Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 11: Mit mehreren Blättern und in mehreren Blättern gleichzeitig arbeiten

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Verknüpfen heißt das Zauberwort und ich heiße René Martin, ich liebe Excel. Und ich verknüpfe regelmäßig Daten. Ich meine damit nicht nur innerhalb eines Blattes, sondern zwischen den Blättern. Vor einer Weile ist mir einmal ein Beispiel untergekommen, dass ich Ihnen zeigen möchte. Natürlich nicht nur das Problem, beziehungsweise die Probleme, sondern auch die zugehörigen Lösungen. In dieser Datei befinden sich mehrere Tabellenblätter. Sie sehen hier unten 1 für Beamte, Angestellte Arbeiter und ein Gesamtblatt. Und Sie sehen auch während ich auf die Blätter draufklicke, dass die Tabellen völlig identisch aufgebaut sind. gleiche Texte, gleiche Formatierungen, gleiche Informationen. Und aber ich habe eines dieser Blätter erstellt und dann über rechte Maustaste Verschieben oder Kopieren, Kopie erstellen, dupliziert. Es gibt auch eine zweite Möglichkeit. Sie können das Blatt auch an eine andere Stelle ziehen, und während Sie es dorthin ziehen, können Sie mit gedrückter Steuerungstaste das Blatt dorthin duplizieren. Sie sehen nun in dem weißen Kästchen, dass das Blatt symbolisiert ein kleines Pluszeichen, was darauf hinweist, dass das Blatt nun dupliziert, also kopiert wird. Wenn ich zuerst die Maus loslasse und dann die Steuerungstaste loslasse, dann habe ich die Beamten dorthin dupliziert. Die brauche ich nicht zweimal, die kann ich hier an der Stelle wieder löschen. Löschen. OK, also so mache ich aus einem Blatt mehrere Blätter. Nun stellt sich das Problem, wenn ich anschließend, nachdem ich die 4 oder 40 oder vielleicht sogar 400 Blätter erzeugt habe, feststelle, auf allen Blättern ist ein Fehler. Beispielsweise hier, nein, ich wollte das Ganze doch für das Jahr 2017 erstellen, nicht 2016. Nun dann können Sie in mehreren Blättern gleichzeitig arbeiten. Ich kann mehrere Blätter selektieren, indem ich mit gedrückter Steuerungstaste das zweite, dritte, vierte Blatt markiere oder auch ich klicke mal weg, indem ich auf das erste Blatt klicke und mit gedrückter Shift-Taste, Großschreibtaste sämtliche Blätter von A nach B markiere. Das kennen Sie aus dem Windows Explorer, das kennen Sie von vielen anderen Techniken, Sie können mit gedrückter Steuerungstaste einzelne Elemente, mit gedrückter Shift-Taste von bis markieren. Sie können auch ganz schnell sämtliche Blätter markieren, indem Sie auf die Blätter, rechte Maustaste, die Option Alle Blätter auswählen klicken. Okay, das will ich aber nicht, weil die Hinweise sind anders gestaltet. Ich möchte gern von diesem bis zu diesem Blatt markieren. Und nun kann ich auf allen Blättern hier den Text Beurteilungsjahr 2017 abändern. Ich kann in allen Blättern die Spalte A breiter machen, kann in allen Blättern von E bis H die Zelle an das Formatieren, zum Beispiel Gelb, könnte in allen Blättern weitere Formatierungen, Textänderungen vornehmen, oder auch im Seitenlayout Seite einrichten, in Kopf und Fußzeile. die benutzerdefinierte Kopfzeile abändern, indem ich zum Beispiel rechts ein Logo einfüge, oder indem ich rechts einfach mal Logo reinschreibe. Normalerweise würde ich natürlich ein Bild holen. Okay, OK. Und schauen wir uns das Ganze mal an. Auf dem ersten Blatt, klar ist, der gelbe Text, ist der Text geändert auf dem zweiten Blatt. Und wie sieht das Ganze in der Seitenansicht aus. DateiDrucken. Hier steht das Logo drin, aha, da stand schon etwas drin, Beurteilungsjahr. Wunderbar! Auf dem dritten Blatt auch hier befindet sich, DateiDrucken, in der Seitenansicht mein Logo. Und auch hier sehen Sie 2017, Referate