InDesign CC Grundkurs

Excel-Tabellen importieren

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Viele Tabellen werden sicherlich nicht in InDesign erstellt, sondern in Excel. Diesmal erlernen Sie, wie Sie diese importieren können und wie die Verknüpfung zwischen einer Excel-Datei und InDesign nicht verloren geht.

Transkript

Wer an Tabellen denkt, denkt eigentlich auch an Excel. Wäre es nicht toll, wenn InDesign auch Excel-Tabellen verarbeiten könnte? Ja, genau das kann InDesign. InDesign kann Excel-Tabellen Importiren bzw. platzieren. Und wenn ich hier ober erst einmal auf das Menü gehe, dort gibt es den Punkt "Datei platzieren", also so ähnlich wie bei Grafiken auch, wenn ich das hier auswähle, dann kann ich hier eine Excel-Datei öffnen. Sinnvollerweise hat man bei Excel-Dateien immer das Häkchen "Importoptionen anzeigen" ausgewählt. Dann kann man nämlich hier auf "Öffnen" klicken. Und dann sieht man hier ein Paar sinnvolle Informationen. Wir können hier auswählen, welcher Arbeitsplatz verwendet werden soll, wir können hier den Bereich definieren, den Zellenbereich, wir können hier sagen, wie mit den Formatierungen umgegangen werden soll, sollen vielleicht Formatierungen aus Excel verwendet werden, oder wollen wir vielleicht hier selber Formatierungen zuweisen. Dann können wir hier damit umgehen, wie mit den Dezimalstellen umgegangen werden soll, weil in Excel haben Sie möglicherweise sehr-sehr lange Dezimalstellen, und dort kann man nun das Ganze einstellen, dass man es hier begrenzt. Des Weiteren können Sie noch aktivieren, das typografische Einführungszeichen verwendet werden, anstatt der eher unschönen, wie man sehen kann, die Excel hat. Nun gut. Lassen wir nun das alles hier auf Standard, klicken wir nun auf OK, et voila, hier ist meine Tabelle drin. Und wenn ich jetzt natürlich einen Tabellenformat habe, dann bin ich selbstverständlich nun in der Lage, dieses Tabellenformat auch auf einen Schlag zuzuweisen. Öffnen wir hier einfach mal das Tabellenformat und sagen hier "Infotabelle", und dann ist das Ganze hier zugewiesen. Wie oft bei den Tabellenformaten ist es hier nicht so, dass InDesign selbständig erkennt, ob wir hier eine Kopf- oder eine Fußzeile haben. Also das müssen wir noch händig umwandeln. Dann sieht das Ganze nun so aus. Also gar nicht mal so schlecht. Was ist nun, wenn wir innerhalb von Excel einen Zahlenwert ändern? Also hier die Eierdaten, da haben wir uns irgendwo vertan, das sind nicht 300 kcal, sondern meinetwegen 350 kcal. Also wechseln wir einmal in Excel hinein und geben hier 350 kcal ein und speichern natürlich das Ganze auch ab. Was wird nun passieren mit meinem InDesign-Dokument? Nichts. Es passiert gar nichts. Auch hier, im Bereich der Verknüpfungen, man sieht nichts, man sieht auch gar nicht, dass die Excel-Datei nun verknüpft worden ist. Und im Gegensatz zu den Grafiken, wie sie in InDesign beim Platzieren behandelt werden, nämlich dass sie wirklich nur platziert werden, und nicht Bestandteil der InDesign-Datei werden, so ist es hier bei den Tabellen nicht so. Also bei den Tabellen ist das so, dass jetzt die Verknüpfung zwischen hier dieser Tabelle und der Excel-Datei verloren geht. Immer? Nein. Nicht immer. Hier lösch ich mal wieder meine Excel-Tabelle, und ich kann nun in InDesign-Einstellungen gehen. Und zwar gibt es hier unten den Punkt "Dateihandhabung". Und da wiederum da gibt es eine Checkbox, die man setzen kann, "beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen". Achtung: das gilt dann natürlich, wenn ich für alle Excel-Dateien, und im Übrigen nicht nur für Excel-Dateien, sondern auch für dann platzierte Word-Dokumente, da verhält es sich so ähnlich. Gut. Probieren wir das Ganze einmal aus. Wir gehen nun auf "Platzieren". Wir wählen hier wieder unsere Excel-Kalorientabelle aus. Und hier ist alles so wie es sein soll. Klicken wir auf OK. Und nun steht hier 350 kcal drin. Gut. Das ist soweit keine Kunst. Aber es ist hier soweit keine Kunst, denn das haben wir gerade geändert. Was ist aber nun, wenn wir jetzt hingehen und diesen Wert in Excel wieder verändern? Bevor ich das mache, möchte ich Ihnen aber noch einen weiteren Effekt zeigen, der gleich passiert, wenn wir anfangen, das Ganze zu aktualisieren. Und dazu werde ich jetzt hier eine beliebige Zelle heraus greifen, werde ihr eine andere Schriftart geben, beispielsweise jetzt hier Cheap Fire Pro. Es spielt keine Rolle, um was für eine Schriftart es sich handelt. Die soll einfach nur anders sein. Und dann werden Sie gleich sehen, was dann passiert. Ich gehe wieder zurück in mein Excel. Ich werde telefonisch darüber informieret: Mist, 300 kcal stimmen also doch. Also ändere ich das Ganze hier wieder auf 300 kcal. Und ich speichere auch hier meine Excel-Datei wieder ab. Steuerung-S bzw. Kommand-S. Ich gehe nun zurück in mein InDesign-Dokument. Und ich bekomme hier oben den Hinweis: Hey, da hat sich etwas verändert. Wenn ich in meine Verknüpfungen hinein gehe, auch da sieht man jetzt die Excel-Datei, und dort sieht man nun, dass es sich Änderungen ergeben haben. Wenn ich nun hier einen Doppelklick mache, um das ganze zu aktualisieren, passieren zwei Dinge: ja, ich bekomme hier diese Information, und dort sieht man auch, dass die Formatierungen hierbei verloren gehen, es sei denn, man hat Zell- und Tabellenformate angelegt. Das muss ich jetzt hier bestätigen. Und dann passieren zwei Dinge. Hier steht nun 300 kcal, und hier wurde meine lokale Umformatierung, nämlich von der andreren Schriftart, Cheap Fire Pro, wieder zurückgesetzt hier auf die Mignon Pro. Also da muss man aufpassen, wenn man eine Tabelle händig vielleicht mühevoll und sehr-sehr akkurat umformatiert hat, bezüglich der Farben und so weiter, und so fort, und man aktualisiert dann die Verknüpfung, dann gehen einem alle händig gemachten Formatierungen verloren. Was einem nicht verloren geht, das sind die Formatierungen, die man hier über die Tabellenformate gemacht hat. Wenn ich das jetzt hier über ein derartiges Tabellenformat zuweise, und nun eine Aktualisierung mache, dann bleiben diese Formatierungen erhalten. In diesem Video haben Sie gesehen, dass InDesign auf Excel-Dateien zugreifen kann. Sie haben gesehen, welche Stolpersteine dort möglicherweise lauern und wie Sie damit umzugehen haben.

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12 Std. 58 min (102 Videos)
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