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PowerPoint 2016: Tabellen

Excel-Tabellen übernehmen

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Lernen Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten kennen, um Excel-Dateien in PowerPoint weiterzuverwenden.
10:20

Transkript

Möchten Sie vorhandene Excel-Tabellen in PowerPoint weiterverwenden, stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Erfahren Sie in diesem Video, welche Wege Sie dabei gehen können. Schauen wir uns zuerst einmal gemeinsam die Excel-Tabelle an. Ich habe hier mehrere Tabellenblätter vorbereitet. Hier dieses Tabellenblatt habe ich schon für den Export vorbereitet, sprich so formatiert, dass es nachher in PowerPoint auch ganz nett aussieht. Die Basis für dieses Blatt liegt hier. Hier ist die Tabelle unformatiert, und das ist eben eine Verknüpfung zu den Werten auf dem ersten Blatt -- wie gesagt, etwas anders formatiert mit Farbe, damit wir eben schon etwas Nettes haben für die Visualisierung in PowerPoint. Was muss ich jetzt tun? Ich markiere das, was ich rübertransportieren will hier in diesem Excel-Blatt. Ich markiere mal von der Zelle "A3" bis hier unten zu "F10", und über Strg+C oder auch rechter Mausklick und "Kopieren" hole ich mir diese markierten Bereiche in die Zwischenablage. Ich gehe zum Ziel, zu meiner PowerPoint-Folie, klicke hier, wenn vorhanden, vielleicht den Platzhalter an, gehe auf "Start" und dort auf das erste Symbol und klicke hier bei "Einfügen" auf diesen kleinen Pfeil, und hier stehen mir alle Einfügeoptionen für diese markierte Tabelle zur Verfügung. Das Erste ist, dass die Zielformatvorlage verwendet wird, sprich, die Tabelle kommt mit den Werten rüber, aber die Formatierung wird aus PowerPoint übernommen. Ich wähle das mal aus, und die Tabelle ist da, und ich sorge jetzt mit einigen Mausklicks dafür, dass das Ganze etwas besser aussieht. Das Ergebnis ist auf jeden Fall eine PowerPoint-Tabelle, das sehe ich sofort daran, dass wir hier oben unser vertrautes Register "Tabellentools", "Entwurf" und "Layout" haben. Mit einem Klick auf "Start" "Folie" "Zurücksetzen" sorge ich erstmal dafür, dass die Tabelle in der linken oberen Ecke beginnt, wo sonst auch alle anderen Platzhalter beginnen und durch ziehen an der rechten unteren Ecke mache ich das Ganze etwas größer. Nun möchte ich das Ganze noch ein bisschen optisch netter aufbereiten, und da stehen mir, da es eine PowerPoint-Tabelle ist, alle Mittel zur Verfügung, die PowerPoint eben für die Tabellengestaltung zur Verfügung hat. Über "Tabellentools" "Entwurf" wähle ich vielleicht erstmal ein anderes Layout aus, zum Beispiel, dieses, sage, ich hätte gerne die Überschriften anders formatiert und möchte gern gebänderte Zeilen haben und wähle doch nochmal ein anderes Layout, weil mir das hier besser gefällt. Mit wenigen Mausklicks habe ich so meine Excel-Tabelle rübergeholt, als PowerPoint-Tabelle eingefügt und in PowerPoint schnell ein bisschen nachformatiert. Die Schrift ist mir noch eine Spur zu klein, deswegen gehe ich auf "Start", gehe in der Gruppe "Schriftart" auf das große "A" und mit ein-zwei Mausklicks -- das war mir zu viel, mache ich also wieder kleiner -- kann ich die Schrift etwas besser lesbar machen. Eine andere Variante ist, dass ich wieder den Rahmen markiere, über "Einfügen" gehe und die zweite Option wähle und sage, ich möchte die Tabelle gerne so haben, wie sie ursprünglich in Excel war, und dann klicke ich eben den zweiten Punkt bei diesen Einfügeoptionen an. Auch hier sage ich "Zurücksetzen", und es rutscht wieder an die übliche Platzhalterstelle. Durch ziehen an der unteren Ecke kann ich es noch etwas vergrößern und mit ein-zwei Klicks kann ich dann auch die Schriftgröße verändern. Auch so ist die vorbereitete Excel-Tabelle ganz schnell in PowerPoint eingefügt, das Ergebnis ist auch hier eine PowerPoint-Tabelle. Benötigen Sie hingegen Excel-Funktionalität, dann sollten Sie den dritten Schalter klicken, nämlich "Einbetten". Nun wird die Tabelle als Excel-Tabelle eingebettet. Das erkennen wir auch sofort daran, dass oben nicht mehr "Tabellentools" steht, sondern jetzt "Zeichentools" "Format". Zurücksetzen bringt nichts in dem Fall, ich muss also gegebenenfalls selbstständig die Tabelle verschieben, gegebenenfalls auch was vergrößern, auch hier skalieren der Schrift und so geht nicht. Das, was wir hier haben, ist jetzt eine eingebettete Excel-Tabelle. Aber Achtung: Wenn wir da jetzt mal ein Doppelklick drauf machen, dann flackert der Bildschirm kurz und wir sehen, solange wir eben das markiert haben, dass wir jetzt das Menüband von Excel haben, dass wir also innerhalb von Excel sind, und obwohl wir nur einen kleinen Teil der Tabelle