Office 365: Excel Grundkurs

Einschränkung der Textlänge

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Lernen Sie in diesem Tutorial die Einschränkung der Eingabe bei der Textlänge in Kombination mit dem Fehlertyp "Information" kennen.
11:08

Transkript

Wie der Name Datenüberprüfung schon sagt, können Sie mir diesen Titel Ihre Daten bereits während der Eingabe überprüfen, ob diese Eingabe Ihren Vorstellungen entspricht. Was wäre dann eingeeignetes Beispiel damit wir konkret verstehen was die Daten Prüfung macht nun nehmen wir mal an Sie sind für die Bargeldkasse in ihrem Verein oder Unternehmen zuständig und natürlich gibt es hier ein paar Regeln, die Sie beachten müssen, ich habe in die hier auf der rechten Seite mal , aufgeschrieben, also der Einkäufer hier der darf eingegeben werden wie man möchte, aber hier beim Produkt gibt es schon eine erste Einschränkung und zwar aus Layout Gründen sollte das Produkt nur zwischen 2 und 15 Zeichen lang sein aber im Notfall daef es auch länger sein Hermes hier also mit einer klassischen Bedingung zu tun es sollte so sein, aber es muss nicht sein. Das unterscheidet sich bei der Menge hier sich ein Muss Bedingung das heißt, dürfen hier nur ganze Zahlen zwischen 1 und 25 das heißt man hat eine Menge von 30 gar nicht einkaufen das ist mit der Bargeld Kasse gar nicht möglich. Ebenfalls in Muss ist der Euro Betrag dürfen hier nur maximal 200 € in werden immer dass sich anschauen wie viel hat Euro erhoben die sind eigentlich schon falsch und jetzt wissen Sie auch warum werde ich eine Datenüberprüfung brauchen wir wollen die solche Fehler Eingaben vermeiden. Bei der Abteilung darf nur THE, ABF und IAT stehen und beim Kaufdatum ist es so der dürfen nur Werte aus dem Jahr 2017 stehen wir vielleicht gerade im Jahr 2017 stehen. Ja dann wollen wir gleich mal loslegen bei einem Produkt wir verstehen also das aus Layout Gründen nur zwischen 2 und 15 Zeichen eingegeben werden darf, dann markieren wir natürlich hier mit Steuerung Leertaste diese ganze Spalte die halt zufällig nur Auswahl Zellen besteht das macht aber gar nichts und dann klicken wir auf Daten und dann sehen sie kann man hier auf Überprüfung klicken und wenn ich hier drauf klickee dann kommt auch sofort eine Dialogbox und unter Einstellungen kann ich hier zum Beispiel festlegen dass ich nur die Textlänge begrenzen möchte zur Zeit ist jeder Wert möglich zu den anderen Einstellung komme später wir erstmal hier Text Länge und dann sagen wir zwischen können wir noch sagen gleich ungleich größer als kleiner als ohne dich bei uns passen sich zwischen perfekt nämlich zwischen 2 und 15 Zeichen dann sind eigentlich schon fertig leicht und einfach geht es hier noch einmal die Textlänge darf nur zwischen 2 und 15 Zeichen sein, dann schaue ich einfach hier auf okay und jetzt probiere das mal zum Beispiel ein Bleistift ein und bestätigen dass ich Enter das finde ich weniger als 15 Zeichen überhaupt kein Thema jetzt mal versuchen mit dem Eintrag Geburtstag Kuchen Föhren B aus der Abteilung AWV und ich das mit Enter bestätige dann kommt ein Hinweis sagt dieser Wert entspricht nicht den Einstellungen für die Datenüberprüfung und jetzt aber eigentlich will nur darauf aufmerksam soz sagen nur eine Bedingung das heißt es sollte zwischen 15 lang sein aber dürfte länder sein deswegen welches doch versuchen deswegen die einzugeben seinem abbrechen dann bricht er die Eingabe total ab das finde ich auch nicht ich versuche es