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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 10: Formeln finden, drucken und den Nachfolger ermitteln

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Hallo, ich heiße René Martin und ich gestehe, ich habe eine Schwäche, eine heimliche Liebe, schon zu Schulzeiten. Ich kann es nicht verbergen, konnte es noch nie. Meine Liebe heißt, muss ich nun rot werden, Formeln. Ja, ich fand sie schon in der Schule klasse. Die Kurvendiskussion hat mich begeistert, aber auch heute noch faszinieren mich die über 400 Funktionen, die Excel zur Verfügung stellt. Man kann einige Probleme mithilfe von Formeln und Funktionen lösen. Und darin sehe ich auch ein kleines Problem. Ich bin manchmal in Firmen, bekomme Tabellenblätter gezeigt, in denen einiges angepasst werden soll. Und nun gilt es, die Formeln zu finden, und schnell zu erfassen, was sie tun. Wenn Sie auch solche Probleme haben, sollten Sie sich anschauen, welche Hilfsmittel ich einsetze, um diese Probleme zu lösen. Sie kennen das bestimmt, Sie bekommen eine Datei, in der sind Texte und Zahlen, schauen wir uns mal an diese Datumsinformation, ach nein, das ist ja gar keine Zahl, das ist eine Funktion, HEUTE. Das hier. Hier holt er sich aus Etatkasse!. Ach ja, das ist die Tabelle, Etatkasse. Da holt er sich die Zelle G61 und hier die I61, und hier I63, aha! Das sind noch relativ einfache Bezüge, einfache Verweise, das kann man schnell nachvollziehen, das findet man. Aber Sie können sich natürlich vorstellen, wenn Sie eine große Tabelle haben, eine große fremde Tabelle, dann wird schon schwierig, das Ganze nachzuvollziehen, was der Kollege denn da gemacht hat. Excel stellt für den Zweck die Option "FormelnFormel anzeigen" zur Verfügung. Dafür gibt es ein Symbol und beachten Sie die Tastenkombination, die er hier anbietet. Die ist leider nicht korrekt. Es ist nicht Strg+Shift+Hochtaste. Die Tastenkombination funktioniert seit der Version 2010 leider nicht mehr, obwohl sie immer noch in QuickInfo drin steht. Sondern Sie müssen wirklich mit der Maus auf das Symbol draufklicken, damit er die ganzen Formeln sichtbar macht. Wunderbar! So sehe ich die Formeln, und interessanterweise so druckt er auch die Formeln. Wenn Sie das Ganze nun, "DateiDrucken", drucken lassen, OK, dann sehe ich das Ganze so, machen wir mit Steuerung und Mausrädchen ein bisschen größer, zeigt er mir das so an. Noch einmal. Ich wechsle auf ein anderes Tabellenblatt. Auch hier sind Formeln dahinter, hier sehen Sie eine einfache Summenformel. Ich lasse mir mal wieder die Formeln anzeigen. "DateiDrucken" und sehe hier auf einem der Tabellenblätter, wahrscheinlich weiter unten, okay oder vielleicht auf dem nächsten. Genau! Sehe ich diese Formel. Da ist auch eine WENN-Funktion dahinter, das heißt, erster Schritt, ich muss natürlich die Spalten verbreitern, bevor ich das Ganze ausdrucken kann, damit ich es vernünftig auf dem Papier habe. Muss ich hier in der Spalte, Doppelklick, am besten natürlich alle Spalten Doppelklick. und so sehe ich es besser. Noch einmal, "DateiDrucken". Auf der dritten Seite sehen Sie nun die Formeln, aber die Frage ist: Was bitte schön ist denn G9 und G8, was ist I9 und was ist I8? Wo sind denn die Zellen? Nun die Antwort ist: Wenn wir zurückgehen, Sie können über Seitenlayout "Seite einrichten". Sie können sich in der Registerkarte "Blatt", die Zeilen- und Spaltenüberschriften, das heißt, die Köpfe, das heißt das ABC, 123 mit anzeigen lassen. In dem Fall lasse ich mir auch immer noch die Gitternetzlinien anzeigen, das hilft zum Suchen, wo sind die entsprechenden Stellen. Sehen Sie hier oben ABC und so weiter und auf der dritten Seite wäre dann K, bezieht sich auf I8- und so weiter. Das heißt also, Formeln können sichtbar gemacht werden. Formeln können gedruckt werden. Gehen wir wieder zurück, schalten wir wieder diese Formel, dieser Formelanzeige aus und sind wieder in der normalen Tabellenansicht. Problem? "StartDoppelklick" auf die Zelle zeigt mir an, von welchen Zellen er die Werte bekommt. Er zeigt aber nicht an, an welche Zelle er die Werte weitergibt. Auch das kann man herausfinden. Dafür gibt es gibt unter der Registerkarte "Formeln" eine Spur zum Nachfolger. Natürlich kann Excel von der Zelle nicht auf ein anderes Tabellenblatt verweisen. Das geht nicht, sondern er macht in dem Beispiel einfach einen Pfeil, ich sage mal in die Landschaft rein, so einen diagonalen Pfeil. Und wenn Sie nun mit der Maus auf diesem Pfeil einen Doppelklick machen, öffnet er ein Fenster. Ganz genau ist das, "Gehe zu"-Fenster, Das "Start, Suchen, Gehe zu" und dort zeigt er an, in welcher Datei, in welchem Blatt, Übersicht, in welcher Zelle. In dem Beispiel K20 wird dieser Wert verarbeitet. Das heißt mit anderen Worten, die Zeile darf ich nicht einfach löschen, wenn ich sage, die braucht man nicht mehr, weil der Wert wird hier in K20, ich lasse noch die Formeln anzeigen, wo sind wir, K20 tatsächlich Spendenkasse/K62 verwendet die Zelle hier drüben. So finden Sie also heraus, "du Tabelle, du Zelle". Machen wir etwas anderes. Wer wird wo verwendet? Spur zum Nachfolger und Sie sehen hier, der Wert wird in der Zelle verwendet plus auf einem anderen Blatt und Sie ahnen, es ist natürlich wieder das Übersichtsblatt. So bekommt man also raus, wie Excel rechnet, wo seine Vorgänger sich verbergen, beziehungsweise, seine Nachfolger. Zugegeben, Vorgänger brauche ich selten, weil Doppelklick zeigt mir ja immer sofort den Vorgänger an, markiert es farblich, und ich sehe es eigentlich auch in der Formel, dass hier zum Beispiel von der Zelle kein Vorgänger da ist, von der Zelle ist der Vorgänger G57. Also, das Schrecken, Formeln, große Formeln, komplexe Formeln, wirre Formeln in Excel-Tabellen verliert ein klein bisschen seinen Schrecken, wenn Sie wissen, dass Sie sich die Nachfolger und Vorgänger anzeigen lassen können, dass Sie sich die Formeln anzeigen und ausdrucken lassen können und ganz wichtig, dass Sie über "StartSuchen", auch nach Formeln suchen können. Dann markiert er sämtliche Zellen, in denen sich Formeln verbergen, kann auch interessant sein, oder in denen natürlich keine Formeln sind. Wenn ich hier auf dem neuen Blatt bin, such mal die Formeln, dann wieder melden, in dem Blatt gibt es keine Formeln. OK.