markiert haben, ist die komplette Tabelle eingebettet. Das heißt, auch die unformatierte Tabelle ist da, das zweite Blatt ist da, und ganz schlimm, wenn auch vertrauliche Dinge hier wären, alles ist mit rübergekommen. Eine markierte Tabelle einbetten bedeutet, die komplette Excel-Mappe mit allen Tabellenblättern wird eingefügt. Das vergrößert natürlich eine PowerPoint-Datei enorm, und Sie sollten natürlich immer im Hinterkopf haben, ob wirklich alle Daten, die in der Excel-Tabelle sind, auch wirklich nach PowerPoint rüber dürfen; ob das für jedermanns Augen auch gedacht ist. Die eingebettete Excel-Datei hat keinerlei Bezug zur originalen Excel-Datei, das heißt, wenn Sie in Excel Zahlen verändern, passiert in PowerPoint rein gar nichts. Wenn Sie das haben möchten, müssen Sie noch einen anderen Weg gehen. Gehen Sie wieder auf "Einfügen" und wählen Sie den unteren Punkt "Inhalte einfügen". Wählen Sie in diesem Dialog, dass Sie eine "Verknüpfung" möchten. Dann wird ein Bild des Inhalts der Zwischenablage in Ihre Präsentation eingefügt und stellt eine Verknüpfung mit der Quelldatei her, damit Änderungen an dieser Datei direkt in Ihrer Präsentation übernommen werden. Ich klicke auf "OK", und auch hier sehen wir, dass ist keine PowerPoint-Datei, wir haben hier oben nicht unser vertrautes "Tabellentools", "Layout" und "Entwurf", sondern "Zeichentools", und das hier ist jetzt eine Verknüpfung zur Excel-Datei, und wenn ich da einen Doppelklick draufmache, lande ich in Excel. Egal, ob Excel vorher geöffnet war, ja oder nein, mit dem Doppelklick wird es spätestens geöffnet, diese Datei. Nun testen wir das mal, wenn ich hier anstatt 32 m 132 eingebe und nun wieder nach PowerPoint gehe, sollte das hier automatisch auch aktualisiert worden sein, und das ist auch geschehen. Wenn eine Datei Verknüpfungen enthält und die Datei gespeichert ist, dann sehen Sie die Verknüpfungen, wenn Sie auf "Datei" gehen, und ganz rechts unten, hier muss ich ein bisschen scrollen, sehen wir eben, dass es "Verknüpfungen mit Dateien" gibt. Gibt es keine, dann ist das überhaupt nicht zu sehen und gibt es Verknüpfungen, können wir hier draufklicken und in diesem Dialog sehen, womit ist das Ganze verknüpft. Wir können Verknüpfungen da aktualisieren, wir können die Quelle öffnen, wir können auch die Quelle ändern, wir können also schlichtweg hier die Verknüpfung bearbeiten. Haben wir die Datei gespeichert und sie enthält Verknüpfungen, finden Sie diese Verknüpfungen im Backstage-Bereich unter "Datei" und "Informationen". Eine weitere Möglichkeit ist, das Ganze auch noch als Bild einzufügen. Dafür gehe ich wieder auf "Einfügen" und wähle hier mal den vierten Schalter als "Grafik". Dann können wir das als erstes mal etwas verkleinern, indem wir an den Ecken ziehen unten und dabei die Strg+Großschreibtaste halten und das Ganze etwas verkleinern. Dass es sich um ein Bild handelt, sehen wir hier oben an "Bildtools" "Format", und das Ganze ist jetzt wirklich wie eine Fotographie, und diese Sache ist eben sehr sinnvoll, dann, wenn Sie also sicherstellen möchten, dass an der Tabelle wirklich nichts mehr verändert werden soll und kann. Zu guter Letzt noch den letzten Befehl. Den finden Sie unter "Einfügen" auch, und dann nehmen wir mal den letzten, das ist, dass die Tabelle nur als Text übernommen wird. Dann sieht das Ganze so aus, ich finde das jetzt nicht so schick. Aber vielleicht gibt es Situationen, wo man auch das mal braucht. Fassen wir kurz zusammen, welche Optionen stehen Ihnen zum Einfügen einer Excel-Tabelle zur Verfügung. Sie können eine Excel-Tabelle einfügen und das Zieldesign wählen. Sie können eine Excel-Tabelle markieren und einfügen und die Ursprungsformatierung beibehalten, also so, wie sie in Excel formatiert war. In beiden Fällen ist das Ergebnis eine PowerPoint-Tabelle. Sie können eine Excel-Tabelle einbetten. Dabei wird immer das Zieldesign verwendet. Und Sie können eine Tabelle als Grafik einfügen. Das macht dann Sinn, wenn die Tabelle unveränderlich sein soll. Und Sie können eine Tabelle als Text einfügen. Möchten Sie eine Verknüpfung zur Excel-Tabelle haben, sprich, Sie verändern Zahlen in Excel und das soll auch automatisch aktualisiert werden in PowerPoint, dann wählen Sie den Weg, dass Sie die Excel-Tabelle verknüpfen. Dazu gehen Sie auf den Punkt "Inhalte einfügen" und in dem Dialog "Inhalte einfügen" wählen Sie die Option "Verknüpfung einfügen", und klicken dann auf "OK".

PowerPoint 2016: Tabellen

Bereiten Sie Ihre Zahlen und Fakten mithilfe von Tabellen ansprechend und übersichtlich in PowerPoint 2016 auf.

2 Std. 31 min (26 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.11.2016

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