Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Einfache Auswahl aus Liste

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Ein paar Zellen irgendwo in der Datei sind bereits genug, um als Datenquelle für die Auswahl einer Liste zu dienen. Diese Liste ist dann in der Zelle sehr bequem über ein Dropdown erreichbar.

Transkript

Auch bei Texten, wie hier den Nachnamen für die Personen, ist es durchaus sinnvoll, deren Auswahl zu begrenzen, und zwar nicht, dass Sie einfach sagen, "größer", "kleiner", irgendwas, sondern Sie müssen wirklich eine Auswahl bieten. Sehr beliebt ist, diese Auswahl irgendwo hierhin zu schreiben. Ich mach da mal symbolisch ein "X" rein, mit "Strg+Return" wird der ganze Bereich ausgefüllt. Da steht angeblich eine Liste und dann können Sie sicher sein, dass irgendwann jemand sagt, "diesen Datensatz brauche ich nicht mehr", und den mit "Strg+-" löscht, und weil das so schön weit hinten steht und nicht stören soll, optisch, dabei übersieht, dass er diesen Namen löscht. Das ist also Mist. Egal, ob Sie es nun ausblenden oder weiß färben oder sonstige Tricks anwenden, das würde ich gar nicht erst anfangen. So eine Namensliste muss immer auf ein anderes Blatt, also hier ein neues Blatt einfügen; das kann ich schon mal mit Doppelklick als Nachnamen bezeichen. Und dort schreibe ich die jetzt hin, im wirklichen Leben sollte man die natürlich vorher dahin schreiben, also denke ich mir jetzt noch ein paar aus, die noch nicht vorkommen. Das mag jetzt erst mal reichen, mit Doppelklick kann ich das noch ein bisschen breiter machen, aber eigentlich muss diese Liste niemand sehen, die könnten Sie sogar ausblenden. Und jetzt kann ich hingehen und für diese Spalte B bei "Daten" hier die Datenüberprüfung einschalten, und zwar dafür auswählen, dass die Daten aus einer Liste kommen. Und dieses Symbol sagt mir jetzt, dass ich hier die Liste, wenn ich reingeklickt habe, auswählen darf, und zwar inzwischen auch, das ging in den früheren Excel-Versionen nicht, inzwischen auch von einem anderen Blatt. Das heißt, ich markiere die jetzt einfach, das war einer zu viel und kann das mit "OK" bestätigen. Sie sehen schon, es gibt hier jetzt eine neue Checkbox "Zellendropdown". Wenn ich das mit "OK" bestätige, dann wird jetzt hier neben jeder Zelle diese Liste angeboten. Wenn ich die sortiert haben möchte, Sie sehen, das ist sie im Moment nicht, muss ich einfach hierhin gehen und an dieser Stelle entsprechend sortieren: einmal A bis Z, und dann haben Sie es hier entsprechend sortiert. Das ist also von der Liste abhängig, was immer Sie in der vorgeben, der häufigste Name steht oben oder alphabetisch sortiert, schlägt hier durch. Diese Liste verhindert, dass ich jetzt hier irgendwas Beliebiges eingebe und mit "Return" bestätige, denn jeder Wert muss aus der Liste kommen; muss ich hier abbrechen. Was nicht so schön aussieht, ist, wenn da oben wieder dieses Dropdown ist, da sieht man am deutlichsten, dass da noch eine Datenüberprüfung drin ist; das wäre also sofort der nächste Handgriff: Hier wieder jeden Wert zuzulassen, und damit ist der aufgeräumt, jeder andere Eintrag in dieser Spalte ist jetzt begrenzt auf einen der Nachnamen. Die Liste können Sie zwar später erweitern, aber Sie dürfen nicht da drunter schreiben. Dieses ist der Bereich der Liste, wenn ich jetzt also den Herrn Testinghoff mit aufnehmen will, darf ich ihn auf keinen Fall da drunter schreiben, sondern ich muss hier mit "Strg++" einen einfügen, wo ist völlig egal, "Testinghoff", und anschließend die Liste sortieren. Die ist schon erweitert worden, wir können gerne zwischendurch mal nachgucken; hier steht das schon drin, nur noch nicht in der richtigen Reihenfolge, und jetzt kann ich also hingehen und den mal kurz "A bis Z" sortieren. Jetzt steht er dahinten, aber er gehört zum Bereich und jetzt könnte ich ihn da wieder auswählen. Wichtig ist vor allem, dass die Liste auf einem anderen Blatt steht sonst gibt es nur Ärger, und hier können Sie dann sortieren und verlängern, verkürzen, wie Sie wollen, und hier sind dann eben nur noch Listeneinträge erlaubt.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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