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Excel: Daten aufbereiten

Einige Beispiele missglückter Datenimporte

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Wenn Sie viel mit Excel arbeiten, dann kennen Sie das Problem sicherlich: Man bekommt von dritter Seite Daten, die man in dieser Form beim besten Willen nicht weiterverarbeiten kann. Dieses Video stellt eine Reihe von Beispielen für solch "unglückliche" Daten vor.
04:06

Transkript

Excel hat sich als Quasistandard für Daten entwickelt. Für kleinere bis mittelgroße Datenmengen im Desktop-Bereich. Viele Systeme vieler Datenbanken exportieren Daten ins Excel-Format, meistens auch ins Textformat, vielleicht auch noch in XML, aber Excel hat sich als Standard etabliert, hat sich breit gemacht und damit entstehen auch schon die Probleme. Da jede Datenbank, jedes System natürlich irgendwie anders denkt, andere Hintergründe hat, einen anderen Datenaufbau hat usw., kann es natürlich passieren, dass bei so einem Export ins Excel-Format Probleme auftauchen. Entweder Sie wollen die Daten in Excel halten, um sie dort weiterzuverarbeiten, zu analysieren, zu formatieren, zu drucken oder Sie verwenden Excel als Schaltzentrale, um die Daten aufzubereiten und dann wiederum an andere Systeme weiterzugeben. Egal, welche Aufgabe Sie haben, es gibt immer wieder Probleme bei unterschiedlichen Systemen. Ich zeig Ihnen mal einige. Wenn ich hier auf die Registerkarte "Daten 1" klicke, dann finde ich dort einen Datenimport von einer Reihe, die natürlich nicht getrennt durch Semikolon in einer Zelle stehen sollte, sondern nebeneinander oder vielleicht noch besser, untereinander. Das kann man natürlich lösen. Ebenso auf dem nächsten Blatt stellen Sie fest, dass die Informationen linksbündig in der Zelle stehen, das heißt, weder Gewicht noch Zeitpunkt sind Zahlen, also keine Datumszahlen, keine Gewichtszahlen, weil hier wurde einerseits mit einem Punkt statt einem Komma gearbeitet. Wahrscheinlich hat dieses, sicherlich US-amerikanische Programm ein Punkt als Dezimaltrennzeichen und exportiert es leider auch so. Hier beim Datum wurde das ISO-Format verwendet, d. h. Jahre minus Monat minus Tag. Das brauch ich natürlich umgekehrt: Tag, Punkt, Monat, Punkt, Jahr. Das muss natürlich umgerechnet werden. Auch bei "Daten 3" ein ähnlicher Fall: Punkt und Komma wurde vertauscht. In den USA wird das Komma verwendet als Tausendertrennzeichen, der Punkt als Dezimaltrennzeichen. Bei uns ist es natürlich umgekehrt. Oder auch hier: Manche Systeme liefern das Minuszeichen manchmal vor der Zahl, manchmal hinter der Zahl -- so etwas habe ich auch schon mal bekommen. Damit kann ich natürlich auch wieder nicht weiterrechnen. Wie Sie sehen: Die negativen Zahlen stehen linksbündig, zumindest einige davon, und das Minus muss vor diese Zahl gelangen. Oder so etwas: Die Schreibweise stimmt nicht, alle Informationen stehen in Großbuchstaben, ich hätte sie aber gerne in Groß-Kleinschreibung. Oder Sie finden irgendwelche merkwürdigen Zeichen zwischen den Texten, sogenannte "nicht druckbare Zeichen", die müssen raus. Ja, wie denn? Oder sowas sieht doch eigentlich ganz gut aus. In der Überschrift sehen Sie es schon: Wenn ich diese Spalte nun rechtsbündig formatiere, stelle ich fest, oh oh, bei Det und bei Ede befinden sich Leerzeichen dahinter. Wenn ich diese mehrtausendzeilige Spalte nun filtere und analysiere und sortiere usw., ergeben sich aufgrund der Leerzeichen Probleme. Die müssen raus. Oder noch ein Beispiel: Der Aufbau stimmt nicht. So kann ich die Daten wirklich nicht weiterverarbeiten. Bianca, Fridolin, Roberto usw. müssen natürlich anders angeordnet sein: Jeweils ein Datensatz mit Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort sollte nebeneinander stehen und dann sollte der nächste Datensatz direkt untereinander stehen. So ist es zwar hübsch, aber ich kann natürlich auch hier wieder nicht sortieren, nicht filtern, nicht analysieren. Das sind so ein paar typische Beispiele: Intern sind merkwürdige Zeichen drin oder Punkt und Komma ist vertauscht, mit dem Minus gibt es Probleme, das Datenformat stimmt nicht, der Datenaufbau stimmt nicht usw. usw. Und wenn Sie die ganzen Assistenten oder auch einige wichtige Formeln von Excel kennen, dann können Sie solche Probleme im Handumdrehen lösen.

Excel: Daten aufbereiten

Erfahren Sie, wie Sie effizient und zielsicher importierte Daten für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

2 Std. 3 min (30 Videos)
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