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Outlook 2013 Grundkurs

Einfache Regeln

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Die Erstellung einfacher Regeln ermöglicht die automatische Durchführung von Aktionen in Outlook. Dadurch können bestimmte E-Mails gekennzeichnet oder in einen zuvor angelegten Ordner verschoben werden.
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Transkript

Möchten Sie bestimmte E-Mails automatisch kennzeichnen lassen oder in einen von Ihnen angelegten Ordner verschieben, so können Sie diese Aktion mit einfachen Regeln erledigen. Wie Sie einfache Regeln erstellen, zeige in diesem Video. Zuerst möchte ich Ihnen die Erstellung einer Regel näherbringen. In meinem Beispiel geht es darum, dass alle E-Mails, die etwas mit dem Wort "Event" im Betreff besitzen, automatisch in den von mir erstellten Ordner "Event" und dessen Unterordner "2013" verschoben werden. Um eine Regel zu erstellen, wechsle ich über das Menübandregister "Start" in die Gruppe "Verschieben" auf die Schaltfläche "Regeln". Im darauffolgenden Menü wähle ich ganz unten den Eintrag "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Ich möchte eine neue Regel erstellen, deshalb klicke ich im Register "E-Mail-Regeln" auf die Schaltfläche "Neue Regel". Über diesen Weg haben Sie immer die Möglichkeit, mit einer sogenannten "Vorlage" zu beginnen. Sie können im ersten Schritt eine Vorlage auswählen und meine Bedingung war ja, dass im Betreff das Wort "Event" vorkommen muss und dass dann diese E-Mails automatisch in einen Unterordner verschoben werden. Ich schaue mir die Vorlagen an und ich sehe gleich den zweiten Eintrag: "Nachricht mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben". Diese Vorlage wähle ich aus. Im zweiten Schritt, wähle ich im unteren Bereich den Link "Bestimmten Wörtern" aus und hier habe ich jetzt die Möglichkeit, Wörter hinzuzufügen. Manchmal kann es vorkommen, dass einige Personen Rechtschreibfehler machen oder eben halt auch die Mehrzahl wählen, also füge ich zusätzlich jetzt in diesem Beispiel noch einmal "Events" hinzu. Somit überprüft diese Regel jetzt E-Mailnachrichten wo das Wort "Event" oder "Events" vorkommt. Ich bestätige mit "OK". Als nächstes muss ich den Zielordner bestimmen, wohin die E-Mails verschoben werden sollen. Ich klicke auf den Link "Zielordner". Im folgenden Dialog werden mir alle vorhandenen Ordner angezeigt, ich muss hier den Posteingang einmal aufklappen und da sehe ich den Unterordner "Firmenevent" und das soll automatisch in den Ordner "2013" verschoben werden. Den wähle ich aus durch einen Mausklick. Ich bestätige mit "OK". Somit ist die von mir erstellte Regel fertiggestellt. Ich klicke deshalb direkt auf "Fertig stellen". Nun habe ich die Möglichkeit, die Regel direkt in meinem Posteingang anzuwenden. Ich muss zuvor die Regel hier ausgewählt haben, und klicke jetzt auf die Schaltfläche "Regel jetzt anwenden". Ich wähle zusätzlich nochmal "Event" oder "Events" aus und klicke ganz unten auf die Schaltfläche "Jetzt ausführen". Danach schließe ich den Dialog und bestätige mit "OK". Da in meinem Posteingang bereits diverse E-Mails den Betreff mit dem "Event" hatten, müsste jetzt im Ordner "2013" E-Mails vorhanden sein. Ich öffne den Ordner und ich sehe auch, dass das Wort "Firmenevent" berücksichtigt wurde. Dieses Video hat Ihnen aufgezeigt, wie Sie einfache Regeln erstellen können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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