Unsere Datenschutzrichtlinie wird in Kürze aktualisiert. Bitte sehen Sie sich die Vorschau an.

Outlook 2013 Grundkurs

Erweiterte Regeln

Testen Sie unsere 2016 Kurse

10 Tage kostenlos!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
E-Mails von bestimmten Personen oder Gruppen sowie Nachrichten, die ausschließlich an eine Person gesendet wurden, können durch die Erstellung umfangreicher Regeln automatisch an zusätzliche Empfänger weitergeleitet werden.
05:58

Transkript

Dieses Video zeigt Ihnen auf, wie Sie erweiterte, umfangreiche Regeln erstellen können. So das beispielsweise Emails von ganz bestimmten Personen oder Gruppen, oder wo Sie nur im Feld anstehen, zusätzlich an einen Ihrer Kolleginnen oder Kollegen weitergeleitet werden. Auch umfangreiche Regeln lassen sich erstellen. Im Register "Start" wechsele ich wieder in die Gruppe "Verschieben" und klicke auf "Regeln". Im Menü wähle ich "Regeln erstellen" und es folgt ein Dialog-Feld. Im oberen Bereich werden mir bereits Bedingungen vorgeschlagen, die für eine umfangreiche Regel jedoch nicht ausreichen. Deshalb klicke ich im unteren Bereich auf die Schaltfläche "Erweiterte Optionen". Der Regel-Assistent öffnet sich und mir werden Bedingungen vorgeschlagen. Ich kann mit der Bildlaufleiste hier hoch und runterblättern, aber wenn bspw. die Email von bestimmten Gruppen oder Personen eintrifft könnte eine Bedingung sein. Dann wäre das die erste hier. Ich wähle die Bedingung aus, dass mein Kollege hier direkt schon eingetragen ist, liegt daran, dass im Hintergrund die Email aktiviert ist. Im zweiten Schritt: Hier im unteren Bereich kann ich auf den Link klicken. Und ich könnte jetzt hier direkt den Kollegen rauslöschen und mit anderen Personen ergänzen. Ich könnte aber auch zusätzlich jetzt nach einzelnen Personen oder nach Gruppen suchen. In diesem Fall suche ich nochmal eine Kollegin. Und sobald sie hier aufgelistet wird, klicke ich sie doppelt an, so dass sie eben auch hier im unteren Bereich hinzugefügt wird. Nachdem ich "OK" bestätigt habe, lande ich wieder im Regel-Assistenten. Und eine weitere Bedingung könnte sein: Wo mein Name im Feld "An" enthalten ist. Das bedeutet ich schaue hier nochmal bei den Bedingungen und prüfe -- Ah hier, "die meinen Namen im Feld "An" enthält". Diese Bedingung aktiviere ich auch nochmal. Das heißt, die Email muss von einem dieser beiden Kollegen kommen und ich muss im Feld "An" stehen. Erst dann soll eine Aktion durchgeführt werden. Sie können natürlich noch weitere Bedingungen festlegen, aber in diesem Fall klicke ich einmal auf "Weiter". Sie gelangen in die "Aktionen". Also was soll mit dieser Email geschehen, wenn die Bedingungen übereinstimmen? Die Bedingung könnte heissen, dass die Mail dann entsprechend noch an eine weitere Person weitergeleitet wird. Ich schau einmal, ob es diese Aktion gibt. Genau hier, "dieser einen Person öffentlichen Gruppe weiterleiten". Genau das ist die Aktion, die ich suche. Ich aktiviere das. Im zweiten Schritt, hier im unteren Bereich muss ich natürlich jetzt festlegen, wer die Person oder Gruppe ist. Ich klicke wieder auf den Link. Und ich suche jetzt nochmal nach den Kollegen, an die diese Email weitergeleitet werden soll. Diese soll an den Thomas Pohlmann weitergeleitet werden. Ich klicke ihn doppelt an, damit er im unteren Bereich hier hinzugefügt wird. Ich bestätige mit "OK" und könnte jetzt noch weitere Aktionen festlegen. In diesem Fall klicke ich noch einmal auf "Weiter", damit Sie sehen, dass Sie auch Ausnahmen bestimmen können, was aber in diesem Beispiel nicht notwendig ist. Ich klicke also noch einmal auf "Weiter". In dem allerletzten Schritt des Regelassistenten könnte ich jetzt einen Namen vergeben, was sinnvoll ist, wenn Sie mit mehreren Regeln arbeiten, dass Sie die Regeln noch unterschieden können. Ich ändere einmal den Regelnamen, indem ich hier vorne klicke. Und vervollständige den Namen hier. Ich könnte jetzt hier die Aktion oder bzw. das Kontrollkästchen noch aktivieren. "Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in dem Ordner Posteingang befinden". Dann würde "Outlook" wirklich nur den Ordner "Posteingang" durchsuchen, ob die Bedingungen übereinstimmen, und dann die Aktionen durchführen. In diesem Fall möchte ich das nicht. Ich möchte das erst bei zukünftigen E-Mails so geregelt haben. Deshalb klicke ich auf "Fertigstellen". Sie sehen, auch sehr umfangreiche Regeln lassen sich mit "Outlook" erstellen. Möchten Sie Regeln deaktivieren oder ändern, klicken Sie wieder im Register "Start" in der Gruppe "Verschieben" auf die Schaltfläche "Regeln" und wählen den Eintrag "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Hier werden Ihnen alle Regeln aufgeführt. Und Sie sehen, wie wichtig es ist, wenn hier der Name richtig eingegeben ist: Was macht die Regel eigentlich? Und hier hätten Sie die Möglichkeit, die Regel eben anzuklicken und die Regel zu ändern. Sie können aber auch die Regel für eine bestimmte Zeit auch deaktivieren. dann reicht es aus, wenn Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen entfernen. Sie können in diesem Dialog-Feld auch die Regel löschen, Sie bekommen dann nochmal den Hinweis, ob Sie die Regel wirklich löschen möchten. In diesem Fall bestätige ich einmal mit "Ja" und anschließend mit "OK". In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie erweiterte Regeln erstellen können.

Outlook 2013 Grundkurs

Nutzen Sie dieses Video-Training, um Outlook 2013 als Schaltzentrale Ihrer täglichen Büroarbeiten zu nutzen, sicher zu beherrschen und so jede Menge Arbeit zu ersparen.

4 Std. 1 min (48 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!