nochmal mit dem Wiederholen und dann sehen Sie komme ich in so einer Art Endlosschleife das heißt man kann ich auch schon an diesem starken roten hier das ist sozusagen die Hinweismeldung in die mir gar keine falsche Eingabe erlaubt wie kann ich das nun ändern dann kriege ich natürlich gerne wieder in meine Spalte markieren ich komplett war eigentlich alle Einträge die Fehlermeldung verändern möchte ganz oben auf Datenüberprüfung und dann sehen sie gibt es Ihnen eine so genannte Fehlermeldung und hier steht ein Stoptyp und dieser Stoptyp der sagt wirklich eine falsche Eingabe ist nicht möglich im Gegensatz zu den anderen beiden Einträgen hier können wir sagen Warnung Informationen hier sind sehr wohl falsch Eingaben möglich Information ist so zeigen relaxte Einstellung hier sagt er nur ansehen was falsh gemacht kein Thema klicken Sie auf okay und trotzdem ist sie drin bei Warnung sagt er sie haben falsch gemacht achtung wenn Sie das wirklich wollen dann bestätigen Sie noch mal ausführlich mit ja, das heißt der Standard Bagen steht zu sagen aus nein ich heiße keine Falschangaben ich muss das bewusst mit der Maus auf ja klicken um das zu ändern ich würde sagen probier das mal selber aus ich kann das nur mit der Information denn diese Feinheiten das dürfte kein Problem sein wichtigster die Information dass Stop keine falsche Eingabe möglich und Warnung Information eben schon einige Informationen dann sage ich hier Hinweis und bei Fehlermeldung bitte bemühen Sie maximal 15 Zeichen einzugeben. und dann sage ich ok und jetzt kann ich das ganze Sommer versuchen und zwar natürlich hier Kleber das funktioniert aber ich versuche das ganze nochmal mit dem Geburtstagskuchen und wenn ich jetzt das ganze mit Enter bestätige, sehen Sie aha bitte bemühen sich maximal Zeichen einzugeben perfekt und jetzt habe ich Ihnen die Möglichkeit zu sagen einfach okay und schon lässt er mir die Falscheingabe zu trotzdem machte da einen kleinen Hinweis nämlich Sie sehen oben links in der Ecke da haben einen grünen kleinen Pfeil und wenn wir draufgehen auf die Zahlee nochmal dann können wir auch diesen grünen Pfeil ein bisschen konkretisieren er sagt nämlich über das Ausrufezeichen Fehler bei der Datenprüfung das ist sehr witzig er merkt dass das falsche drinsteht obwohl ich ja es über die Information zu lassen habe also deswegen kein Problem mehr wenn sie ganz perfekt zum sagen sich vielleicht ignorieren dann verschwendet das grüne Eckchen oder Sie können stehen lassen dann wissen Sie hier ist eine Falscheingabe und Sie müssen vielleicht wählen für den Ausdruck mach mal was verändern in sie das einfach schöne haben wollen. Übrigens ein Befehl haben wir uns noch nicht angeschaut bei der Datenüberprüfung und zwar machen für den Anführungszeichen erstmal nicht optimal ich markiere nämlich nur die Spalte hier meine Tabelle und worauf ich aufmerksam machen möchtest du mich hier es gibt noch eine Eingabemeldung gesetzt haben die Einstellungen vorgenommen TextLänge zwischen 2 und 15 haben dann uns bei der Fehlermeldung umgeschaut und jetzt möchte ich noch ganz kurz auf die Eingabemeldung verweisen ich auch die Möglichkeit diese auszufüllen und zwar hier bei der Eingabe Meldung zum Beispiel bitte zwischen zwei und fünf Zahlen eingeben dann sonst beim Ausdruck Probleme danke und wenn ich das zu sagen ist mit okay bestätige und stehe sozusagen in der Tabelle dann zeige mir mal den Hinweis Meldung das Problem ist aber wenn ich jetzt hier unten