und so weiter. Alles ist vorhanden. So können Sie also gleichzeitig auf mehreren Blättern arbeiten. Gut. Manchmal will ich auch das Umgekehrte, das heißt ich hätte ganz gerne auf dem Gesamtblatt blattübergreifend Informationen eingesammelt. Ich hätte ganz gerne in der Zelle E13 die Informationen von den Blättern Beamte, Angestellte und Arbeiter. agiert und hier eingetragen. Nun, ich mache einen Verweis mit ISTGLEICH, indem ich auf das erste Blatt klicke, dort auf die entsprechende Zelle, plus auf das zweite blatt klicke, auf die Zelle, plus und nun auf das dritte Blatt und auf diese Zelle. Und Sie sehen oben in der Bearbeitungsleiste, er addiert von dem Blatt Beamten, Angestellten und Arbeiter jeweils die Zelle E13. Achtung! Ich darf nicht zurückklicken. Das ist falsch, sondern ich muss die Eingabe hier mit Enter bestätigen, abschließen. OK. also noch einmal ISTGLEICH Blatzelle +Blattzelle+Blattzelle und statt plus können Sie natürlich auch mal oder geteilt oder auch minus stellen, klar! Es geht noch anders, Sie können auch, ich zeige es mal hier in dieser Zelle, blattübergreifend summieren. Dazu hole ich mir meine Funktion Summe. zum Beispiel über StartSumme, und ignoriere sein Vorschlag. Ich möchte ganz summieren von diesem Blatt, von dieser Zelle bis zu und jetzt Achtung, dieses Bis zu heißt Ich drücke die Shift-Taste, ich drücke die Großschreibtaste und halte sie gedrückt. Also ShiftKlick auf das letzte Blatt. Sie sehen oben, was passiert. von Beamten bis Arbeiter werden alle Blätter addiert oder ganz genau; die Zelle F13 wird von dem ersten Blatt bis zum letzten Blatt summiert. Enter, auch hier nicht wieder nicht zurückklicken, sondern Enter drücken, bestätigen und die Summe, schauen wir uns nochmal an, summiert von Januar bis Dezember, von KW1 bis KW53 vom Nordpol bis zum Südpol alle Blätter, alle Blattinformation und da von dieser einer Zelle. Die Technik war: klick auf ZelleSumme erstes Blatterste Zelle bis zu Shift + letztes Blatt. Und jetzt EnterOKAbschicken Und dann haben Sie die Formel. So, letzte Kleinigkeit hierzu. Jetzt habe ich eine wunderbare Formel. Diese Formel, egal welche wir nehmen, darf ich nicht einfach runterziehen, rüberziehen, denn die Tabellen sind ja schon fertig. Sie sehen, was passiert. Er zieht dummerweise auch die Formatierung mit. Klar, Runterziehen heißt alles, heißt die Kommentare, die Texte, die Formeln, die Formatierung. das will ich natürlich nicht. Sofort zurück, zurück. Was mache ich also? Antwort: Ich kopiere die Formeln, ich markiere den Auswahlbereich, auf ich all diese Formeln ganz gern hätte, nämlich hier in den Bereich und füge sie dort ein, nicht mit Strg + V, sondern rechte Maustaste Inhalte einfügen. Ich hätte ganz gerne nur die Formeln eingefügt, gibt's ein Symbol dafür, haben Sie wahrscheinlich gerade gesehen, zeigt immer explizit nur die Formeln nicht die Werte, nicht die Formate. Ganz wichtig. OK. Muss ich sehen, die Formatierungen bleiben jetzt und überall stehen die entsprechenden Formeln angepasst, sowie ich es durch Unterziehen, Rüberziehen auch bekommen hätte, aber natürlich ohne Formatierung. Also, ein paar interessante Informationen über mehrere Blätter. Sie können im Gruppenmodus arbeiten. Sehr gefährlich, sollten Sie sofort wieder ausschalten, damit Sie nicht aus Versehen Saten überschreiben. Sie können einen Bezug nehmen auf ein anderes Blatt, einfach mit ISTGLEICH. Sie können aber auch blattübergreifend rechnen, in dem Sie eine Summe oder Zählen wenn oder Ähnliches über mehrere Blätter verfügen. Und Sie können Formeln nicht nur runterziehen, rüberziehen, sondern Formeln auch kopieren. Dann werden eben nur die Formeln kopiert, und nicht die Formate.