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Excel-Tipps: Jede Woche neu

Excel-Tipp 1: In einer Zahlenreihe Texte finden

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René Martin hat in seiner Arbeit als Trainer zahllose Excel-Tipps gesammelt. Mit diesen Tipps lassen sich typische Anwendungsaufgaben schneller und eleganter lösen oder Fallstricke vermeiden. Dieses Wissen gibt er Ihnen in kleinen Häppchen Woche für Woche weiter. Seien Sie gespannt, welchen kleinen Leckerbissen er in der neuen Woche für Sie bereithält. Und mehr als 10 Minuten brauchen Sie nicht zu investieren.
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Transkript

Hallo, mein Name ist René Martin. Ich unterrichte seit vielen Jahren Microsoft Excel. In allen Schulungen erkläre ich, dass Excel zwischen Text und Zahl unterscheidet, und werfe dann die Frage in die Runde, woran man erkennt, ob es sich um einen Text oder eine Zahl handelt. Oft schauen mich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer dann fragend an. Ich sehe in ihrem Gesichtsausdruck, dass die Frage nicht ganz klar ist oder umgekehrt. Viele denken sich, dass die Antwort auch trivial ist. Das sieht man doch, Texte stehen linksbündig ich in einer Zelle, Zahlen rechtsbündig. Allerdings, was machen sie bei Listen, in denen mehrere tausend Datensätze vorhanden sind, bei denen fälschlicherweise in einer Zahlenspalte Textinformation eingefügt wurden, aber nur an einigen wenigen Stellen. Sie können ja unmöglich mit der Maus runterscrollen, um nachzusehen, welche Informationen linksbündig und rechtsbündig in einer Zelle stehen. Nun, Excel stellt einige Hilfsmittel zur Verfügung, um die Übeltäter herauszufinden. Ich habe hier eine kleine Liste. Sie sehen in der Stundenspalte lauter Stundenzahlen 40 Stunden, 20 Stunden, 25 Stunden, aha. Wenn Sie ganz genau hingeschaut haben, dann sehen Sie, hier steht nicht 40, sondern 4. Hier steht nicht 15, sondern l5. Okay, das ist eine kleine Liste, 50 Zeilen. Aber stellen Sie sich nur mal 5.000, 50.000 Zeilen vor. Dort finden Sie die Texte nicht so schnell. Dort können Sie nicht mit der Maus ratsch, ratsch, ratsch runterscrollen. Nun, mehrere Techniken, um solche Ausreißer, solche Vertipper, solche falschen Informationen herauszufinden. Variante eins: Sie können die Liste sortieren. Wenn ich hier in die Liste reinklicke, kann ich über Daten A bis Z oder Z bis A, besser ist Z bis A sortieren, denn mit A bis Z werden die Texte ans Ende, mit Z bis A an den Anfang sortiert. Zuerst kommen in Excel die Zahlen, dann die Texte. Das hängt mit der ASCII Tabelle zusammen. Dort werden zuerst Zahlen sortiert, und anschließend Texte. Okay. Nun sieht man ganz deutlich die Texte, die könnte ich nun markieren, entweder löschen, weil wir haben hier nichts verloren, oder die könnte ich natürlich händisch ausbessern. Prima, ich mache mal wieder rückgängig, Soweit die Originalliste. Sortiert, hat natürlich den Nachteil, dass dadurch die Reihenfolge geändert wird. Vielleicht will ich das gar nicht. Nun zweite Variante: Sie können die Liste auch filtern. Ein Klick auf das Filtern-Symbol schaltet den Autofilter ein und dort finden Sie nun die Ausreißer auch wieder am unteren Ende der Liste. Sie könnten nur die Ausreißer anzeigen lassen, indem Sie nicht alles auswählen, und dann natürlich den und den auswählen, ok und schon haben Sie wieder die beiden, können die korrigieren oder löschen oder was auch immer. Auch hier wieder Problem des Filterns. Er stört zwar nicht die Reihenfolge der Daten, aber, wenn Sie sehr viele unterschiedliche Informationen haben, da müssten Sie die einzeln per Handklick klick, klick, klick anklicken. Das kann natürlich sehr umständlich, sehr mühsam, sehr zeitaufreibend sein. Hier habe ich ja nur zwei Optionen, zwei Felder, zwei falsche Daten, die ich auswählen muss. Also auch diese Option ist grenzwertig, sagen wir mal