Excel 2016 Grundkurs

Einschränkung der Textlänge

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Lernen Sie in diesem Tutorial die Einschränkung der Eingabe bei der Textlänge in Kombination mit dem Fehlertyp "Information" kennen.
11:08

Transkript

Wie der Name "Datenüberprüfung" schon sagt, können Sie mit diesem Feature Ihre Daten bereits während der Eingabe überprüfen, ob diese Eingabe Ihren Vorstellungen entspricht. Was wäre denn ein geeignetes Beispiel, damit wir konkret verstehen, was die Datenprüfung macht? Nun, nehmen wir einmal an, Sie sind für die Bargeldkasse in Ihrem Verein oder Unternehmen zuständig und natürlich gibt es hier ein paar Regeln, die Sie beachten müssen. Ich habe Ihnen die hier auf der rechten Seite mal aufgeschrieben, also der Einkäufer hier, der darf eingegeben werden, wie man möchte. Aber hier beim Produkt gibt es schon eine erste Einschränkung und zwar aus Layout-Gründen sollte das Produkt nur zwischen 2 und 15 Zeichen lang sein, aber im Notfall darf es auch länger sein. Wir haben es hier also mit einer klassischen Kann-Bedingung zu tun, es sollte so sein, aber es muss nicht so sein. Das unterscheidet bei der Menge, hier ist es wirklich eine Muss-Bedingung, das heißt, es dürfen hier nur ganze Zahlen zwischen 1 und 25 stehen, das heißt, man darf also eine Menge von 30 gar nicht einkaufen. Das ist mit der Bargeldkasse gar nicht möglich. Ebenfalls ein Muss ist der Eurobetrag, denn es dürfen hier nur maximal 200 Euro entnommen werden. Wenn man sich also anschaut, die 400 Euro hier oben, die sind eigentlich schon falsch und jetzt wissen Sie auch, warum wir hier natürlich eine Datenüberprüfung brauchen, wir wollen natürlich solche Fehleingaben vermeiden. Bei der Abteilung darf nur "TEA", "ABV" und "ERT" stehen und beim Kaufdatum ist es so, da dürfen nur Werte aus dem Jahre 2017 stehen, weil wir vielleicht gerade im Jahr 2017 sind. Ja, dann wollen wir gleich mal loslegen beim Produkt, wir verstehen also, dass aus Layout-Gründen nur zwischen 2 und 15 Zeichen eingegeben werden dürfen, dann markieren wir natürlich hier mit Strg+Leertaste diese ganze Spalte, die halt zufällig nur aus zwei Zellen besteht, das macht aber gar nichts und dann klicken wir auf "Daten" und dann sehen Sie, kann man hier auf "Überprüfung" klicken und wenn ich hier drauf klicke, dann kommt auch sofort eine Dialogbox und unter "Einstellungen" kann ich hier zum Beispiel festlegen, dass ich nur die Textlänge begrenzen möchte. Zur Zeit ist jeder Wert möglich, zu den anderen Einstellungen kommen wir später, wir sagen hier erstmal "Textlänge" und dann sagen wir "zwischen", natürlich können Sie hier noch sagen "gleich", "ungleich", "größer als", "kleiner als" und natürlich bei uns passt "zwischen" perfekt, nämlich zwischen 2 und 15 Zeichen. Dann sind wir eigentlich schon fertig, so leicht und einfach geht es. Ich wiederhole nochmal, die Textlänge darf nur zwischen 2 und 15 Zeichen sein, dann stelle ich hier einfach auf "OK" und jetzt probieren wir das mal, wir geben zum Beispiel einen "Bleistift" ein und bestätigen das mit Enter, das sind natürlich weniger als 15 Zeichen, überhaupt kein Thema. Jetzt wollen wir das mal versuchen mit dem Eintrag "Geburtstagskuchen für Herrn B aus der Abteilung ABV" und wenn ich das mit Enter bestätige, dann kommt ein Hinweis, der sagt: "Dieser Wert entspricht nicht den Einstellungen für die Datenüberprüfung." Jetzt ist es hier, - ich will da drauf aufmerksam machen - sozusagen nur eine Kann-Bedingung, das heißt, es sollte zwischen 2 und 15 lang sein, aber es dürfte auch länger sein, deswegen will ich doch versuchen, das hier irgendwie einzugeben, dann sage ich mal "Abbrechen". Dann bricht er die Eingabe total ab, das will ich natürlich auch nicht, ich versuche es nochmal mit dem "Wiederholen" und da sehen Sie, komme