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Exakte Suche mit SVerweis()

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In diesem Video erfahren Sie, wie die SVerweis()-Funktion für die exakte Suche innerhalb von Tabellen eingesetzt werden kann.
11:09

Transkript

Willkommen zum zweiten Teil des SVerwei(), nämlich zur Exakten Suche. Vorab schonmal, die exakte Suche wird in der Praxis meist etwas öfters gebraucht, wie die Intervallsuche. Ich erkläre die exakte Suche, aber erst an zweiter Stelle, weil meine Erfahrung ist, wenn man vorher den SVerweis() anhand der Intervallsuche kennengelernt hat, dann versteht man die exakte Suche auch ein bisschen besser. Ich hoffe es geht Ihnen genau so. Dann man zu unserem Beispiel. Wenn ich hier also ein paar Flaschen verkaufe, mit Altbier an die Alkohol AG, dann möchte ich natürlich auch gerne wissen, wohin die Flaschen geliefert werden sollen, nämlich an den Betriebsort des Händlers. Und diesen Betriebsort habe ich unter Händleradressen mal aufgelistet, also bei der Alkohol AG wäre das Aachen. Nun möchte ich natürlich diesen Betriebsort nicht jedes Mal neu suchen müssen, sondern ich möchte den natürlich gerne hier in der Umsatztabelle haben, deswegen füge ich hier eine Spalte ein, die ich dann auch Lieferort nenne. Jetzt machen wir das Ganze nochmal ein kleines bisschen langsamer und SVerweisgerechter und suchen nochmal den Lieferort von der Alkohol AG. Also Alkohol AG merken, dann in die Händleradressen und dann müssen wir natürlich raussuchen in welcher Spalte die Alkohol AG steht, das ist natürlich die Spalte B, also gedanklich markieren und dann vergleicht er hier in der exakte Suche ist die Alkohol AG=die Getränke AG, nein, das geht ja weiter, dann als nächstes prüfen er, ist denn die Alkohol AG = die Flott AG, nein, deswegen geht er weiter, ist denn die Alkohol AG=die Alkohol AG, ja und dann wandert er jetzt hier eins, zwei, drei Spalten nach rechts und gibt Ihnen hier die Ortschaft Aachen wieder. Als nächstes nehmen wir das Beispiel Getränke GmbH, wieder merken, dann gehen wir in unsere Händleradressen und dann prüft er, ist denn die Getränke AG gleich der Getränke AG? Natürlich ist das der Fall, also sagen wir an der Stelle brauchen wir eins, zwei, drei Spalten nach rechts den Ort Gießen, und dann können wir hier "Gießen" eingeben. Ja, wie vorhin auch schon festgestellt, schafft das der SVerweis schneller bei 599 Umsätzen, aber bevor wir den SVerweis jetzt gleich nutzen, würde ich ganz gerne mal das Beispiel der Saft GmbH nehmen, also wir merken uns die Saft GmbH, gehen dann in die Händleradressen und suchen hier mal die Saft GmbH und wir sind ganz erstaunt, die gibt es hier in der Tabelle gar nicht. Und jetzt ist natürlich genau der Fall, wo die exakte Suche zuschlägt, nämlich wenn Sie hier nicht die Saft GmbH finden, dann wird die exakte Suche sozusagen Alarm schlagen, nämlich eine Fehlermeldung ausgeben, weil Sie diesen Wert eben nicht exakt findet. Also würden wir hier dann sowas eingeben, wie nicht vorhanden, NV. Dann gehen wir mal weiter und schauen uns mal die Flot AG an. Die steht hier nur mit einem T geschrieben, also das merken wir uns. Und jetzt gehen wir wieder durch und fragen: Ist denn die Flott AG gleich die Getränke GmbH? Nein, ist nicht, also gehen wir weiter und hier fragt er, ist denn die Flot AG gleich die Flott AG? Nein, auch hier würde er keine Übereinstimmung finden, denn in der zweiten Variante heißt es ja exakte Übereinstimmung. Denn Flot AG ist eben nicht exakt das Gleiche wie Flott AG. Nachdem wir das nun durchexerziert haben, wollen wir das den SVerweis jetzt mal übernehmen lassen. Machen natürlich den Weg frei, indem wir hier alles löschen, gehen dann in die Händleradressen und formatieren diese als Tabelle, weil wir dann wieder alles etwas einfacher haben. Wir kontrollieren, jawohl. Tabelle hat Überschriften, der Bereich ist auch richtig markiert, deswegen können wir das mit OK bestätigen. Wir geben dieser Tabelle noch einen schonen Namen, Händleradressen, bestätigen die Eingabe mit der Entertaste und können jetzt loslegen, indem wir in die Zelle F7 klicken, dann holen wir uns SVerweis über den Funktionsassistenten, Kategorie auswählen, haben wir schon zuletzt eingestellt, sagen SVerweis, sagen Ok. Das kennen Sie aus dem vorherigen Video, deswegen machen wir das schneller, Suchkriterium ist die Alkohol AG, die Matrix ist unter Händleradressen hier müssen wir natürlich die Firma als erste Spalte markieren, weil ich hier soll die Alkohol AG suchen, dann markieren wir den ganzen Bereich nach rechts er schreibt es ja schön Händleradressen, ist die Tabelle und er sucht von Firma:Ort, das heißt von Firma bis Ort dann müssen wir bevor wir in der Spaltenindex klicken, kurz überlegen, das ist die erste Spalte, das die zweite, das ist die dritte und das ist die vierte, wir möchten gerne die vierte Spalte ausgegeben haben, deswegen geben wir hier eine vier ein und dann haben wir hier bei Bereich_Verweis nun die Möglichkeit eine exakte