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Erweiterte Regeln erstellen

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Erstellen Sie erweiterte Regeln, um E-Mails aufgrund vorgegebener Bedingungen an bestimmte Personen weiterzuleiten.
07:30

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen aufzeigen, wie Sie erweiterte umfangreiche Regeln erstellen. Wenn Sie beispielsweise E-Mails von bestimmten Personen oder von bestimmten Verteilergruppen und E-Mails, in denen Sie als Empfänger im Feld "An" gesetzt sind, an eine bestimmte Kollegin oder einen Kollegen weiterleiten möchten. Um die Regel zu erstellen, klicke ich wieder im Register "Start" in der Gruppe "Verschieben" auf die Schaltfläche "Regeln" und auf "Regeln erstellen". Es öffnet sich ein Dialogfeld, wo im oberen Bereich schon einige Bedingungen vorgeschlagen werden, die mir aber in diesem Fall nicht ausreichen. Deshalb klicke ich auf "Erweiterte Optionen". Es folgt der Regel-Assistent, und mir werden Bedingungen aufgelistet. Na, ich kann hier mit der Bildlaufleiste nach unten und nach oben blättern, und ich suche für mein Beispiel eine Bedingung, dass von bestimmten Personen die E-Mails, wo ich im Feld "An" bin, an eine bestimmte Person weitergeleitet wird. Deshalb schaue ich einfach mal und zwar direkt hier im oberen Bereich "die von Gregor Moretti kommt". Das liegt jetzt daran, dass er hier eingetragen ist, dass ich im Vorwege eine E-Mail markiert habe beziehungsweise angeklickt habe, wo eher der Absender war, deshalb ich aktiviere einmal diese Bedingung. Im zweiten Schritt hier im unteren Bereich kann ich die Personen noch austauschen, indem ich direkt auf den Link klicke, und ich lande direkt in den Adressbüchern, könnte über den Drop-Down-File bei Adressbuch in die globale Adressliste wechseln oder über Kontakte in meinen Outlook-Modul Personen. So, der Gregor... Also, wenn ich E-Mails von Gregor bekomme ... Nein, das möchte ich nicht, das heißt, also ich lösche den Kollegen hier einmal raus, sondern wenn ich von Herrn Pohlmann, den klicke ich doppelt an, damit er hier unten aufgenommen wird, und zusätzlich von Frau Fabian E-Mails erhalte, dann soll eine Aktion durchgeführt werden. Ich klicke hier auf "OK". Sie sehen, hier im unteren Bereich hat er jetzt meinen Kollegen Gregor ausgenommen und dafür eben halt Herr Pohlmann und Frau Fabian gesetzt. Und zusätzlich war meine Bedingung, dass ich im Feld "An" stehen muss. Deshalb schaue ich nochmal die Bedingungen, die meinen Namen im Feld "An" enthält. Diese Bedingung wähle ich auch nochmal aus. Hier brauche ich im zweiten Schritt unten nichts mehr weiter festlegen. Ich klicke deshalb auf "Weiter". Nun werden mir im Regel-Assistenten-Dialog Aktionen aufgelistet. Auch hier kann ich mit der Bildlaufleiste arbeiten, und die Aktion sagt hieraus, was geschehen soll, wenn die Bedingungen, die ich vorher festgelegt habe, übereinstimmen. In meinem Beispiel könnte die Aktion lauten, dass die E-Mail dann an eine weitere Person weitergeleitet wird, und diese Aktion suche ich einmal, und zwar "diese an einer Person/ öffentlicher Gruppe weiterleiten". Das wähle ich aus, und ich muss jetzt wieder im nächsten Schritt hier im unteren Bereich die Personen festlegen, an die die E-Mail weitergeleitet werden soll. Ich wechsle wieder in meine Kontaktliste, und in diesem Fall wähle ich einmal den Kollegen aus. Ich bestätige mit "OK". Eigentlich ist meine Regel soweit fertig gestellt, also von bestimmten Personen, wo ich im Feld "An" bin, sollen an eine bestimmte Person weitergeleitet werden. In diesem Fall klicke ich einmal auf "Weiter", damit Sie sehen, dass man auch Ausnahmen festlegen kann. In meinem Beispiel möchte ich keine Ausnahme und klicke nochmal auf "Weiter". Und nun gelange ich in ein Dialogfeld, wo ich auch nochmal den Regelnamen richtig festlegen kann. Das ist immer ganz wichtig, gerade wenn man mit mehreren Regeln arbeitet. Damit ich die Regeln später auseinanderhalten kann, ergänze ich den Namen, und ich ergänze das hier im hinteren Bereich auch nochmal. Na ja Senden ist hier falsch. Weiterleiten. Im zweiten Schritt könnte ich jetzt noch die Regeloptionen festlegen, dass die Regel direkt, also sofort in meinem Posteingang angewendet werden soll. Das möchte ich in diesem Fall nicht. Ich möchte das für zukünftige E-Mails festlegen. Deshalb aktiviere ich dieses Häkchen hier nicht. Ich klicke jetzt einfach auf "Fertig stellen". Die Regel wurde jetzt festgelegt. Und wenn Sie im Nachgang eine Regel ändern möchten oder auch deaktivieren möchten, haben Sie immer die Möglichkeit, über das Register "Start" in der Gruppe "Verschieben" über die Schaltfläche "Regeln" und über den Befehl "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" auf Ihre Regeln zuzugreifen. Sie sehen, hier im unteren Bereich werden alle Regeln, die ich bislang festgelegt habe, aufgelistet. Und Sie sehen auch, wie wichtig das hier ist, dass man hier wirklich Namen vergibt, denn gerade, wenn man mit mehreren Regeln arbeitet, wird das nachher unübersichtlich, und man weiß gar nicht mehr, welche Regel ist eigentlich wofür zuständig. Und deshalb ist das, wie gesagt, wichtig mit dem Namen. Möchten Sie eine Regel deaktivieren, nehmen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen. Möchten Sie eine Regel löschen, markieren Sie diese und klicken dann hier im oberen Bereich auf "Löschen". Sie haben aber auch die Möglichkeit, eine Regel auszuwählen und dann über die Schaltfläche "Regel ändern die Regel nochmal zu verändern. In meinem Beispiel werde ich die Regel, die ich gerade erstellt habe, einmal löschen. Dafür klicke ich auf die Schaltfläche "Löschen". Ich werde auch nochmal gefragt, ob ich diese Regel wirklich löschen möchte, Und ich bestätige mit "Ja", und ich schließe das Fenster mit "OK". In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie erweiterte und umfangreiche Regeln erstellen können.

Outlook 2016 Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook 2016 (für Windows) im Griff.

4 Std. 46 min (48 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.11.2015

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