ich in so eine Art Endlosschleife, das heißt, man kann es auch schon erahnen an diesem starken Rotton hier, das ist sozusagen die Hinweismeldung, die mir gar keine Falscheingabe erlaubt. Ja, wie kann ich das nun ändern? Dann klicke ich natürlich gerne wieder in meine Spalte, markiere die natürlich komplett, weil ich natürlich für alle Einträge die Fehlermeldung verändern möchte, dann gehe ich hier oben auf "Datenüberpüfung" und dann sehen Sie, gibt es hier hinten eine sogenannte Fehlermeldung und hier steht ein Stopptyp und dieser Stopptyp, der sagt wirklich: "Eine Falscheingabe ist nicht möglich.", im Gegensatz zu den anderen beiden Einträgen, hier kann ich sagen "Warnung" und "Information", hier sind sehr wohl Falscheingaben möglich. "Information" ist sozusagen die relaxte Einstellung hier, sagt er nur: "Sie haben etwas falsch gemacht.", kein Thema, klicken Sie auf "OK" und trotzdem ist sie drin. Bei "Warnung" sagt er: "Sie haben etwas falsch gemacht. Achtung." Wenn Sie das wirklich wollen, dann bestätigen Sie nochmal ausführlich mit "Ja", dass heißt, der Standard-Button steht sozusagen auf "Nein", das heißt, ich kann die Falscheingabe nicht tätigen, ich muss also bewusst mit der Maus auf "Ja" klicken, um das zu ändern. Ich würde sagen, probieren Sie das mal selber aus, ich zeige Ihnen das nur mit der "Informationen", denn diese Feinheiten, das dürfte kein Problem sein, wichtig ist die Information, dass "Stopp" keine Falscheingabe ermöglicht und "Warnung" und "Information" eben schon. Also sage ich hier "Information". Dann sage ich natürlich hier "Hinweis" und bei "Fehlermeldung": "Bitte bemühen Sie sich maximal 15 Zeichen einzugeben." Dann sage ich "OK" und jetzt kann ich das Ganze nochmal versuchen und zwar natürlich hier "Kleber", das funktioniert, aber ich versuche das Ganze nochmal mit dem "Geburtstagskuchen" und wenn ich jetzt das Ganze mit Enter bestätige, sehen Sie: "Bitte bemühen Sie sich maximal Zeichen einzugeben." Perfekt und jetzt habe ich eben die Möglichkeit zu sagen einfach: "OK" und schon lässt er mir die Falscheingabe zu. Trotzdem macht er einen kleinen Hinweis, nämlich Sie sehen es, oben links in der Ecke, da haben wir einen grünen kleinen Pfeil, wenn wir da drauf gehen auf die Zelle nochmal, dann können wir auch diesen grünen Pfeil ein bisschen konkretisieren, er sagt nämlich über das Ausrufezeichen: "Fehler bei der Datenprüfung." Es ist also sehr witzig, er merkt, dass hier was Falsches drin steht, obwohl ich es ja erst über die Information zugelassen habe, also deswegen kein Problem. Wenn Sie ganz perfekt sind, sagen Sie: "Fehler ignorieren", dann verschwindet das grüne Eckchen oder Sie können es stehen lassen, dann wissen Sie hier ist eine Falscheingabe und Sie müssen vielleicht für den Ausdruck nochmal irgendwas verändern, wenn Sie das einfach schön haben wollen. Übrigens, einen Befehl haben wir uns noch nicht angeschaut bei der Datenüberprüfung, und zwar mach ich es jetzt erst mal nicht "optimal", ich markiere nämlich nur die Spalte hier meiner Tabelle, Und worauf ich aufmerksam machen möchte, ist hier, es gibt noch eine Eingabemeldung. Bis jetzt haben wir nur die Einstellungen vorgenommen, Textlänge zwischen 2 und 15, haben dann uns bei der Fehlermeldung umgeschaut und jetzt möchte ich noch ganz kurz auf die Eingabemeldung verweisen, hier habe ich nämlich auch die Möglichkeit, diese auszufüllen und zwar hier bei der Eingabemeldung zum Beispiel: "Zwischen 2 und 15 Zeichen eingeben, da wir sonst beim Ausdrucken Probleme haben. Danke." Und wenn ich das sozusagen jetzt mit "OK" bestätige und stehe sozusagen in der Tabelle, dann zeigt er mir die Hinweismeldung. Das Problem ist aber, wenn ich jetzt hier unten in die B9 klicke, dann kommt die Hinweismeldung nicht, weil ich ja nur meine bestehenden Spalten markiert