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Office 365: Access Grundkurs

Einfach gruppierter Bericht

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In Berichten können Sie sehr einfach Gruppierungen vornehmen, hier werden beispielsweise die Fahrer und ihre Lieferungen zusammengefasst. Der Berichts-Assistent erledigt dabei die meisten Anforderungen.

Transkript

Der eigentliche Unterschied zwischen einem Formular und einem Bericht besteht eigentlich darin, dass Berichte gruppieren können in verschiedenen Ebenen. Das möchte ich jetzt beispielhaft machen, indem ich sage: Für einen Fahrer, möchte ich seine Fahrten, seine Lieferungen sehen. Das geht am einfachsten mit einem Assistenten. Also hier auf "Erstellen" und dann gibt es hier ausdrücklich ein "Berichts-Assistent", der mich dann alles entsprechend fragt. Zum Beispiel, wo die Daten herkommen, da wähle ich jetzt also entsprechend die Tabelle "Fahrer" und sage, da will ich alle Felder haben, also einfach mit diesem Doppelpfeil alle Feldnamen übernehmen. Ich könnte jetzt den Bericht schon erstellen, aber der wäre nicht kopiert. Dafür brauche ich sinnvollerweise eine andere Tabelle, die natürlich mit dieser irgendwie auch zusammenhängen sollte. Zum Beispiel die "Lieferung" und von denen will ich da einfacher halber auch alle Feldnamen wissen. Und dann erst geht es weiter und hier hat der Assistent schon automatisch erkannt, dass das 1:n Beziehung ist und die einser Seite der Daten, hier sozusagen vorrangig, nämlich in der Gruppierungsebene berücksichtigt wird. Im Grunde können wir jetzt direkt fertigstellen, nur dass Sie die anderen Schritte auch schon mal gesehen haben. Mit dem "Weiter" könnte ich jetzt hier zusätzlich noch was angeben, beispielsweise das Datum, dann wird das dazwischen gesetzt nach Monat, aber ich nehme es mal wieder raus. Es reicht mir einfach zu jedem Fahrer die Lieferungen zu sehen. Und im nächsten Schritt beim "Weiter", könnte ich diese untergeordneten Datensätze, nämlich die Lieferungen nochmal sortieren, meinetwegen nach Datum. Und schließlich im letzten Schritt, gebe ich noch das Layout an. An dem ändere ich jetzt überhaupt nicht, das muss ich nämlich nachher sowieso nochmal überarbeiten. Aber eine Ausrichtung in Hoch- oder Querformat sollte schon gut überlegt werden. Tatsächlich ist es so, wenn ich im Hochformat feststelle die Felder passen da nicht drauf, dann schmeiße ich dem Bericht weg und lasse ihn neu im Querformat erstellen, das geht schneller, als die alle breiter zu ziehen. Also ich bin im Prinzip fertig. Ich könnte hier noch ein Titel angeben, der tatsächlich auch der Speichername wird. Deswegen werde ich das jetzt hier schon "rptFahrerUndLieferungen" bezeichnen und gucke mir den fertigen Bericht an, also mit "Fertig stellen", dauert es ein klein Moment. Und da ist der Bericht. Der ist nicht unbedingt perfekt zu lesen, deswegen müssen wir ihn gleich ein bisschen überarbeiten, aber er funktioniert schon. Vielleicht nehmen wir hier den Datensatz von Enzo. Enzo hat hier seine Titelzeile und da seine drei Lieferungen. Maddalena hat hier ihre Titelzeile und da die vier Lieferungen. Das ist wegen dieser Grau-Weißwechsel ein bisschen schwierig zu erkennen, denn auch zwischen Maria, Enzo, Maddalena und Luigi gibt es Grau-Weißwechsel genau so in den untergeordneten Datensätzen. Ich möchte also jetzt erstmal in den Entwurf wechseln und dort ein bisschen aufräumen. Das Datum muss ein bisschen breiter, die Bemerkung kann eigentlich im Moment wegfallen, jedenfalls die Bemerkung zur Lieferung und dann färben ich die etwas anders ein. Wenn Sie jetzt schließen ist der Bericht ganz zu, deswegen gehe ich an der Stelle gerne per Rechtsklick gezielt hier in die "Entwurfsansicht". Rechtsklick oben auf der Registerlasche, erlaubt immer den Wechsel zwischen den Ansichten. Und Sie sehen jetzt hier sind so wie im Formular auch verschiedene Bereiche, aber gibt zusätzlich einen Kopfbereich. Das ist der, wo die "FahrerID" drinsteht und den werde ich jetzt anders färben, das heißt, er kriegt ganz einfach eine Hintergrundfarbe. Ich mache den einfach mal mit den drei Pünktchen in einem freundlichen Orange und damit ich das auch für die Daten sehe, werde ich hier durch