Word 2013 Grundkurs

Ergebnis in neues Dokument überführen und drucken

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Sind alle Vorbereitungen eines Serienbriefs getroffen, kann dieser ausgegeben werden. Lernen Sie hier am Beispiel, wie Sie den Serienbrief zur Kontrolle in ein neues Dokument überführen.
05:01

Transkript

Eigentlich ist das Vorgehen in einem Serienbrief wirklich nicht schwierig. Eigentlich. Na ja, ist es auch nicht. Sie müssen nur in die Registerkarte und können nun Ihren Brief in einen Serienbrief verwandeln. Anschließend die Datenquelle auswählen, anschließend die entsprechenden Seriendruckfelder einfügen, wo Vorname, Nachname, Straße und so weiter zu stehen hat. Möglicherweise dann noch mit Wenn-Dann-Sonst-Funktionen arbeiten, dass die Männer Herr angeschrieben werden, die Frauen mit Frau. Und dann einen Blick auf das Ergebnis werfen. Wunderbar. Im Moment bin ich auf dem siebten Datensatz. Ich kann mir auch den sechsten oder fünften oder ersten anschauen. Toll. Nun habe ich eine persönliche Bitte. Bevor Sie's ausdrucken, bitte, bitte, bitte, drucken Sie einen Serienbrief niemals direkt auf Papier. Mir persönlich ist es schon oft genug passiert, ich werfe einen Blick darauf,+ drucke es aus, laufe dann irgendwann zum Drucker und stelle fest, nachdem die 10. oder 20. Seite rauskommt: "Ich habe das falsche Datum drin!" "Da wollte ich doch die Zeile anders formatieren!" "Hier habe ich einen Tippfehler drin!" Einfach überflüssig und ärgerlich. Ich renne zurück zu meinem PC, unterbreche den Druckjob und in der Zwischenzeit sind weitere 10 Seiten rausgekommen. Es ist einfach überflüssig, ärgerlich, dumm. Es gibt eine Technik, wie Sie dies verhindern können. Wie Sie vor dem Ausdruck einen Blick auf das Ergebnis werfen können. Mit der letzten Schaltfläche hier in der Registerkarte Sendungen können Sie das Dokument fertigstellen und zusammenführen. Sie können hier die einzelnen Dokumente bearbeiten. Das heißt: Er erstellt ein neues, drittes Dokument, in dem er sämtliche Briefe zusammenführt und dann ein großes Word-Dokument erstellt. Meine persönliche Bitte: Machen Sie das so, ich mache es mal, in dem Beispiel will ich ja für alle Datensätze, nicht nur für bestimmte Datensätze, ich mache mal Alle. Ja, prima, OK. Vielleicht haben Sie schon gesehen, was er getan hat. Er hat jetzt ein neues Dokument geschaffen mit 13 Seiten. Weil ich eben 13 Serienbriefe habe. Nun kann ich das Ganze durchgehen. Erste Seite. Blick auf die zweite Seite. Dritte Seite, und apropos, was macht denn mein russischer Freund? Ich geh ans Ende. Sie sehen auch hier, wunderbar, auch die kyrillischen Zeichen hat er mitgenommen. Word ist international. Word spricht verschiedene Sprachen. So etwas ist kein Problem. Oder schauen wir es genau an. Was macht er mit den Postleitzahlen? Kein Problem. Ich habe hier einen aus Sachsen. Sachsen und ein Teil von Thüringen hat eine führende Null in der Postleitzahl. Auch hier wird die Null nicht abgeschnitten. Toll, das hat er auch korrekt übernommen. Ein prüfender Blick auf das Dokument sagt mir, alles perfekt. Jetzt könnte ich es über Datei drucken ausdrucken. Das heißt also, mit anderen Worten: Bei einem Serienbrief haben Sie normalerweise drei Dokumente. Das heißt, Ansicht, einmal eine Datenquelle. Wenn Sie merken: "Oh! Marion ist ja umgezogen. Sie wohnt ja nicht mehr in Düsseldorf, sondern in Köln!" Dann trage ich hier Köln ein, mit der entsprechenden Postleitzahl. Ich speichere natürlich dieses Dokument ab. Dann kann ich, Fenster wechseln, mit einem Brief, Oh! Da wollte ich ja noch eine Leerzeile einfügen. Zweimal Enter. Und vielleicht noch ein lustiges Bildchen von mir, Kein Problem. Ich kann also auch diesen Originalbrief ändern. Und wenn ich an eine der Personen noch einen persönlichen Gruß schreiben will, dann erstelle ich – ein neues, drittes Dokument. In diesem neuen, dritten Dokument sind dann alle Briefe zusammengefasst. Bitte nicht – meine persönliche Bitte – sofort drucken. Bitte auch nicht über Datei drucken gehen. Datei drucken würde nur Sie wollen ja 13, oder 300 oder gar 3000 Briefe ausdrucken. Also erstelle ich ein langes Dokument, das alle einzelnen Briefe beinhaltet. Alle in dem Beispiel. An Klara wollte ich doch – wo ist sie? Ach, hier. "Liebe Grüße, Rene", hier kann ich ans Ende: PS: (tippt) Ich freue mich auf ein baldiges Wiedersehen. Und ab die Post. Nun habe ich hier einen anderen Text, den hab ich in den anderen nicht. Das heißt also: Achten Sie darauf, in welchem dieser drei Dokumente Sie sind. Sie haben einmal eine Datenquelle, eine Datenbank. Sie haben einmal einen Brief. Dieser ist normalerweise einseitig. Und Sie haben einmal das Ergebnis der Serienbriefe, die untereinander hängen, und Sie sehen das normalerweise hier unten an der Anzahl der Seiten.

Word 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Arbeit mit Word 2013 von Grund auf anhand vieler nachvollziehbarer Beispiele kennen und nutzen Sie die Möglichkeiten des Programms für eine erfolgreiche Textarbeit.

7 Std. 57 min (103 Videos)
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