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SharePoint Online Grundkurs

Eine Website für Anpassungen vorbereiten

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Damit auf Ihrer Website nur jene Informationen angezeigt werden, die für Sie und Ihr Team wichtig sind, können Sie Bibliotheken und Listen vorbereiten, indem Sie weitere Ansichten erstellen.
08:08

Transkript

Damit Ihre Website mit den richtigen Informationen ausgestattet ist, die für Sie und Ihr Team wichtig sind, zeige ich Ihnen in diesem Video, wie Sie Listen und Bibliotheken mit Ansichten vorbereiten, damit auch nur die Informationen sichtbar sind, die Sie benötigen. Ich möchte später hier auf der Website einmal die Ansprechpartner sehen, wenn ich mir aber einmal die Liste anschaue, dann habe ich hier viel zu viele Informationen. Deshalb definiere ich jetzt eine Ansicht, die ausschließlich für diese Website gültig ist. Also ich wechsle in die Liste, gehe hier in den Ansichten direkt auf die drei Punkte und wähle "Ansicht erstellen", ich wähle die Standardansicht, und ich vergebe der Ansicht auch schon gleich einen Namen, so dass ich diese später im Webpart wiederfinde, das bedeutet "Ansicht für Webpart". Das habe ich mir in den letzten Jahren so angewöhnt, dass ich hier immer "Ansicht für Webpart" verwende, so dass ich diese Ansicht nachher wirklich schnell auffinden kann. ich mache das Ganze nicht zur Standardansicht, ich möchte auch nicht das Ganze als persönliche Ansicht, als meine Ansicht gestalten, sondern öffentlich, damit meine Kollegen und Kolleginnen diese auch sehen können. So, Anlagen, das ist viel zu viel. Ich hebe daher zunächst diese ganzen Häkchen auf. Also wichtig ist natürlich einmal, dass wir uns den vollständigen Namen anzeigen lassen. Dann ist in der Webpart-Ansicht nochmal wichtig, dass wir die Telefonnummer haben und die E-Mail-Adresse, mehr brauche ich im Endeffekt nicht. Danach gehe ich weiter runter, in den Bereich "Gruppieren nach" und hier lasse ich das jetzt nochmal nach "Zugehörig" gruppieren und innerhalb der Gruppe "Zugehörig" lasse ich das auch jetzt noch einmal nach Positionen gruppieren. Dann bestätige ich mit OK. Und Sie sehen, die Übersicht ist jetzt viel, viel kleiner, so dass sie nachher auf der Website nicht zu viel Platz wegnimmt. Ich habe die Möglichkeit nochmal schnell zu schauen, "Zugehörig:extern", ich brauche da die Geschäftsführung, dann habe ich jetzt hier entsprechend diese ganzen Informationen. Zusätzlich möchte ich auch noch die Bibliothek "Dokumente" anpassen, auch hier sind mir viel zu viele Informationen für meine Website, deshalb wechsle ich in der Bibliothek, auch einmal hier in die Ansichtsoptionen und gehe auf "Ansichten verwalten", hier navigiere ich einmal ganz nach unten und auch hier habe ich die Möglichkeit eine Ansicht zu erstellen, ich wechsle wieder in die Standardansicht, wähle wieder den Namen "Ansicht für Webpart", ich belasse im oberen Bereich die Einstellungen und für mich ist jetzt gar nicht so wichtig, was für ein Dateityp das ist, für mich ist der Name wichtig und für mich ist vielleicht noch wichtig, wann das geändert wurde. Jetzt wechsle ich in den Bereich "Filter", wobei mir fällt hier jetzt noch auf, beim Sortieren möchte ich natürlich immer nochmal das Dokument sehen, was zuletzt geändert wird und zwar ganz oben in der Reihenfolge, also werde ich jetzt hier nochmal "Zuerst sortieren nach Spalte: Geändert", in absteigender Reihenfolge, sodass also wirklich das aktuellste Dokument immer ganz oben in der Liste angezeigt wird, und danach wechsle ich zum Bereich hier unten und zwar zur Eintragsgrenze. Ich möchte gerne sehen, dass nur drei Dokumente angezeigt werden und nicht dreißig, und zusätzlich möchte ich die Gesamtzahl der anzuzeigenden Elemente auf diese Anzahl begrenzen, das bedeutet, dass in dem Augenblick die Kolleginnen und Kollegen wirklich nur drei Dokumente sehen. Würde ich Elemente in Gruppe der angezeigten Größe anzeigen, würde ich diese Option belassen, bekämen die Benutzer einen Pfeil nach rechts angezeigt und könnten dann weiterblättern, das möchte ich nicht. Jetzt bestätige ich mit OK, und Sie sehen hier die Ansicht ist jetzt auch viel geringer geworden, also für die übergeordnete Website genau ausreichend. Zusätzlich würde ich gerne auch nochmal den Kalender anpassen, hier möchte ich gerne das auf der Website höchstens die nächsten fünf Termine angezeigt werden. Das bedeutet, ich klicke einmal direkt in das Register "Kalender" und wähle hier "Ansicht erstellen", hier wähle ich wieder die Standardansicht, ich möchte keine Monatsansicht auf meiner Website haben, ich vergebe wieder den Namen "Ansicht für Webpart", ich belasse den oberen Bereich wieder stehen und ich möchte jetzt hier nicht die Serie sehen, ich möchte auch nicht den Arbeitsbereich sehen, ich deaktiviere erst einmal alle Häkchen und beginne dann nochmal von vorne. Also ich brauche die Beschreibung. Ich brauche die Anfangszeit und die Endzeit. Jetzt setze ich die Beschreibung nochmal auf Platz 1, die Anfangszeit auf Platz 2 und die Endzeit auf 3. Falls das nachher nicht ausreichen sollte, hat man immer noch die Möglichkeit in die Ansichtseinstellungen zu gehen und dann hier gegebenenfalls weitere Spalten wieder zu aktivieren, so, das Ganze wird jetzt schon sortiert nach Anfangszeit, das ist auch richtig so, und dieses Mal wechsle ich zum Filter, nun wähle ich "Elemente anzeigen, wenn Spalte" "Anfangszeit ist nicht gleich", also das muss ich jetzt ändern, den Operator hier ist größer als oder gleich, und jetzt muss ich hier eine kleine Funktion einbinden. Sie können das auch hier auf der linken Seite lesen, das ist ähnlich wie in Excel mit den Funktionen, die man in Klammern setzen muss und die mit einem Gleichheitszeichen beginnen, mit der AltGR-Taste habe ich die Möglichkeit die eckige Klammer zu starten, also AltGR und 8, und jetzt schreibe ich hier das Wort "heute" hin, dann drücke ich wieder AltGR und 9, dann schließe ich die Klammer und im Endeffekt ist diese Funktion so ausgerichtet, dass dieser Filter überprüft, ob die Anfangszeit größer oder gleich heute ist, also mit dem heutigen Datum übereinstimmt. Und dann wechsle ich ganz nach unten und bestätige mit OK, da ich noch keine Termine hier eingetragen habe, werden mir hier jetzt auch keine angezeigt, ansonsten hätte ich jetzt hier die nächsten drei anstehenden Termine.

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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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