habe. Das heißt, die Hinweismeldung kommt nicht, jetzt fragen sie sich: "Moment, Moment, Moment, klappt denn die Datenprüfung?" Das heißt, käme überhaupt ein Hinweis? Ja, das schon und zwar, wenn ich nämlich jetzt hier was eintrage und mit Enter bestätige, sehen Sie, dass vor der Datenprüfung, das ist sozusagen eine Millisekunde vorher, er die Tabelle erweitert und dadurch, dass er die Tabelle erweitert, erweitert er sozusagen auch für die Spalte B die Gültigkeitsprüfung, aber erst nachdem ich die Enter-Taste gedrückt habe. Und das ist sozusagen hier jetzt das Problem, dass die Datenprüfung schon funktioniert, aber eben die Hinweismeldung nicht, weil die Hinweismeldung, die kann natürlich hier in dieser noch nicht existenten Zelle der Tabelle noch nicht angezeigt werden. Deswegen könnten wir hier sozusagen einen kleinen Trick anwenden, wenn Sie also sagen, ich möchte auch die Hinweismeldung haben, dann würde ich Ihnen raten, nicht nur die Tabelle hier zu marken, sondern die komplette Spalte B und dann sozusagen die Datenprüfung einzustellen, dann sagt er nämlich auch: "Die Auswahl enthält einige Zellen ohne Einstellungen." und dann: "Soll denn die Datenprüfung auf diese Zellen erweitert werden?", er erkennt nämlich 4, 5 sind schon mit Datenprüfung versehen und die anderen nicht und dann sagen Sie einfach: "OK" und das ist jetzt ziemlich cool, jetzt hat er nämlich das, was Sie eingestellt haben, komplett auf die ganze Spalte B übertragen. Das heißt, in der Spalte B dürfen also jetzt nur Wörter eingegeben werden, deren Textlänge zwischen 2 und 15 Buchstaben ist. Die Eingabemeldung ist jetzt sozusagen auch existent inklusive Fehlermeldung und dann haben wir sozusagen hier gewonnen. Wenn ich das jetzt hier unten mache, sehen Sie, dann funktioniert das schon, ohne dass die Tabelle erweitert wurde. Dieses Vorgehen hat einen klitzekleinen Nachteil und zwar haben wir ja jetzt sozusagen, das können Sie sich mal anschauen, eine Million Zellen hier sozusagen mit Informationen gefüllt, die wir gar nicht brauchen. Normalerweise ist das kein Problem, aber Sie wissen ja, wie das ist, es gibt immer ein paar Sonderfälle, wo das Schwierigkeiten macht und ja, meine Erfahrung ist, wenn Sie diese Datei eben nicht nur mit einem Windows-Rechner öffnen, sondern zum Beispiel dann auch einem Kollegen geben mit Apple und Sie öffnen das dann wieder auf einem Windows-Rechner oder auf einem Apple-Rechner, irgendwann kommt Excel leider durcheinander, wenn Sie Pech haben, ist diese Datei nicht wie jetzt vielleicht nur wenige Bytes groß, sondern weil Sie ja hier in einer Million Zeilen eine Bedingung schon eingegeben haben, das heißt, diese eine Million Zeilen haben sozusagen schon eine Füllung, auch wenn das sozusagen nur über die Prüfung ist, dann kann es ohne weiteres sein, dass diese Datei recht groß wird und deswegen dann auch langsam wird. Also auf diesen Spezialfall will ich hinweisen, dass er zu Problemen führen kann, aber generell erstmal, gerade wenn man die Hinweismeldung haben möchte, seien Sie frech, versuchen Sie es einfach und wenn es schief geht, wissen Sie, dann nehmen Sie einfach aus der Spalte B die Datenüberprüfung raus, das wäre auch kein Thema, einfach die Spalte B wieder markieren, dann geht man hier auf "Datenüberprüfung", dann sagt man hier bei "Einstellungen": "Jeden Wert zulassen" und dann können Sie eben hier auch noch die Fehlermeldung und die Eingabemeldung rausnehmen und dann ist sie wirklich komplett raus die Datenprüfung, denn Sie lassen jeden Wert zu, haben auch noch sicherheitshalber die Eingabe- und Fehlermeldung rausgenommen und damit wäre dann alles wieder jungfräulich.

Excel 2016 Grundkurs

Erlernen Sie Excel 2016 (für Windows) von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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