so. Es gibt noch weitere Optionen. Ich schalte mal den Filter wieder aus, Ich füge mal eine Hilfsspalte ein, rechte Maustaste, Zellen einfügen oder Strg +, und tippe mal ist gleich, ist, und dann sehen Sie in den Informationsfunktionen sowohl die Funktion ISTKTEXT, ISTTEXT, beziehungsweise ISTZAHL. Eigentlich egal welche Sie sich nehmen, weil hier unterscheiden wir nur zwischen Text und Zahl. Ich gehe mal mit der Funktion ISTZAHL auf die Zelle nebendran los. Enter, ziehe das ganze runter mit einem Doppelklick hier auf das Kästchen. Sie sehen schon, aha, hier sind die Ausreißer. Hier ist es natürlich jetzt leichter zu filtern, wenn ich hier nämlich den Filter schnell setze, dann habe ich nur WAHR oder FALSCH, und kann schneller die Wahren ausschalten oder je nachdem was eingeschaltet ist, die Falschen ausschalten, okay, und kann nun die Werte finden. Wenn Sie nun sagen, sensible Liste ich darf doch da nicht einfach eine Spalte einfügen, wer weiß, vielleicht mache ich da was kaputt! Nun Sie könnten. Ich schalte mal den Filter wieder aus, ich mache mal die Spalte wieder raus, rechte Maustaste, Zellen löschen oder Strg - Sie könnten auch mit dieser Funktion ISTZAHL oder ISTTEXT, die ganze Spalte formatieren oder ganz genau die ganze Spalte mit einer bedingten Formatierung versehen, das heißt, wenn Sie hier über "StartBedingte Formatierung" eine neue Regel erstellen, in dieser neuen Regel eine Formel anwenden, in dem Beispiel =istzahl( Funktion muss ich natürlich wissen, istzahl(e1), ich gebe es mal rein. Ich schreibe immer alles in Kleinbuchstaben. Excel erkennt das, wandelt das um. Also diese ISTZAHL e1, die formatiere mal bitte mit einer bestimmten Farbe. Ausfüllen, machen wir mal so ein Orange OK, dann werden alle Zahlen formatiert, oder geschickter wäre es sogar gewesen, "Bedingte FormatierungRegel verwalten" die Regel wird geändert, bearbeitet, indem ich hier nicht ISTZAHL sondern ISTTEXT mache gleiches Format, das passt, OK, und jetzt sehen Sie natürlich die anderen. Hier oben die Überschrift auch, aber die interessiert mich nicht. Ja und, wenn Sie sich nun fragen, 50.000 Daten hat er doch vorhin gesagt, was machen wir jetzt damit? Nun, jetzt kann ich nochmal filtern. Dadurch wird ja die Struktur dieser Tabelle nicht geändert. DatenFiltern kann den Filter setzen und kann hier jetzt Nach Farbe filtern, eben diese Farbe brauche ich und habe wieder meine Ausreißer. Also, wenn Ihnen das Problem einmal auftaucht, Sie haben Text-Zahlen-Gemische in einer Spalte, Sie müssen aber sicherstellen, dass Sie nur Zahlen haben, Variante eins: Filtern, Variante zwei: Sortieren, Variante drei: mit einer Funktion ISTTEXT, ISTZAHL Variante vier: in dieser Kombination, mit der bedingten Formatierung, das Ganze eben zu formatieren. Und noch eine kleine Variante, die ich aber nicht ganz so geschickt finde. Ich schalte mal den Filter wieder aus, Sie könnten auch in dieser Spalte mithilfe Daten der sogenannten Datenüberprüfung, befindet sich hier, Datenüberprüfung, Daten überprüfen. Überprüfen, ich lasse nur Zahlen zu, zum Beispiel Dezimalzahlen, ganze Zahlen, egal, Zahlen größer als, mindestens, machen wir hier null, OK. Bei der Eingabe würde er jetzt Texte verweigern, das heißt, wenn ich hier Text rein schreibe. Und was nützt uns das, die anderen sind ja schon drin? Die Antwort - Jetzt kann ich diese Datenüberprüfung an der Stelle anwenden, indem ich die ungültigen Daten einkreisen lasse. Sie sehen hier aha, der ist falsch, der ist falsch. Ich finde es nicht ganz so geschickt, wie meine andere Variante der bedingten Formatierung, weil hier haben Sie nun das gleiche Problem. Sie müssten diese Kreise suchen, ratsch, ratsch, ratsch, ratsch, was genauso mühsam ist, wie die andere Suche. Sie finden nicht schneller, Sie können leider nicht mit dem Filter oder mit Sortieren diese Kreise nach oben oder unten sortieren lassen oder filtern lassen.