Dynamics NAV 2017 Grundkurs

Einführung in das Workflow-Management

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Das Thema Workflow-Management ist derart umfassend, dass man damit mehrere Workshop-Tage ausfüllen könnte. Dieser Film umreißt anhand eines Beispiels, welche Aspekte das Thema beinhaltet, damit Sie in weiterer Folge eigene Ideen für Workflows entwickeln.
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Transkript

Ja, bei der Einschulung von Grundlagen muss man natürlich nur ein bisschen vorsichtig sein mit den Themen, trotzdem habe ich hier jetzt ein Thema aufgriffen, das vielleicht im Normalfall nicht in eine Grundlagenschulung fällt. Auf der anderen Seite erscheint es mir als so wichtig, dass ich es zumindestens kurz erwähnen und zeigen möchte, sodass sie weiterer Folge wirklich die Chance haben, mit Ihrem Administrator sich über dieses Thema zu unterhalten. Die Rede ist vom Thema Workflow-Management, das viele Jahre in Dynamics NAV gefordert wurde. Seit einigen Versionen ist das Ganze ja auch entsprechend verfügbar. Sie finden dazu einige Einstellungsmöglichkeiten in den Abteilungen, also Sie geben am besten rechts oben in der globalen Anwendungssuche das Stichwort "Workflow" ein und wechseln dort dann in die Workflow-Abteilung. Das Thema für sich ist, wie ich es bereits gesagt habe, sehr umfangreich. Das schwierige bei Workflows ist nicht unbedingt immer das Tool oder das Aktivieren von Workflows oder das Erstellen von Workflows, sondern die Integration in die Organisation, also wirklich das Umsetzen der Prozesse im organisatorischen, innerhalb eines Unternehmens. Trotzdem habe ich hier ein kleines Beispiel vorbereitet und zwar einen kleinen Debitor-Genehmigungsworkflow, wenn ich also jetzt Änderungen auf einer Debitorenkarte vornehme, dann soll der Benutzer in der Lage sein, dass diese Änderung genehmigt werden muss, und das Ganze dabei am besten vom System unterstützt wird. Sieht jetzt in der Umsetzung zunächst mal so aus, wenn ich hier mir eine Debitorenkarte öffne, zum Beispiel das Kreditlimit ändere, dann habe ich es jetzt so implementiert, es ist nicht automatisch passiert, sondern ich klicke hier auf "Genehmigungsanforderung senden" und ab dem Zeitpunkt existiert eine Datensatzeinschränkung, auf diesem Debitor, was bedeutet, ich kann zwar hier eine Verkaufsrechnung jetzt anlegen, sobald ich aber versuche diese zu verbuchen, erhalte ich die Meldung, dass hier eine Einschränkung existiert, das heißt, der Kunde kann nicht weiterverarbeitet werden, damit kann die Rechnung auch nicht verbucht werden, sondern Sie muss zunächst freigegeben werden. Da sind wir aber dann auch schon wirklich mitten im Thema, das bedeutet also in weiterer Folge, - weiter kurz einen Blick auf diesen Workflow werfen - dass Sie hier bestimmte Einrichtungen vornehmen müssen. Ich habe hier also diesen Debitoren-Genehmigungsworkflow, der derzeit aktiviert ist, Sie können ihn jederzeit auch deaktivieren. Und hier gibt es eben bestimmte Einrichtungen, die ich dann vornehmen muss, zum Beispiel eben beim Erstellen einer Genehmigung. Muss natürlich angegeben werden, wer erhält so eine Genehmigung, arbeite ich hier mit Genehmiger, mit Verkäufer, mit Benutzergruppen. Ich habe das hier jetzt recht einfach gestaltet, es gibt hier einen direkten Genehmiger, der sozusagen in der Benutzereinrichtung hinterlegt werden kann. Mein Benutzer ist also hier jetzt so konfiguriert, dass der Manager, ist ein Benutzer der nicht wirklich existiert, den ich nur für dieses Beispiel erfunden und angelegt habe, diese Einschränkung aufheben muss, also diesen Datensatz dementsprechend auch berechtigen muss und hier innerhalb dieser Ansicht haben Sie eben die Möglichkeit Filter zu setzen, Sie können Verschachtelungen anlegen, wie wir es hier beispielhaft auch sehen. Also die Genehmigungsanforderung wurde genehmigt. Dann wird das Ganze freigegeben. Davor gibt´s Schritt für Schritt eben die Möglichkeiten, dass hier die Anforderung gesendet wird, dass eine Datensatzeinschränkung angelegt wird, und so weiter und so weiter. Das Ganze soll ja jetzt auch nur ein bestimmtes Beispiel darstellen, ein anderer Klassiker wäre ja, wie wir es im Einkauf vorfinden, zum Beispiel die typische Kreditorengenehmigung oder die Bestellgenehmigung, können wir auch einen Blick hineinwerfen. Also die Genehmigung für einen Bestellbeleg wird angefordert, im Moment für alle Bestellungen, da könnte ich jetzt zum Beispiel einen Filter setzen, dass die Bestellungen einen bestimmten Wert haben muss. Dann wird wieder genauso wie beim Debitor eben eine Genehmigungsvorlage erstellt, mit der der Benutzer benachrichtigt wird und all diese Dinge, diese Konfigurationsmöglichkeiten, die finden Sie hier in der Abteilung Workflow, das beginnt mit der Benutzereinrichtung, und das geht dann in weiterer Folge natürlich Schritt für Schritt auch durch, mit der Benachrichtigungseinrichtung möchte ich, dass eine E-Mail erstellt wird oder eine interne Benachrichtigung und so kommen Sie dann langsam an Ihr Ziel. Wie ich eingangs schon erwähnt habe, würde ich Ihnen empfehlen, was das Thema Workflow betrifft, dass Sie jetzt kennengelernt haben, sich hier einfach mal mit dem Administrator zusammenzusetzen, zunächst die Prozesse unabhängig von Dynamics NAV zu definieren, auch zu überlegen, passt das in die Organisation, das ist oft eher dann der Schwerpunkt, als jetzt die technische Umsetzung. Und wenn das Ganze dann definiert ist, dann einfach mal nachzuschauen, welche Vorlagen gibt´s bereits im System, die kann man ja entweder kopieren oder so verwenden, wie sie auch vorhanden sind, oder aber wenn da vielleicht keine Vorlage passt, zu versuchen einen neuen Workflow anzulegen. Wenn das auch vielleicht nicht passt, weil bestimmte Ereignisse oder bestimmte Antworten eben nicht zur Verfügung stehen, dann ist am Ende der Entwickler erforderlich, aber bis dorthin ist es ein weiter Weg, ich bin überzeugt davon, dass Sie mit den Standardvorlagen schon ganz gut arbeiten können, trotzdem müssen sie konfiguriert werden, und trotzdem und dann höre ich auch schon mit diesem Hinweis auf, ist es ganz wichtig, dass Sie sich davor die organisatorischen Schritte eben überlegen. Das Feature selbst ist aber sicher eine tolle Sache innerhalb des Systems und sollte auch genutzt werden, denn damit ersparen Sie sich deswegen auch viel Zeit, weil Sie die interne Kommunikation abkürzen können und ich denke das ist in der heutigen Zeit ja doch eine sehr wichtige Sache.

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Erscheinungsdatum:13.04.2017

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