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Office 365: Outlook Grundkurs

Einfache Regeln erstellen

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Lassen Sie bestimmte E-Mails automatisch durch das Erstellen von einfachen Regeln in bestimmte Ordner verschieben.
04:47

Transkript

Möchten Sie bestimmte E-Mails, die Sie erhalten, in einem von Ihnen erstellten Ordner automatisch verschieben lassen. Sie können das mit einfachen Regeln erledigen. Wie Sie einfache Regeln erstellen, zeige ich in diesem Video. In meinem Beispiel geht es darum, dass alle E-Mails mit dem Betreff "Skype for Business" in den von mir erstellten "Projekte" Ordner "Skype fo Business" verschoben werden. Um eine Regel zu erstellen, wechsele ich im Register "Start", in die Gruppe "Verschieben", direkt auf die Schaltfläche "Regel", und wähle ganz unten den Befehl "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Im darauffolgenden Dialogfeld, im Register "E-Mail Regeln" klicke ich direkt auf Schaltfläche "Neue Regel". Sie landen direkt im "Regel-Assistenten" und dieser Regel-Assistent besteht aus mehreren Schritten. Im ersten Schritt muss ich jetzt eine Vorlage auswählen. Und wenn ich hier die Vorlagen einmal anschaue, dann habe ich hier die zweite Vorlage "Nachrichten mit bestimmten Wörtern" in Betreff in einen Ordner "Verschieben". Das ist genau die Regel, die ich suche. Über den Regel-Assistenten haben Sie immer die Möglichkeit mit einer Vorlage zu beginnen. Nachdem ich die Vorlage mit einem Klick ausgewählt habe, wechsele ich zum zweiten Schritt und dieser untere Bereich hier, der wird häufig übersehen, also nur als kleinen Tipp. Im oberen Bereich habe ich die Vorlage ausgewählt, im zweiten Schritt muss ich jetzt die Regel bearbeiten. Nach Erhalt einer Nachricht mit bestimmten Wörtern im Betreff und über den Link "Bestimmter Wörtern" habe ich die Möglichkeit jetzt "Skype for Business" festzulegen. Ich klicke direkt auf "Bestimmten Wörtern" und es öffnet sich ein weiterer Dialog. Im Bereich "Im Betreff zu suchende Wörter" schreibe ich jetzt "Skype for Business" und klicke direkt auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Als kleinen Tipp, Sie können hier auch weitere Wörter eingeben, denn es kann ja auch vorkommen, dass Wörter falsch geschrieben werden, in diesem Fall könnten die falsch geschriebenen Wörter hier eingefügt werden, denn die Regel prüft ja später die Nachrichten nach den Einträgen, die hier vorgenommen worden. In meinem Fall wird jetzt der Betreff noch "Skype for Business" durchsucht. Ich bestätige hier mit OK. Und als Nächstes muss ich im zweiten Schritt noch den Zielordner festlegen, also wohin sollen Nachrichten die "Skype for Business" im Betreff besitzen, verschoben werden. Also klicke ich noch einmal auf Zielordner und hier im oberen Bereich habe ich einmal den Posteingang und hier werden mir alle vorhandenen Ordner aufgelistet. Mein Posteingang ist hier schon aufgeklappt, das kann sein, dass das so zugeklappt ist und dass man das aufklappen muss und in diesem Fall muss ich auch Projekte nochmal aufklappen, damit das wirklich hier in den Ordner "Skype for Business" verschoben wird, also ich wähle den Ordner aus und bestätige mit OK. In meinem Fall sind jetzt alle Bedingungen und Aktionen ausgewählt, deshalb kann ich hier unten direkt auf die Schaltfläche "Fertig stellen" klicken. In diesem Dialog habe ich jetzt die Möglichkeit die Regel sofort in meinem Posteingang anzuwenden, dafür gibt es die Schaltfläche hier im oberen Bereich und ich habe ja im Hintergrund einige E-Mails, wo im Betreff schon "Skype for Business" steht, also wenn ich jetzt raufklicke, werden die E-Mails gleich weitergeleitet. Ich mache das einfach mal, ich klicke direkt auf die Schaltfläche, ich wähle nochmal die Regel aus und klicke ganz unten auf "Jetzt ausführen". Danach schließe ich den Dialog und ich klicke auf OK. So wenn ich mir jetzt den Posteingang anschaue, sehe ich hier nicht mehr den Betreff "Skype for Business". Und Sie sehen hier in meinem Ordner- Projekte "Skype for Business", werden mir zwei neue ungelesene E-Mails angezeigt. Wenn ich da direkt raufklicke, sehe ich, dass die E-Mails dahin verschoben wurden. Dieses Video hat Ihnen aufgezeigt, wie Sie einfache Regeln zum automatischen Verschieben von E-Mails erstellen können.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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