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Office 365: Word Grundkurs

Excel-Tabellen in ein Word-Dokument übernehmen

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Excel-Tabellen lassen sich problemlos nach Word 2016 kopieren. Das Ergebnis ist nicht schlecht, aber man muss einiges nacharbeiten. Dennoch: Sie sollten sich mit den Varianten vertraut machen, wie Sie eine Tabelle von Excel nach Word übergeben.
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Transkript

Eine Sache liegt mir noch am Herzen, eine Sache ist mir noch wichtig. Weil Excel als Tabellenkalkulation sehr beliebt ist, erstellen natürlich viele Leute ihre Tabellen in Excel. Jetzt kann es nur sein, dass ein Kollege so eine Excel-Tabelle erstellt hat und gibt mir die Aufgabe, "Ach, verarbeite die doch mal in Word weiter!" Die soll in unseren Reisebericht rein, die soll in unseren Reiseprospekt rein. oder in das Protokoll über die letzte Reise, da soll die Tabelle drin stehen. Geht so was? Kann man sowas rüberschaufeln? Gibt es dabei Probleme? Ich sag's Ihnen gleich, es gibt Probleme. Es gibt kleine Probleme, keine riesengroßen, aber, wie immer, der Teufel steckt im Detail, und den Teufel, den schauen wir uns jetzt mal an. Ich habe hier eine kleine Tabelle vorbereitet, so etwa könnte mein Kollege mir diese Sache erstellt haben. Sie sehen wir, wenn Sie Excel kennen, große Texte, kleine Texte, Sie sehen gleich breit formatierte Spalten, unterschiedliche Breiten, Sie sehen unterschiedliche Linien, hier sind Linien eingefügt, hier sind keine Hintergrund-Schattierungen, Zellen wurden verbunden, aha, hier ist eine kleine Liste mit Punkt, Punkt, Punkt erstellt worden, hier ist ein Rahmen Außenrum, hier wurde in mehrere Zellen geschrieben, und so weiter. Uff, was passiert denn da, schauen wir's uns einfach mal an. Ich mag ja diese Tabellen oder diese Tabellenteile, bis hierhin, ich kopiere das Ganze, ich wechsele rüber zu Word, schieb das raus - hier an die Stelle, und füge es einfach mal ein mit Strg+V. Was passiert, aha, der erste Blick, gar nicht mal so schlecht. Der zweite Blick, hmm, so ganz stimmt es nicht, in dem Originaldokument waren beispielsweise hier die Spalte A, B, C gleich breit, er hat sich natürlich dafür entschieden, Spalte C etwas schmaler zu machen, gut. Der Zellverbund ist immer noch drin, wie Sie hier sehen, hm, er hat eine große Zelle daraus gemacht, auch hier, mehrere Zellen, die Farben, die Linien hat er mitgenommen, das heißt, an den Breiten der Spalten müsste ich noch etwas arbeiten, hier hat er mehrere Zellen draus gemacht, ohne Linie dazwischen, gut, das könnte man so lassen, das heißt also, perfekt ist es nicht, aber so, dass ich es weiter verarbeiten kann. Im Moment komme ich nicht an den rechten Rand, wo ist er denn, klick, klick, klick, (lacht) Sie sehen, der ist außerhalb meines Word-Dokuments, damit ich drankomme, müsste ich hier diese Tabelle markieren, und müsste diese Tabelle über Layout Autoanpassen, automatisch ans Fenster anpassen lassen. Hat den Nachteil, dass er jetzt natürlich noch mehr die Spaltenbreite verschiebt, dafür komme ich an alle Spalten bequem dran, und könnte im zweiten Schritt drüber herfallen, und die Spaltenbreite oder vielleicht auch Zeilenhöhe neu anpassen. Was ich Ihnen auf keinen Fall vorenthalten möchte, ist, wenn Sie so ein Problem haben, von einem anderen Medium, sei es Excel, sei es PDF, sei es Internet, eine Tabelle nach Word zu schaufeln, dann schauen Sie sich die Varianten an, die Word zur Verfügung stellt. Ich habe eben, zurück, zurück, die Taste Strg+V gedrückt, Strg+V entspricht rechter Maustaste, der Option hier, "Bitte füge es mal so ein in dein Word-Dokument, und behalte die ursprüngliche Formatierung bei". Hätte ich dagegen die zweite Option gewählt, Bitte verwende die Zielformatierung, was passiert dann? Dann löscht er sämtliche Formate aus der Excel-Tabelle, wie Sie sehen, aha, Zellen sind noch verbunden, aber Schriftgröße, Ausrichtung, Linien und so weiter - alles ist weg. Wenn Ihnen das wichtig ist: "Nein, ich möchte es gerne so machen, wie hier die Tabellen waren, nicht so, wie es in Excel war, okay, dann können Sie natürlich diese Variante nehmen. Meistens werden Sie sicherlich die erste Variante bevorzugen, vor allen Dingen dann, wenn es sich um schon formatierte Tabellen handelt. Die dritte und vierte Variante entspricht dem Prinzip der ersten und zweiten, mit dem Unterschied, wenn Änderungen in Excel vorgenommen werden, tauchen die Änderungen hier in dem Word-Dokument auch auf, das heißt, die Word-Tabelle ist mit der ursprünglichen Excel-Tabelle verknüpft. Wenn Sie das wollen, prima, vom Design her ist das Ergebnis wie Tabelle eins und zwei. Die vorletzte Variante, Grafik, macht Folgendes: Wow, Klasse, sehen Sie das? Spaltenbreite, toll, Linien, genauso wie Excel, genauso wie ich es drüben im anderen Programm gemacht habe. Vorteil, er übernimmt die Formatierung, Nachteil, ich hab ein großes Bild in meinem Word-Dokument. heißt, das kann ich nicht mehr verändern. Wenn es für Sie so okay ist, prima, dann fügen Sie es so ein, wenn Sie sagen, nein, selbstverständlich muss ich noch die Preise anpassen, und die Größe und da kommt noch ne Zeile da zwischen rein, dann dürfen Sie natürlich auf keinen Fall, zurück - die Option wählen, Bitte als Grafik, als Bild einfügen. Und schließlich die letzte Variante, nur den Text übernehmen, auch hierfür gibt es einige Gründe, warum ich sowas machen will, er löscht mir nicht nur die Formatierung, die Linien, die Zellverbundsinformation, sondern er löscht eigentlich alle Information, bis auf den reinen Text, und zwischen den alten Excel-Spalten, setzt er mir hier einen Tabulator dazwischen, und an dem Tabulator könnte ich noch erkennen, wo die alten Spalten sind. Der Vorteil dieser Variante, ich komme so schnell an den gesamten Text ran, ohne jede Zelle einzeln angreifen zu müssen, der Nachteil ist natürlich, wie Sie deutlich sehen: Alles ist kaputt. Das heißt also, wenn Sie vor dem Problem stehen, aus einem anderen Programm etwas rauskopiert zu haben, und dies nach Word einzufügen, egal, ob es sich um Text oder wie in diesem Beispiel um eine Tabelle handelt, schauen Sie sich bei Einfügen immer die verschiedenen Varianten an, vielleicht ist eine andere ja doch besser geeignet, und diese Varianten, die finden Sie auch noch hier über Inhalte Einfügen, auch hier sehen Sie es nochmal namentlich aufgelistet, als Bild, als unformatierter Text, als Excel-Arbeitsmappe, formatierter Text, eben das, was Sie auch über die Symbole erzeugen können.

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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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