OneNote 2013 Grundkurs

Einfügen: Sinnvolles Erweitern von Notizen und Medien

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Ihre Notizseiten bekommen Sie gleich auf mehreren praktischen Wegen mit unterschiedlichen Informationen befüllt.
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Transkript

Eine der größten Stärken von OneNote ist sicherlich seine Fähigkeit, Inhalte einzufügen, diese Inhalte zentralisiert festzuhalten, diese Inhalte durchsuchbar zu machen, und dem Nutzer die Möglichkeit zu geben, diese Inhalte mit weiteren Notizen zu versehen. Mit dem Einfügen von Inhalten nimmt das Arbeiten mit OneNote sehr schnell an Dynamik auf. Wie wir zuletzt bei der Anpassung des Menübandes gelernt haben, haben wir es in dieser Registerkarte mit unterschiedlichen Gruppierungen zu tun, die wiederum klassifizierte Funktionalitäten enthalten. In diesem Fall: Funktionalitäten zum Einfügen, Funktionalitäten für Tabellen, Dateien, Bilder, et cetera. Natürlich werde ich nicht jede Funktionalität in vollem Umfang ausführen. Jedoch werde ich Ihnen eine Handvoll der ausgewählten Funktionalitäten zeigen, die Sie begeistern werden. Zunächst einmal habe ich eine Demoseite mit etwas Fülltext vorbereitet. Zunächst möchte ich Ihnen die Funktion "Schreibbereich einfügen" vorstellen, mit der Sie sehr schnell und einfach Platz schaffen können für neue Notizen. Klicken sie auf den gleichnamigen Button, wählen Sie eine Stelle aus und ziehen Sie den Cursor nach unten. Wie Sie sehen, sind alle Inhalte unterhalb der Trennlinie nach unten verschoben worden. Dies hätte auch für Inhalte gegolten, die sich rechts jenseits des Textes befunden hätten. Auf diese Art und Weise können Sie sehr einfach Platz schaffen. Wie Sie nun erkennen können, sind zwei unterschiedliche Container entstanden. Um diese beiden Container wieder zu vereinen, fassen Sie einen der Container mit der linken Maustaste und halten Sie dabei die Shift-Taste gedrückt. Lassen Sie nun die linke Maustaste zuerst los und Sie haben die beiden Container wieder miteinander vereint. Für die Demonstration der nächsten Funktionalität brauchen wir wieder etwas Platz zurück. Dementsprechend verwende ich die Funktionalität Rückgängig. Anschließend wollen wir eine Tabelle einfügen. Mit einer Tabelle können Sie in OneNote 2013 mittlerweile sehr viel mehr anstellen, als noch in OneNote 2010. Um eine Tabelle zu erzeugen, verwenden Sie am besten den hier gezeigten Assistenten, um eine Tabelle mit beispielsweise drei Spalten und zwei Zeilen zu generieren. Solange sich der Mauszeiger innerhalb der Tabelle befindet, haben Sie die Möglichkeit, über die Tabellentools ohne Weiteres beispielsweise eine Zeile einzufügen, oder noch eine weitere Zeile. In der Zwischenzeit habe ich die Tabelle etwas angepasst und mit ein paar Werten befüllt. Ganz zufrieden allerdings bin ich z. B. mit der Sortierung noch nicht. Hier schafft eine einfache Sortierungsfunktion Abhilfe. Markieren Sie den zu sortierenden Bereich, klicken Sie auf Sortieren, achten Sie darauf, dass die Überschriftenzeile aktiviert ist, und klicken Sie auf Ausgewählte Zeilen sortieren. In dem Fall entscheiden wir uns für eine aufsteigende Sortierung. Da wir mit dieser Tabelle jetzt gerne noch mehr anstellen möchten, haben wir nun die Möglichkeit, diese Tabelle in eine echte Excel-Tabelle zu konvertieren. Zu diesem Zweck klicken wir auf die gleichnamige Funktionalität. Als Ergebnis erhalten wir eine in OneNote eingebettete Excel-Tabelle. Mit Klick auf den Button Bearbeiten haben wir nun die Möglichkeit, diese Excel-Tabelle in Excel zu öffnen und mit Excel-Bordmitteln zu bearbeiten. Hier in diesem Fall entscheiden wir uns über die sogenannte Schnellanalyse für das Erstellen einer Summe. Nachdem wir dieses Prinzip auf die anderen Spalten übertragen haben, können wir das Dokument wieder speichern und schließen. Anschließend rufen wir die Tabelle erneut auf und erstellen ein einfaches Chart. Nachdem wir das Diagramm nun erzeugt haben, haben wir in OneNote die Möglichkeit, die Zeichnung oder das Diagramm mit einem Stift oder mit einem Textmarker zu bearbeiten. Die darunterliegende Datei bleibt davon jeweils unberührt und kann weiter bearbeitet werden. Einen kleinen Haken hat das Ganze. Beachten Sie bitte, dass die Daten, die in dieser Tabelle enthalten sind, nur über die OneNote-Suche gefunden werden können, wenn diese auch explizit auf der Notizseite angezeigt werden. So wird der Begriff Deutschland beispielsweise problemlos über die OneNote-Suche gefunden, allerdings nur solange das Dokument angezeigt wird. Löschen wir das Dokument heraus, ist das eigentliche Träger des Dokuments immer noch da, aber es wird nicht angezeigt. Dementsprechend hat auch die Suche keine Chance mehr, Informationen aus der Tabelle zu entnehmen. Eine Alternative zum Einfügen einer Excel-Tabelle in OneNote ist die Verwendung des Excel-Symbols. