SharePoint 2013 Grundkurs

Einführung in das Arbeiten mit Nachschlagespalten

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Die Haltung wiederverwendbarer Daten kann den Aufbau einer Seitenstruktur immens erleichtern. In diesem Video lernen Sie, wie Sie mit Hilfe von Nachschlagespalten Informationen in Listen und Bibliotheken – innerhalb einer Seite – miteinander verknüpfen.

Transkript

Vor uns sehen wir gerade die Bibliothek Eventdokumente. Diese Bibliothek ist bereits ordentlich gewachsen. Wir haben hier neben den Standardspalten wie zum Beispiel Name und Geändert zwischenzeitlich auch schon die Spalten Bemerkung und Dokumentart hinzugefügt. So weit, so gut. Wenn wir uns in die Bibliothek kurz ansehen, sehen Sie, dass wir hier bereits eine Vielzahl an Dokumenten hochgeladen haben. Mit Sicherheit können auch Sie sich denken, dass wir im Rahmen unserer Eventorganisation nicht nur ein Event für dieses Jahr eingeplant haben, sondern dass wir eine Vielzahl an Events organisieren müssen. Das hat natürlich auch zur Folge, dass die einzelnen Dokumente hier dem richtigen Event zugeordnet werden müssen. Sonst verliert man schnell den Überblick. Für uns bedeutet das, dass wir im nächsten Schritt eine weitere Spalte, zum Beispiel mit dem Namen "Event", anlegen müssen, Und somit dann die Metadaten pflegen können. Doch was passiert, wenn wir eine neue Dokumentbibliothek anlegen und wieder eine solche Spalte mit dem Eventnamen benötigen? Das heißt, wir können natürlich auch hier diese Spalte ein weiteres Mal anlegen. Doch was tun wir, wenn sich ein Eventname ändert oder aber ein neues Event hinzugefügt wird? In diesem Fall müssen wir wissen, in welchen Bibliotheken wir diese Spalte hinzugefügt haben, und wir müssen in jede Bibliothek reingehen und dort diese Spalte anpassen. Das ist äußerst zeitintensiv und nicht gerade die effizienteste Methode. In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die Datenpflege innerhalb einer Seite in SharePoint erleichtern können und diese Informationen für alle Kollegen zugänglich machen können. Da für diesen Schritt einiges an Vorarbeit geleistet werden muss, gehen wir das Thema Schritt für Schritt gemeinsam an. Als Erstes müssen wir uns für unsere Stammdaten eine Basis in SharePoint aufbauen. Am besten nutzen wir dazu eine benutzerdefinierte Liste. Da wir eine solche Liste noch nicht haben, müssen wir diese anlegen. Wir klicken also in der Schnell- startleiste auf Websiteinhalte und dann auf den Befehl App hinzufügen. Damit wir jetzt nicht zu lange runterscrollen müssen und uns durch die einzelnen Apps durchwühlen müssen, verwenden wir am besten die Suche. Hier tragen wir in das Feld das Schlagwort "Liste "ein. Und starten die Suche mit der Enter-Taste. Dann sehen Sie auch schon, dass wir hier unten einmal die benutzerdefinierte Liste in der Standardansicht bekommen und einmal die benutzerdefinierte Liste in der Datenblattansicht. Das Wort "Datenblattansicht", das können Sie ruhig ersetzen durch den Begriff "QuickEdit". Für dieses Beispiel empfehle ich Ihnen, die benutzerdefinierte Liste in der Datenblattansicht zu wählen, weil uns das später einfach die Datenerfassung erleichtert. Das heißt, wir klicken hier einmal drauf und vergeben jetzt einen entsprechenden Namen. Damit die Kollegen diese Liste später als Stammdatenliste wiedererkennen und auch Sie diese Liste schnell im Blick haben, empfehle ich Ihnen hier mit einem zusätzlichen Kürzel wie zum Beispiel "Master_" oder aber "Stamm_" zu arbeiten. Ich persönlich nehme gerne die Kennung "Master". Das heißt, ich trage diese hier auch ein. Dann noch ein Unterstrich. Und dann nehmen wir auch den entsprechenden Namen "Event". Das heißt, später wissen alle und auch ich selbst nach mehreren Monaten, dass das hier unsere Stammdatenliste für alle Events ist. Wenn das Ganze so weit passt, klicken Sie auf erstellen und die Liste wird augenblicklich für uns angelegt. Sie sehen hier, in der Ansicht der Websiteinhalte, dass unsere Liste neu hinzugefügt wurde; und können gleich mit der Datenerfassung starten. Dazu öffnen wir über die Schnellstartleiste unsere Liste. Hier steht auch schon Master_Event. Und nutzen die Spalte Titel, um die einzelnen Eventnamen zu erfassen. Sie können natürlich auch weitere Spalten hinzufügen. Nachdem wir im Moment aber nur die Information zum Eventnamen brauchen, ersparen wir uns die Arbeit und greifen getrost auf die Spalte Titel zurück. Wir haben für dieses Jahr geplant: einmal den Typ Messe. Das heißt, wir klicken in das Feld, bestätigen mit Enter und somit ist dieser Eintrag auch erfasst. Ich muss also nicht zusätzlich speichern. Als nächstes haben wir noch