in den neuen klicke dann kommt die Hinweismeldung nicht weil ehrlicher nur meine bestehenden Spalten markiert habe das heißt die Hinweisemeldung kommt nicht jetzt fragen sich Moment Moment Moment klappt die Daten Prüfung der heißt kann ich ein Hinweis ja das schon und verwenden wir jetzt hier was eintragen und mit Enter bestätige sehen Sie das vor der Datenprüfung das sozusagen eine Millisekunde vorher die Tabelle erweitert und dadurch dass er die Tabelle erweitert erwartet er sie auch für Spalte B die Gültigkeitsprüfung aber erst wenn Sie die Entertaste gedrückt haben und das ist jetzt das Problem dass die Datenprüfung schon funktioniert aber eben die Hinweismeldung nicht weil die Hinweismeldung die kann ich hier in dieser noch nicht existenten Zelle der Tabelle nicht angezeigt werden deswegen können wir hier einen Trick anwenden wenn Sie also sagen ich möchte auch die Hinweismeldung haben dann würde ich Ihnen raten nicht nur die Tabelle hier zu markieren sollen die komplette Spalte B und dann die Daten einzustellen dann sagt er mich auch die Auswahl enthält einige Zellen Einstellung dann sagen sie soll denn die Datenprüfung auf diese Zellen erweiterte der erkennt 4, 5 mit Datenprüfung versehen und die anderen sagen die andere nicht mehr ok das ist jetzt ziemlich cool finde das was ich eingestellt habe komplett auf die ganze Spalte übertragen das heißt in der Spalte B dürfen also jetzt nur Werte eingegeben haben den Text Länge zwischen 2 und 15 Buchstaben ist die Eingabemeldung ist jetzt sozusagen auch wenn es dunkel wird Fehlermeldung und dann habe ich hier gewöhnt jetzt hier unten sehen Sie dann funktioniert schon ohne dass die Tabelle erweitert wurde dieses Vorgehen hat klize klize klize Nachteil und zwar haben wir jetzt sozusagen können sich mal anschauen eine Millionen Zellen hir sozusagen mit Informationen für die wir gar nicht brauchen normalerweise ist das kein Problem aber wissen das ist es gibt immer ein paar Sonderfälle wo das Schwierigkeiten macht und ja meine Erfahrung ist wenn Sie diese Datei eben nicht nur mit einem Windows Rechner öffnen sondern zum Beispiel deine Kollegen geben mit Apple und Sie öffnen dann wieder auf dem Windows-Rechner danach den Rechner irgendwann kommt durcheinander wenn sie Pech haben ist diese Datei nicht du jetzt Zeit nur wenige Bytes groß sondern weil wir hier in eine Million Zeilen eine Bedingung schon eingegeben haben das heißt diese eine Millionen hat eine Füllung auch wenn das sozusagen nur die Prüfung ist dann kann ohne weiter sein dass diese Datei recht groß wird und deswegen hat auch langsam wird also auf diesen Spezialfall will ich hinweisen dass er zu Problemen führen kann aber generell erstmal über die Hinweismeldung haben möchten Sie versuchen Sie es einfach und wenn schief geht wissen sie dann nehmen Sie einfach aus der Spalte B die Datenüberprüfung auch das wäre auch kein Thema einfach die Spalte B wieder markieren dann gib hier die Datenüberprüfung hierbei Einstellung jeden Wert zu lassen und dann können sie eben hier auch noch die Fehlermeldung und die Eingabemeldung rausnehmen und dann ist sie wirklich komplett aus die Daten von denn sie lassen ihn werden zu haben noch sicherheitshalber die Eingabe und Fehlermeldung ausgenommen und damit wäre das alles wieder jungfreulich.

Office 365: Excel Grundkurs

Erlernen Sie Excel in Office 365 von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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