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, das vorhandene Dateisystem nach einer vorhandenen Excel-Tabelle zu durchsuchen. Als gute Praxis kann ich es Ihnen empfehlen, Ihre Excel-Dokumente in SharePoint oder SkyDrive zu verwalten, und diese lediglich über die eben gezeigte Funktionalität in OneNote anzeigen zu lassen. Auf diese Weise können Sie über alle verwendeten Systeme das Dokument durchsuchen. Ein weiteres interessantes Feature von OneNote ist die Möglichkeit, Text aus Bildern auszulesen. Zunächst haben wir zahlreiche unterschiedliche Möglichkeiten, das Bild in OneNote zu importieren. Dafür zur Verfügung stehen entweder die Funktion Dateiausdruck, die Funktionalität Bildschirmausschnitt oder der virtuelle OneNote Drucker. In diesem Fall entscheiden wir uns für die Funktionalität Dateiausdruck. In diesem Fall habe ich ein Foto von einem Text eingefügt. Dieses Foto habe ich zuvor mit meinem Smartphone angefertigt. Achten sie, neben der mangelhaften Bildqualität insbesondere bitte auf den Knick in der Mitte. Eine der erstaunlichsten Funktionen von OneNote ist nun, dass Sie die Möglichkeit haben, über die sogenannte Textbrücke, diesen Text auszulesen. Nun starten wir als kleines Beispiel eine Suche nach der Zeichenkette Abreise. Ich möchte in diesem Fall nur die gezeigte Seite durchsuchen, und wie Sie sehen können, ist OneNote in der Lage, gedruckte Texte zu identifizieren und hervorzuheben. Beim Einfügen von Visio-Dokumenten in die OneNote Notizseite verfahren wir genau nach dem gleichen Prinzip, wie zuvor mit Excel gezeigt. Ein weiterer wesentlicher Aspekt innerhalb des Bereiches Einfügen sind die sogenannten Verlinkungen. Hyperlinks können grundsätzlich überall hin führen, sind aber dann besonders nützlich, um mehrere Notizseiten miteinander zu verknüpfen. Auf dieser Seite legen wir einen Index für die bisher stattgefundenen Meetings an. Markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf Link bzw. drücken Sie auf Strg+ K. Anschließend navigieren wir uns zu der entsprechenden Seite, und wir haben unseren Hyperlink gesetzt, und können zu der entsprechenden Seite wechseln. Desweiteren sehr interessant ist die Funktionsgruppe Aufnahme. Sie haben die Möglichkeit, mit OneNote Bordmitteln Audio- und Videoaufnahmen durchzuführen, und die während der Aufnahme durchgeführten Notizen logisch damit zu verbinden. Wie das ausschaut, zeige ich Ihnen jetzt. Während ich nun also die Audioaufnahme starte, habe ich die Möglichkeit, einige Eingaben zu machen. In diesem Fall tippe ich Zeile 1, Zeile 2 und Zeile 3. Dies soll als Beispiel genügen. Wenn ich nun meinen Textmemo abspiele, sind Text und Audioeingabe miteinander synchron. Dies gilt für Zeile 1, 2 und 3. Die nächste Möglichkeit, Zeitstempel einzufügen, sind eine praktische Funktionalität, aber längst nicht das Höchste der Gefühle. Sehr viel praktischer hingegen ist der Import von Kalenderinformationen über Outlook. Dies können Sie mit der Funktion Besprechungsdetails anstoßen. Um diese Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie Outlook installiert haben, und in Outlook ein Konto konfiguriert haben. Wenn ich einen Blick in meinen Outlook-Kalender werfe, dann sehe ich, dass ich für die aktuelle Uhrzeit einen Termin eingetragen habe. Sobald der Termin stattfindet, möchte ich eine Dokumentation darüber anfertigen. Ohne dass Outlook geöffnet sein muss, bin ich nun in der Lage, sämtliche Besprechungsdetails mit allen Metainformationen aus Outlook zu importieren. In diesem Fall habe ich sämtliche Metainformationen, die aus Outlook gespeist werden, bereits in meine Notizen übernommen. Das nächste Thema - Die Seitenvorlagen sind uns in diesem Videotraining schon einmal begegnet, und zwar in den Projekten. Hier haben wir eine bereits vorgefertigte Seitenvorlage für Change Requests verwendet. Zunächst aber ein Hinweis zu einer kleinen Auffälligkeit. Dieser gelbe Balken mit der entsprechenden Initiale weist darauf hin, dass ein User namens Gast zuletzt an dieser Zeile gearbeitet hat. Alles, was ich tun muss, ist eine Seite so zuzuschneiden, dass sie als Vorlage verwendet werden kann, auf Seitenvorlagen zu klicken, und noch einmal auf Seitenvorlagen. Nun habe ich die Möglichkeit, die aktuelle Seite als Vorlage zu speichern. Die Seitenvorlagen waren die letzte wesentliche neue Funktionalität innerhalb von OneNote, die ich Ihnen gerne zeigen möchte. Der Bereich Einfügen wird Ihnen gefallen. Sicherlich haben Sie gesehen und jetzt schon verstanden, wie einfach es ist, Ihr Notizbuch mit Informationen zu füllen, und diese sinnvoll zu verarbeiten.

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
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