Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 12: Leerzeilen löschen

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
06:47
  Lesezeichen setzen

Transkript

Wer macht denn so was? Doch, es gibt Menschen, die tun so was oder auch Maschinen, die fugen zwischen den Daten Leerzeilen ein. Können Sie sich vorstellen? Leerzeilen, so was tut man einfach nicht. Nein, im Ernst, es gibt sicherlich gute Gründe, warum man Daten in verschiedenen Gruppen mithilfe von Leerzeilen strukturieren kann. Allerdings so sinnvoll, die sein mag, so hübsch, die Daten nun gestaltet sind, so ärgerlich ist es auch weil diese Daten so nicht weiter verarbeitet werden können. Man kann sie nicht sortieren, nicht filtern, nicht in einer der Pivot-Tabelle zusammenfassen und so weiter. Also muss man diese Daten erst einmal in eine Form bringen. Mein Name ist René Martin und ich zeige Ihnen zwei Möglichkeiten, wie man schnell diese Leerzeilen entfernen kann. So was ist einfach ärgerlich. Sollte Datei, in der sich Leerzeilen befinden, so wie hier, diese Zeile ist leer, beziehungsweise diese Spalte ist leer. Wenn ich weiter runterfahre, dann stelle ich noch ganz viele solcher Leerzeilen fest. Vielleicht gibt es einen internen Grund dafür. Hier beginnt der neue Monat oder eine neue Kategorie, eine neue Kostenstelle, ein neues Konto, was weiß ich. Aber das hätte man anders lösen können, denn für eine Datenverwaltung, für das Beearbeiten solcher Daten sind Leerzeilen immer sehr ärgerlich. Die müssen raus. Dann machen wir das halt raus. Ich markiere am besten diesen Bereich, von hier bis ganz nach unten. Allerdings, wie groß ist denn der Bereich? Schauen wir erstmal nach. Strg + Ende, springt mir in Excel, in die letzte unterste Zelle, unter der sich keine weitere Zelle befindet, hinter der sich keine weitere Zelle befindet. Okay, Strg + Position 1 spring wieder nach links oben. Das heißt, wenn ich von dieser Zelle mit gedrückter Shift-Taste, Shift + Strg + Ende runterspringe, dann habe ich genau nur den Bereich markiert. Jetzt hätte ich allerdings ganz gern die Überschrift gesehen. Noch einmal: Strg + Position 1. Ich fange unten an, Strg + Ende und springe von unten mit Shift + Strg + Position 1 nach oben. Und ich selektiere jetzt die Markierung indem ich mit gedrückter Shift-Taste nach unten, unten, unten fahre und so ein Teil der Markierung wieder herausnehme. So tue ich mir ein bisschen leichter, weil so sehe ich nämlich die Überschrift. Nun um die Leerzeilen in dieser Markierung rauszubekommen, gibt es zwei Techniken. Die Techniken heißen Sortieren und Filtern. Sortieren ist ein klein bisschen unglücklich, weil es beim Sortieren wird die Reihenfolge der Daten geändert. das heißt, die Leerzellen, Leerzeilen stehen dann zwar am unteren Rand der Tabelle, aber die anderen Daten stehen nicht mehr so, wie sie vorher waren, sondern in geänderter Reihenfolge. Wenn ich die Daten in dieser Reihenfolge brauche, dessen hier vorliegen, dann ist Sortieren wie gesagt nicht geeignet. Wenn mir die Reihenfolge egal ist, dann kann ich natürlich auch sortieren. Ich mache es mal, ich fange mal mit Sortieren an. Und Sie sehen, er springt jetzt an die untere rechte Kante ins untere rechte Eck und zwar deshalb, weil er nicht erkannt hat, dass er Datenüberschrift nahm. Das hängt damit zusammen, dass einige Leerspalten keine Überschrift haben. Wenn ich diese Option einschalte, dann fängt er wieder oben an. Lässt mir die oberste Zeile oben stehen, das ist auch richtig, das soll er, und markiert alles andere. Nach was möchte ich sortieren? Zum Beispiel ich gehe davon aus, wenn in der Spalte ST keine Information steht, dann kann diese Zeile gelöscht werden. Das heißt, ich sortiere mal nach der Spalte ST, von A bis Z, OK. Sie Sehen, was passiert. die Leerzeilen verschwinden, oder ganz genau ich fahre nach unten, hätte natürlich auch mit Strg + Pfeiltaste runter springen können, aber ich wollte die Markierung nicht aufheben. Fahre jetzt nach unten, und hier sehen Sie schon, die Ende der Liste. Prima und darunter kommen die Leerzeilen. also haben wir eine kompakte zusammenhängende Liste, ohne Leerzeilen. Prima, Nachteil, wie gesagt, die Reihenfolge ist kaputt. Ich mache es mal wieder rückgängig. So war die Liste vorher. Geschickter wäre es gewesen, wenn ich statt Sortieren, wenn ich statt Sortieren, lieber Filtern genommen hätte. Das heißt, ich fange es wieder am Ende an. Shift + Strg + Position 1 nach oben, hebe die obere Markierung auf, hebe die erste zwei Markierungsspalten auf und schalte den Filter ein. Beim Filter haben sie etwas versteckt, zum Beispiel hier wieder eine Spalte ST, ganz am ende der Liste Leere. Genau und die interessieren mich, das heißt wenn ich alles nicht auswähle, also alles deselektiere, und dafür die Leeren aktiviere, okay, dann zeigt er mir hier nur die leeren Zeilen an. Das heißt, wenn ich jetzt von Zeile 12 bis zur letzten Zeile markiere, Achtung! Das Sternchen bleibt bis zu dieser Zeile. Wenn ich diese Zeile, rechte Maustaste, lösche, dann sind die Leerzeilen weg und wenn ich den Filter aufhebe, dann habe ich nur die gefüllten Daten eben in dieser Reihenfolge. Achtung! Das ist natürlich riskant. Vor allen Dingen, wenn Sie zack, zack, das schnell machen und das Telefon klingelt, und die Kollegin kommt gerade rein. Deshalb sollten Sie irgendein Kriterium sich überlegen, wie Sie sicher sind, dass Sie wirklich Leerzeilen gelöscht haben. Deshalb mache ich noch mal zurück, zurück, zurück. So waren die Daten vorher ohne Filter. Im Moment habe ich in der Spalte C, sehen Sie hier, 561 Zellen, in denen irgendetwas steht oder wenn ich rechte Maustaste, neben der Anzahl auch noch numerischer Zahl einschalte, dann sehen Sie, in 561 Zellen steht Text oder Zahl, in 560 Zellen stehen nur Zahlen. Okay, das heißt noch mal, meine Aktion vom Ende bis zum Anfang runter, rüber. Ich hätte euch ganz gerne gefiltert, ich hätte von euch ganz gerne die Leeren. angezeigt und hätte ganz gerne von euch nur die Leeren ausgefiltert bis hierhin. Du bleibst! Strg - oder rechte MaustasteZellen löschen, Zeile löschen, schalte den Filter aus, markiere wieder von der Spalte ST, von der Spalte C alle Daten und Sie sehen hier das gleiche Ergebnis. 561 mit Überschrift, 560 ohne. Meine Empfehlung, wenn Sie so etwas machen, ist gefährlich, ist riskant. Schalten Sie solche Prüfkriterien ein, damit Sie sicher sind, dass Sie nicht zu viel gelöscht haben. Das wäre fatal.