Suche einzustellen, und zwar mit dem Wort FALSCH. hier wird leider abgeschnitten, wahrscheinlich liegt es daran, dass die englische Formulierung etwas kürzer ist. Und ist ein genug Platz? Im deutschen scheinbar nicht. Aber denken Sie sich gedanklich, hier steht wenn Sie FALSCH eingeben, dann ist das gleich die exakte Übereinstimmung. Also können wir hier ein FALSCH eingeben, übrigens wer ein bisschen faul ist, darf gerne statt FALSCH einfach nur die 0 eingeben, denn die Null ist sozusagen gleichzusetzen mit FALSCH. Dann will ich das einfach mal mit OK bestätigen und jetzt sehen Sie was wir vorhin schon gesagt haben, bestätigt sich nämlich, die Alkohol AG ist in Aachen, die Getränke AG ist in Gießen, die Saft GmbH ist nicht gefunden, die Flott AG auch nicht und so weiter und so fort. Das ist doch perfekt. Ja, natürlich wollen wir das jetzt ein bisschen verbessern, bei der Flot AG ist es relativ leicht. Wir fügen ein zweites T hinzu und schon wissen wir, aha, es muss nach Frankfurt geliefert werden. Wie machen wir das jetzt bei der Saft GmbH, dann merken wir, die ist natürlich gar nicht dabei, aber Sie kennen das Feature "Als Tabelle formatieren" schon und da haben wir ja festgestellt, dass das sehr leicht ist eine Zeile hinzuzufügen, wir sagen nämlich einfach nur Tab, Tab und das geniale ist, er erweitert automatisch jetzt die Tabelle. Man sieht es auch an dem blauen Eckchen. Ich hoffe man kann es erkennen und dass der schwarze Rand hier nicht zu dominant ist, genau die blaue Ecke definiert ja das Ende meiner Tabelle und wenn ich jetzt hier noch als Betreuer meinetwegen nochmal den Herrn Zeppelin eingebe und dann die Saft GmbH, die wohnt in der Neststraße 9, hier meinetwegen in 70555 Stuttgart und bestätigen das mit Enter. Dann haben wir jetzt einen großen Vorteil, nämlich dadurch dass die Tabelle automatisch erweitert wurde, kann er automatische die Saft GmbH in Stuttgart finden. Wir schauen uns dazu nochmal den SVerweis an, denn er hat ja hier geschrieben die Matrix ist die Tabelle Händleradressen, dort Firma bis Ort und dadurch dass ja sich die Tabelle automatisch erweitert hat vorhin, hat Excel einfach die Saft GmbH mit aufgenommen. Ja, das war die exakte Suche des SVerweis. Zum Abschluss noch ein Hinweis, der vielleicht nochmal Ihr Wissen vertiefen wird, denn es ist jetzt die Frage, ob ich im Grunde genommen hier von meinem Händler auch den Betreuer mir in diese Umsatztabelle holen kann. Bis jetzt haben wir es so gemacht, wir haben sozusagen hier die erste Spalte, wo er Suchen soll, haben wir markiert und dann sind wir nach rechts gegangen, weil wir gesagt haben, in der ersten Spalte sucht er immer die Alkohol AG, die Flott AG und so weiter und so fort. Und das ist nämlich auch ganz wichtig. Denn wenn ich mal, und das mache ich jetzt einfach mal, hier versuchen würde den Betreuer einzufügen, dann werden Sie gleich feststellen, dass das leider nicht funktioniert, und zwar werde ich Ihnen gleiche erklären warum. Ich nehme einfach mal den SVerweis, sage SVerweis, perfekt. Das Suchkriterium wäre im Grunde die Alkohol AG und jetzt würde ich bei der Matrix sagen, ich möchte gerne hier die Firma haben, und würden dann aber nach links gehen und dann sehen Sie was er schreibt, er schreibt plötzlich die erste Tabelle ist der Betreuer, das heißt, wenn ich jetzt hier irgendwie, ich könnte hier mal versuchen hier ein -1 irgendwie einzugeben. Bereich_Verweis wäre die exakte Suche, also die Null. Wenn ich hier das jetzt mit OK bestätige, sehen Sie steht hier immer nur NV. Warum? Es liegt einfach daran, für den S-Verweis ist es zwingend, zwingend, zwingend,zwingend notwendig, dass die wirklich erste Spalte, hier Betreuer, dass das sozusagen die Spalte ist wo die Alkohol AG, die Flott AG und so weiter drinsteht. Aber wenn sie sozusagen hier in der ersten Sekunde richtig, ich lösche das alles nochmal, zuerst die Firma markieren, aber dann nicht nach rechts gehen, sondern nach links, wird sozusagen automatisch die erste Spalte in der er sucht, der Betreuer. Das sieht man ja hier sehr schön, Betreuer bis Firma, und deswegen sucht er immer die Alkohol AG in der Spalte Betreuer und da wird er natürlich nie die Alkohol AG finden. Das heißt, Fazit: Sie können immer nur Werte rechts davon ausgeben lassen durch den SVerweis, aber nie links. Sonst wenn Sie das wirklich wollten müssten Sie entweder, und das würde ich Ihnen natürlich raten, einfach die Tabelle umstrukturiert, den Betreuer einfach hinter Ort stellen, das wäre am einfachsten oder Sie müssten kompliziertere Funktionen benutzen, aber das würde dieses Video-Training einfach sprengen zeitlich und fachlich und ja ich hoffe nun dass Sie am Ende der beiden langen Videos den SVerweis verstanden haben, denn er ist schon etwas komplexer, aber ich hoffe auch, dass ich ein kleines bisschen Licht ins Dunkele gebracht habe.

Office 365: Excel Grundkurs

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8 Std. 6 min (106 Videos)
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