und Altona, und überall habe ich verschiedene Positionen. Plan, Ist, Ist-Plan. Ich möchte ganz gerne nun diese blätter zusammenfassen auf ein neues Blatt. einfügen. Nun, ich mache mal ein neues leeres Blatt und hätte ganz gerne eine Pivot-Tabelle, die mir tabellenübergreifend diese Blätter zusammenfasst. Unser AssistentEinfügen Pivot-Tabelle tut das leider nicht. Sie brauchen einen anderen Assistenten den Microsoft nach der Version 2003 sehr gut versteckt hat, und Sie finden ihn in dieser Symbolleiste für den Schnellzugriff entweder rechte Maustaste oder Klick auf das Pfeilchen in den weiteren Befehlen. Da dieser Befehl natürlich kein häufig verwendeter Befehl ist, sondern ein Befehl, der nicht im Menüband vorhanden ist, finden Sie ihn dort und dort ppp, wie Pivot-Tabelle, finden Sie den alten PivotTable- und PivotChart-Assistenten. Den kann ich hinzufügen und damit taucht das Symbol gleich hier oben in dieser Symbolleiste auf. Okay. Klicken wir auf das Symbol, und wer Excel vor der Version 2003 oder noch früher kennt, der kennt auch eben diesen alten PivotTabel-, Pivot-Tabellen-Assistenten, denn dort bekomme ich die Frage, frage nach mehreren Konsolidierungsbereichen. Weiter geht's. Ich bevorzuge die einfache Seitenfelderstellung mit der benutzerdefinierten, könnte ich noch Filter obendrüber einschalten, das erspare ich mir jetzt mal. Weiter geht's. Dann fragt er mich, wo liegt der erste Bereich. Der liegt natürlich auf dem blatt Altona, hier von der Zelle A1 oder fangen wir hier bei A2 an, ist noch besser, weil A1 durchgehende Überschriftszeile von A2 bis D27. Dieser Bereich wird hinzugefügt. Eben so haben wir einen Bereich bei Bad Segeberg oh, wie schön, er erkennt gleich den richtigen Bereich, klar weil er gleich groß ist. Dann kann ich ihn hinzufügen. Auch auf dem dritten Blatt Bereich stimmt, kurzer Blick, passt, hinzufügen, und das vierte Blatt ist natürlich genauso, hinzufügen. Weiter geht's. Dann fragt er, wo soll das hin, ja mach mal A auf dem bestehenden Arbeitsblatt, ich hätte auch ein neues anlegen können. Mach mal bitte hier auf das Blatt A3, A1, es ist egal, fertigstellen. Und Sie sehen, er hat die einzelnen Zeilenbeschriftungen zusammengefasst. Er hat Ist, Ist-Plan, Plan zusammengefasst. Wenn Ihnen das nicht gefällt, dann können Sie natürlich die Reihenfolge hier ändern, indem Sie die ganze Spalte markieren und einfach dieses Ist-Plan hinter dem Plan ziehen. So! Auch bei der Zeilenbeschriftung, wenn Sie hier genau schauen, er sortiert dummerweise oder netterweise nennen Sie, wie Sie wollen, sortiert alphabetisch. Wenn Sie hier die gleiche Reihenfolge haben wollen, dann müssen Sie die Kostenstellen oder die Positionen oder die Konten mit einer Nummer versehen, 0 1, 0 2, 0 3, damit Sie die gleiche Reihenfolge haben. Hätten Sie unterschiedliche Informationen, beispielsweise in Altona haben wir keine EDV-Kosten, sondern Computerkosten, Was passiert dann mit unserer Pivot-Tabelle? Wenn ich die rechte Maustaste aktualisiere, tauchen sie nun auf, hier unten. Jetzt nicht einsortiert stehen die Computerkosten in der Liste drin. Das heißt also, die Tabellen können von der Größe her unterschiedlich sein, können unterschiedliche Informationen haben, die werden zu einer Tabelle zusammengefasst Ich zeige es Ihnen noch mal. Ich habe hier auf dem letzten Tabellenblatt im ersten Quartal, oh, habe ich mich noch verschreiben, Sehen Sie das? 2016 muss das noch heißen. Habe ich natürlich im 2016, ersten und zweiten Quartal, liegen schon die Daten vor, Januar, Februar, März, April, Mai, Juni, jeweils Kurse, Anfänger, Programmierer. Hier haben wir Diagramme, aber hier haben wir keine Power User drin und die möchte ich gerne zusammenfassen. Gleiches Spiel, egal wo der Cursor steht. Ich hätte ganz gerne über mein neues Symbol PivotTabel and PivotChart eine Pivot-Tabelle, die aus mehreren Bereichen, die einfache Seitenfelderstellung reicht mir, Bereich 1 ist der hier, wird hinzugefügt. Jetzt hilft er mir nicht, weil erstens sind die Bereiche unterschiedlich halt ohne die Leerzeile, zweitens sitzen sie nicht auf verschiedenen Blättern, sondern auf dem gleichen Blatt. Hinzufügen. Wir sehen, ist ein klein bisschen Fleißarbeit aber so viel Arbeit ist es jetzt auch nicht. Hinzufügen. Auch ihr werdet hinzugefügt. Hinzufügen und das letzte noch. Und Sie sehen, die Richtung wie ich, markiere ich sie. Hier ist egal. Weiter geht's. Und das Ergebnis hätte ich ganz gerne. Ja, warum nicht? A23 fertigstellen hier als Pivot-Tabelle. Und Sie sehen, die verschiedenen Kategorien ob sie drin sind oder nicht, werden jetzt gruppiert, werden zusammen aufgelistet. Die verschiedenen Monate Januar, Februar, März, April, Mai, Juni werden hier aufgelistet. Das kann ich noch schmaler machen, wenn Sie möchten. Ich habe eine Verknüpfung zu den Tabellen. Wenn sich Werte ändern würden, würden sie hier nach der Aktualisierung auch wieder geändert werden. Also sehr versteckt, aber wenn Sie es haben möchten, wenn Sie damit arbeiten wollen, holen Sie sich diesen alten nicht im Menüband vorhandenen PivotTable- und PivotChart-Assistenten.