Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Einen Datenbereich in eine Tabelle umwandeln

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Datenbankähnliche Listen können als Tabelle dargestellt werden. Hier erfahren Sie, welche Kriterien dafür erfüllt sein müssen und wie Sie eine Tabelle erstellen und benennen.
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Transkript

Tabellen, was ist das? Die Begrifflichkeit ist etwas verwirrend da man eigentlich jeden Datenbereich n einem Arbeitsblatt als Tabelle bezeichnen kann. Mit den Tabellen von Excel ist aber etwas besonderes gemeint, was die Darstellung und die Formelbildung betrifft. Nicht jeder Datenbereich kann in eine Tabelle umgewandelt werden. Hierfür müssen ein paar Bedingungen erfüllt werden. Sie sehen hier einen Datenbereich. Das ist die Jahresplanung eines Chors. Mit Mitgliederdaten, bezahlten Kosten und Zusagen, sfür die Teilnahme an Konzerten. Dieser Datenbereich enthält hier oben die Spaltenüberschriften. Er enthält keine Leerspalten, und in jeder Spalte werden die gleichen Informationstypen dargestellt. Z.b. hier Namen, hier Jahreszahlen, usw. In jeder Zeile werden zusammenhängende Daten dargestellt und es sind auch keine Leerzeilen enthalten. Und genau das sind die Bedingungen, damit Sie den Datenbereich in eine Tabelle umwandeln können. Die Einfügemarke befindet sich bereits hier im Datenbereich. Dann wähle ich auf der Registerkarte “Start” den Befehl “Als Tabelle formatieren”. Excel bietet mir dann einen Katalog mit integrierten Formatvorlagen an, und da kann ich jetzt eine Darstellung für meine zukünftige Tabelle wählen. Ich klicke jetzt hier drauf, und dann zeigt mir Excel zunächst den Bereich an, den es als Tabelle formatieren möchte. Der wird mit einem grünen Laufrahmen umgeben. Ich blättere hier mal nach oben, ob alles korrekt ist. Die Überschriften sind enthalten und alle Zeilen sind auch enthalten. Excel hat auch erkannt, “Tabelle hat Überschriften”. Es ist hier alles korrekt eingestellt. Dann kann ich mit “ok” bestätigen. Und schon wandelt Excel den Datenbereich in eine Tabelle um. Was passiert dabei alles? Zum einen wird die gewählte Formatvorlage natürlich zugewiesen und zum andern werden die Überschriften mit einem Filterpfeil versehen, da können Sie die Tabelle filtern. Zusätzlich bietet Excel hier oben die kontextabhängige Registerkarte “Tabelle” an. Hier können Sie nochmal im Katalog die Darstellung ändern. Wenn ich hier auf den Pfeil klicke, kann ich eine andere Formatvorlage wählen. Ausserdem kann ich hier einen Namen für die Tabelle vergeben. Ich gebe hier mal den Chornamen ein. Und in diesem Bereich kann ich prüfen, wie Excel meine Tabelle darstellt. Hier ist das Kontrollkästchen “Kopfzeile” aktiviert, damit ist die Überschrift gemeint. Das bedeutet dass in der Tabelle die Überschrift hervorgehoben dargestellt wird. Das ist korrekt. Die “Ergebniszeile” ist hier nicht aktiviert. Folglich enthält die Tabelle unten auch keine Ergebniszeile, wie hier zu sehen ist. Das brauche ich auch nicht, weil kein Ergebnis zusammengefasst wird. Die “Erste Spalte” muss auch nicht besonders dargestellt werden und die “Letzte Spalte” enthält auch keine Zusammenfassung, d.h. hier brauche ich auch keine hervorgehobene Darstellung. Bleiben hier noch die beiden Kontrollkästchen “Gebänderte Zeilen” und “Gebänderte Spalten”. Das bedeutet, im Fall von gebänderten Zeilen, dass sich die Farbe in den Zeilen abwechselt und bei gebänderten Spalten wechseln sich die Farben in den Spalten ab. Damit betonen Sie die Leserichtung. Bei gebänderten Zeilen ist die Leserichtung eher von links nach rechts und bei gebänderten Spalten von oben nach unten. Die Schaltfläche “Filter” ist aktiviert. Wenn ich das Kontrollkästchen deaktiviere, werden hier die Filter Schaltflächen ausgeblendet. Ich aktiviere das Kontrollkästchen wieder. Wenn ein Datenbereich also einen datenförmigen Aufbau hat und keine Leerzeilen und Leerspalten enthält, dann können Sie ihn mit wenigen Mausklicks in eine Tabelle umwandeln, und auf der Kontext abhängigen Registerkarte einen Tabellennamen vergeben und die Tabellendarstellung bestimmen.

Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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