Excel 2016 Grundkurs

Einschränkung auf Listeneingabe

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Sie können eine Einschränkung der Eingabe auf bestimmte Listeneinträge veranlassen. Mit ein paar Tricks bekommen Sie die Liste auch dynamisch, wie Sie in diesem Film erfahren.
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Transkript

Ja, dann kommen wir zur Spalte Abteilung. Sie sehen, ich war ganz schnell und habe schon mal markiert und jetzt wollen wir sozusagen hier einstellen, dass nur die Abteilung THE, ABV und ERT die Kasse nutzen dürfen. Deswegen der alte Klassiker, Daten, Datenüberprüfung und jetzt sage ich im Grunde genommen keine Zahl, sondern ich möchte jetzt nur eine Liste zulassen. Und dann fragt nämlich die Quelle, ja, wo ist denn die Quelle? Und die gebe ich jetzt sozusagen einmal per Hand ein und zwar gebe ich erst mal THE ein und jetzt möchte ich sozusagen danach ja einen zweiten Eintrag generieren und deswegen machen wir hier jetzt kein Komma, sondern ein Semikolon. Das hießt, jetzt generiere ich eine Liste, das sieht man hier Liste generieren und der erste Eintrag der Liste ist THE. Dann kommt ein Semikolon, dann sagen wir ABV, dann sagen wir Semikolon und jetzt kommt der dritte Eintrag ERT. Das heißt, jetzt merken Sie sich bitte, was ich eingegeben habe THE; ABV; ERT und dann mache ich im Grunde genommen ein OK. Und jetzt klicke ich da drauf und jetzt sehen Sie was ganz Pfiffiges. Jetzt kann ich da auf diese Ecke gehen, auf den Pfeil, und jetzt zeigt er mir diese drei Abteilungen an, Und das ist doch schon mal super klasse, weil das erleichtert mir die Eingabe ungemein und Sie sehen jetzt auch, wie ich das gemacht habe, nämlich ich habe diese drei Einträge über das Semikolon hinbekommen. Ja, das ist doch mal eine ganz tolle Geschichte. Das muss ich echt mal sagen, das gefällt mir. Hier möchte ich Sie wieder auf eine Besonderheit aufmerksam machen. Das heißt, ich habe ja nur die bestehenden Zellen hier der Tabelle markiert. Wenn Sie jetzt hier unten sozusagen stehen, dann stehen Sie außerhalb der Tabelle und schon funktioniert das nicht. Das heißt hier muss ich wieder den Trick anwenden, die ganze Spalte E zu markieren und dann muss ich die Datenprüfung sozusagen erweitern und dann sage ich einfach nur hier OK und jetzt sehen Sie, klappt das auch bei Zellen, die außerhalb der Tabelle sind, nämlich jetzt habe ich hier die ganze Spalte E markiert. Und das, muss ich noch mal sagen, ist doch echt super. Also das ist doch eine große Erleichterung. Übrigens, wenn Sie jetzt mal sagen, ach, jetzt versuche ich es trotzdem mal nicht über diese Auswahlliste zu gehen, sondern wirklich mal was einzugeben, und sage da einfach mal, Halli Hallo Hallöchen, dann sagt er natürlich wieder, nein, das ist nicht in Ordnung. Und dann habe ich hier wieder keine Chance, die falschen Werte einzugeben. Ja, jetzt kann es aber sein, dass Sie sagen, ist ja super toll, aber geht das ein kleines bisschen komfortabler? Ich möchte vielleicht nicht, wenn sich die Abteilung irgendwie umbenennt, immer unter Daten, Datenüberprüfung gehen und im Grunde genommen hier dann irgendwie rumfuschen. Natürlich geht es auch anders und deswegen möchte ich Ihnen jetzt eine zweite Möglichkeit zeigen, nämlich dass ich diese Werte nicht per Hand eingebe, sondern über eine andere Liste. Und deswegen habe ich hier schon mal vorbereitet einen zweiten Reiter und da steht ja drin THE, ABV und ERT. Und jetzt können Sie sich vorstellen, was ich mache. Es ist relativ simpel. Ich markiere sozusagen wieder die Spalte E, sage wieder Daten, Datenüberprüfung und diesmal sage ich nicht als Quelle ich möchte diese Sachen per Hand eingeben, sondern ich lösche den Eintrag. Sie sehen, hier ist mein blinkender Cursor. Ich klicke ganz simpel auf den anderen Reiter, markiere hier die drei Abteilungen und jetzt sehen Sie, schreibt er auch, dass ich mich auf den andern Reiter beziehe, nämlich tbl_ABT und dann $B$2 bis $B$4 