den Typ Kongress. Und wir haben noch einen Workshop. So. Somit haben wir unsere Daten erfasst. Mit diesen möchten wir dann auch in der Bibliothek arbeiten können. In der Liste müssen wir dazu nichts mehr tun. Wir wechseln jetzt direkt in die Bibliothek. Das war die Bibliothek Eventdokumente. Und gucken hier gemeinsam, wie wir auf diese Informationen zugreifen können. Zu Beginn des Videos habe ich bereits angedeutet, dass wir für die Information zu den jeweiligen Events eine weitere Spalte benötigen. Und genauso gehen wir jetzt auch vor. Das heißt, wir legen zunächst wie gewohnt eine neue Spalte an. Dazu öffnen wir einmal in das Register Bibliothek und klicken Sie hier auf das Icon Spalte erstellen. Das neue Fenster wird so weit geladen. Und das Erste, was wir auch hier wieder tun, ist die Vergabe eines sprechenden Namens. Ich nehme jetzt hier das Beispiel für unser Event. Das heißt, ich nenne auch genauso die Spalte. Und muss jetzt im unteren Bereich lediglich den passenden Spaltentyp auswählen. Wir haben die Information zu unserem Eventnamen bereits auf unserer Seite hinterlegt. Aus diesem Grund nutzen wir für dieses Beispiel den Spaltentyp Nachschlagen. Hier sehen Sie auch schon in Klammern den Text oder die Beschreibung stehen: "in Informationen, die sich bereits auf dieser Website befinden". Das heißt, wir können jetzt auf diese Informationen mit diesem Spaltentyp zugreifen. Wenn Sie diesen Spaltentyp ausgewählt haben, verändert sich auch der untere Teil des Dialogs. Wir haben jetzt oben die Beschreibungsinformationen. Könnten auch dieses Feld als Pflichtfeld einstellen. Und müssen SharePoint als Nächstes sagen, woher diese Daten kommen. Zunächst muss SharePoint wissen, in welcher Liste diese Daten stehen. Diese Information geben wir über das Feld Informationen kommen aus mit. Das heißt, wenn ich hier reinklicke, sehe ich schon auf einen Blick, hier steht meine Liste Master_Event. Man erkennt das Ganze also recht schnell. Und als Nächstes müssen wir SharePoint sagen, in welcher Spalte diese Information steht. Wichtig ist, Sie müssen hier ein wenig aufpassen, denn automatisch springt SharePoint, sobald Ihre Liste einmal ausgewählt wurde, in das Feld ID. Denken Sie bitte kurz zurück. Unsere Eventnamen stehen in der Spalte Titel. Aus diesem Grund müssen wir in diese Spalte im Auswahlmenü auswählen. Sobald Sie das getan haben, können Sie alle weiteren Einstellungen beibehalten. Wir scrollen ein bisschen runter und bestätigen mit OK. Diese Spalte wurde nun in unserer Bibliothek hinzugefügt und wir können gleich testen, ob denn auch die Informationen, so wie wir diese eingetragen haben, vorhanden sind. Dazu müssen wir nachträglich für unsere Dokumente die Eigenschaften pflegen. Dazu gibt es jetzt unterschiedliche Möglichkeiten. Ich demonstriere das einmal hier direkt an dieser Datei. Ich klicke auf die drei kleinen Punkte. Das ist unser Bearbeitungsmenü für das Dokument. Dann bekomme ich hier unser Menü und kann jetzt über Klicken der weiteren drei Punkte ein weiteres Menü öffnen Und so bekomme ich die Möglichkeit, Direkt am Dokument auf ein Menü zugreifen, über das ich die Eigenschaften bearbeiten kann. Wenn ich jetzt hier einmal draufklicke, sehen Sie, hier sind die Standardinformationen. Und ganz unten haben wir jetzt auch unser Feld Event. Wenn wir hier reinklicken, stehen unsere Eventnamen drin. Ich kann jetzt hier also sagen, du gehörst zum Kongress und klicke auf Speichern. Das ist praktisch, oder? Wenn wir jetzt natürlich schon eine Vielzahl an Dokumenten hochgeladen haben, empfiehlt es sich direkt nach Einfügen dieser Nachschlagespalte in die QuickEdit-Ansicht zu gehen und das Ganze natürlich hier auf die Schnelle nachzupflegen. Ich bekomme ich hier meinen Auswahlmenü und kann dann hier sagen, du gehörst zu dem Event Messe. Der Vorteil an dieser Stelle ist: Wenn wir eine solche Liste nutzen, dann müssen wir bei Änderungen auch nur diese Liste anpassen. Diese Änderung wird dann automatisch in allen Spalten geltend gemacht. Ist praktisch, oder? Fassen wir nochmal kurz zusammen. Sie werden häufiger vor der Situation stehen, eine Struktur so aufzubauen, dass Sie Informationen innerhalb von einer SharePoint-Seite häufiger wiederverwenden müssen. Aus diesem Grund haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie mithilfe einer benutzerdefinierten Liste eine Stammdatenliste aufbauen können und wie Sie dann mit dem Spaltentyp Nachschlagen auf diese Informationen zugreifen können. Diese Struktur wird Ihnen in Zukunft viel Zeit bei der Datenpflege sparen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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