diese Daten alle durchschießen sozusagen und deren Hintergrundart auf "Transparent" stellen. Und außerdem sollte ich dafür sorgen, dass für den Kopfbereich hier nicht der Farbwechsel stattfindet, also das stelle ich jetzt auch auf "Keine". Dann können wir erstmal gucken, wie es aussieht. Das kann ruhig in der Berichtsansicht sein, dann sehen Sie hier schon alle Fahrer sind jetzt farblich zu erkennen. Jetzt ist der Farbwechsel hier zwischen weiß und grau vielleicht einfacher zu durchschauen. Jetzt kann ich mir die Größen und Anordnungen hier nochmal angucken. Die Bemerkung des Fahrers darf breiter werden, aber das Datum ist zu schmal und hier die Bemerkung der Lieferung wird rausfallen. Also per Rechtsklick wieder in die Entwurfsansicht. Hier das ist die Bemerkung des Fahrers, die werde ich also großzügig bis hier ziehen. Da die nicht in einer Layout-Tabelle ist, kann ich die einzeln ändern. Ich werde also diese beiden mit Klick und Shift-Klick gemeinsam in der Größe verändern, das müsste reichen. Und hier Klick und Shift-Klick, beide markiert und dann entfernen. Hier ist eigentlich die erneute Angabe des Fahrers überflüssig, wenn Sie das nochmal angucken wollen. Da steht hier deswegen immer 2, weil das natürlich die Daten zu Enzo sind mit der Nummer 2, das kann also weg. Damit gewinne ich wieder ein bisschen Platz für das Datum, was immer noch zu knapp ist. Also im Entwurf dies und seine Überschrift können wir entfernen und da ist noch ein bisschen Reserveplatz drin, so dass ich diese beiden jetzt einfach mal großzügig nach Links verlängere und eigentlich kann ich jetzt von hier aus gedrückthaltend mit diesem Markierungsrechteck alle, die ich berühre markieren, aber diesen hier zwischen den ich gar nicht verschieben will mit Shift-Klick, wieder aus der Markierung rausnehmen und jetzt schiebe ich die erstmal nach rechts und gucke mal, ob jetzt so besser funktioniert. Ja, da brauchen wir noch ein bisschen Reserve, wahrscheinlich für die Telefonnummer, weil die hier irgendwo angeschnitten sein könnte und da auch sicher ist, aber Sie sehen schon in welche Richtung das zielt. Ich habe eine Gruppe dadrunter deren Details und anders als in einem Formular, kann der Bericht sagen und jetzt ist Ende der Gruppe und da kommt der nächste Teil, weil das eben nachdem des gedruckt ist auf dem Papier ist und nie wieder verändert wird. In einem Formular könnten da oben ja Daten dazukommen, deswegen kann das keine Zwischengruppen. Und hier weiß der Bericht: Ende der Gruppe, ich kann mich um die nächste Gruppe kümmern. Um ein bisschen Abstand hinzukriegen, brauchen wir ein Gruppenfuß. Also im Entwurf muss ich eine Eigenschaft ändern, die sich unter "Gruppieren und Sortieren" versteckt. Das ist eine Schaltfläche, die es im Formular nicht gibt, also "Gruppieren und Sortieren" macht hier ein neues Fenster auf. Dort sehen Sie schon FahrerID, der Kopfbereich ist hier auch als Gruppe vorhanden, dort gibt es ein "Mehr", damit hier unten ein bisschen knapper im Platz angezeigt werden kann und er sagt, er ist zwar mit Kopfzeilenbereiche, aber ohne Fußzeilenbereich. Da wird gleich hier eine neue Gruppe erscheinen, also mit Fußzeilenbereich, die mache ich mal ein bisschen kleiner, und damit Sie die gleich erkennen, färbe ich die genau so oder vielleicht sogar ein bisschen heller, also sagen wir hier, und zwar ohne alternative Hintergrundfarbe, die stelle ich wieder auf "Keine". Und dann können Sie jetzt in der Berichtsansicht sehen: Da fängt die Gruppe an, da sind die Details, da ist Gruppenfuß. Neue Gruppe, Details, Gruppenfuß. Und über die Höhe des Gruppenfußes, der normalerweise eher weiß ist, können Sie entscheiden, wie viel Abstand zu nächsten Gruppe daliegt, also hier in der Entwurfsansicht, würde ich die jetzt wieder weiß färben. Und eigentlich für den Detailbereich diese alternative Hintergrundfarbe wieder auf "Keine" stellen, also ausschalten und dann nähert er sich zu einem verständlichen Bericht, dass man sieht: Neuer Kopf, da die Details. Damit ist dieser Bericht vielleicht nicht hübsch, aber verständlich und wir können uns um weitere Details kümmern.

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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