und damit kann ich im Grunde genommen diese Eingabe bestätigen. Und jetzt sehen Sie, habe ich das viel einfacher gehabt, nämlich ich habe einfach die Liste markiert. Und wenn da jetzt 20 oder 30 oder 40 Abteilungen drin gestanden hätten, dann wäre das ohne Probleme gegangen. Übrigens, ein kleiner Hinweis, wenn ich jetzt hier hingehe und sage, aus ABV wird aus irgendwelchen Gründen FFF, dann ist das auch überhaupt kein Thema. Wenn ich in die Datenprüfung zurückgehe, sind die alten Werte natürlich noch ABV, aber wenn ich jetzt hier meine Liste anschaue, hat es sich da sofort aktualisiert und ich kann eben zukünftige Werte nur mit FFF eingeben. Das ist doch auch schon mal klasse. Und jetzt habe ich Ihnen also gezeigt, als kleine erste Erweiterung, man kann diese Liste also auslagern in eine andere Liste und Änderungen werden dann viel leichter möglich. Jetzt kommen wir aber noch zu einem dritten Punkt hier in diesem Video, nämlich jetzt ist die Frage, ob im Grunde genommen es auch möglich ist, dass ich diese Liste erweitere. Jetzt gebe ich da mal ein 4. sage da einfach mal UDO und das ist als Sachbearbeiter oder als Abteilungsleiter der Herr Keil. Und jetzt gehe ich nochmal in meine Datenprüfung und schaue mal, ob er hier vielleicht das erweitert. Nein, das macht er nicht. Das war jetzt auch nicht zu erwarten, denn wenn Sie sich noch mal erinnern, ich markiere nochmal die Spalte E, um meine komplette Datenprüfung einzusehen. Und zwar hat er sich ja wirklich nur auf $B$2 bis $B$4 bezogen und wir erinnern uns mal an die Vier und wenn ich hier dann in die Abteilung gehe sehen Sie, dann steht es hier in der fünften Zeile, deswegen ist das leider nicht dabei. Jetzt ist die Frage, wie kann ich das denn dynamisch machen? Und ja, das ist jetzt ein kleines bisschen tricky. Sie müssen sozusagen einen kleinen Zwischenschritt einbauen. Ich erkläre Ihnen das aber Step für Step und hoffe, dass es dadurch klar wird. Das heißt, ich muss zu allererst mal hier diese Einträge markieren. Einfach über die Steuerung und Leertaste. Und vielleicht haben Sie das in einem der ersten Videos gesehen. Ich kann nämlich unter Formeln über den Namensmanager sozusagen einen Namen vergeben. Ich habe das damals hier oben gemacht. Das könnten wir übrigens auch machen, indem ich hier oben einfach rein gehe und schreibe, Abteilung. Das heißt, merken Sie sich bitte das Wort Abteilung. Da habe ich sozusagen hier jetzt hier eingeben. Ich hätte es übrigens auch über den Namensmanager machen können. Jetzt sehen Sie, habe ich hier einen extra Namen Abteilung. Und die man deutlich sieht, bezieht er sich sozusagen hier auf meine Tabelle Department und hier auf die Spalte Abkürzung Abteilung. Hier oben sieht man ja sehr schön die Überschrift. So, wenn ich das jetzt sozusagen gemacht habe und jetzt in der Datenprüfung eingebe, ich hoffe, Sie erahnen es schon. Unter Daten, Datenüberprüfung. Jetzt nicht mehr den absoluten Bezug, sondern jetzt mein Name ist gleich Abteilung und ich bestätige das mit OK. dann sehen Sie, hat er hier jetzt UDO drin. Das ist vielleicht noch nicht überraschend bis jetzt, aber wenn ich das jetzt erweitere, 5. und schreibe einfach Zug und das ist meinetwegen der Herr Groß als Abteilungsleiter, dann sehen Sie jetzt ganz faszinierend kann ich sowohl hier oben, aha, da ist hier der Zug und natürlich auch hier unten der Zug. Und wer es nicht glaubt, noch mal was, 6. und dann schreibe ich hier einfach IST und dann schreibe ich hier Herr Klein als Abteilungsleiter und wenn ich in die Datenüberprüfung reingehe, sehen Sie, es ist jetzt auch IST mit dabei. Also, das war natürlich jetzt ein kleines bisschen tricky, aber über diesen Trick haben Sie jetzt die Möglichkeit, dass Sie diese Abteilungsliste sehr dynamisch eingeben und das war mein Ziel.

Excel 2016 Grundkurs

Erlernen Sie Excel 2016 (für Windows) von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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