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Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Einfaches Beispiel

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In einem ersten Beispiel zeigt Ihnen der Trainer, wie die Datenüberprüfung im Prinzip funktioniert.

Transkript

Um Ihnen zu zeigen, wie die Datenüberprüfung grundsätzlich funktioniert, habe ich hier bereits eine kleine Liste vorbereitet. Sie beschäftigt sich mit Gartenarbeiten und da sollen alle Beteiligten eintragen, was sie wann gemacht haben. Also, der nächste, der Rasen mäht, gibt hier einfach "Ra" ein, dann wird Excel sowieso ergänzen, "Rasen mähen", kann er also mit "Return" oder "Tab"-Taste weitergehen. Es war wieder Herr oder Frau Meier, da reicht also "Me". Dann gibt er sein Datum ein, sagen wir "8.3.". Und dann der Beginn, da trägt er als Uhrzeit also "10:30" ein, und als Ende dann "10:45". Damit die Dauer zu sehen ist, kann ich die Formel hier eins nach unten kopieren. Und wer guckt da schon genau, dann wird schon der nächste Datensatz eingetragen. Sie haben sicherlich bemerkt, dass ich einen Fehler gemacht habe. Ich habe hier nicht etwa "10:30" eingetragen, sondern "1:30", d. h., der Rasenmäher wurde nicht nur mitten in der Nacht betrieben, da macht man sich ja schon mal sehr unbeliebt, sondern das Rasenmähen hat hier offenbar über 9 Stunden gedauert. Es ist schwierig, solche Daten im Griff zu halten. Deswegen bietet Excel diese Datenüberprüfung an. Dazu muss ich erstmal diesen fehlerhaften Datensatz rausschmeißen, markiere jetzt die gesamte Spalte und kann hier bei Daten auf "Datenüberprüfung" wechseln. An einem breiteren Bildschirm sehen Sie das hier auch ausgeschrieben. Und hier können Sie jetzt auf "Datenüberprüfung" klicken, Sie können auch das Symbol direkt anklicken, und kommen in den passenden Dialog. Normalerweise erlaubt jede Zelle jeden Wert. Und das wird jetzt geändert. Ich werde also die Zeit einschränken. Sie muss liegen zwischen, sagen wir mal einfach, 7 Uhr, danach darf man Lärm machen, und meinetwegen bis 18 Uhr. Länger sollen die Beteiligten sowieso nicht arbeiten. Also, wenn ich versuche, in dieser Spalte eine Zeit einzugeben außerhalb von 7 oder 18 Uhr, gilt das als Fehler. Und jetzt versuche ich wieder die fehlerhaften "1:30" einzugeben. Und mit dem "Return" kommt jetzt eine Fehlermeldung, die noch sehr unspezifisch ist, die mir hier einfach nur sagt, da stimmt irgendwas nicht. Ich kann das jetzt wiederholen, d. h., ich bleibe im Editiermodus, kann mich nochmal dran versuchen, ich mache den gleichen Fehler nochmal, oder ich kann abbrechen. Dann verliere ich die Daten, die ich da eingegeben habe. Ich habe also keine Chance mehr, falschen Datensatz einzugeben oder einen falschen Wert. Wenn ich die korrekten, gewünschten "10:30" eingebe, dann ist alles in Ordnung. Das ist die Idee der Datenüberprüfung. Sie können bestimmten Zellen erklären, dass sie eben nicht mehr jeden Wert erlauben, sondern bspw. in diesem Fall die Zeit begrenzen u.Ä. Mit den Details können wir uns gleich ausführlich beschäftigen, aber das ist die Grundidee.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

1 Std. 32 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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