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SharePoint 2016 Grundkurs

Eine Website für Anpassungen vorbereiten

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Damit auf Ihrer Website nur jene Informationen angezeigt werden, die für Sie und Ihr Team wichtig sind, können Sie die Bibliotheken und Listen vorbereiten, indem Sie weitere Ansichten erstellen.
07:20

Transkript

Damit Ihre Website mit den richtigen Informationen ausgestattet ist, die für Sie und Ihr Team wichtig sind, zeige ich Ihnen in diesem Video, wie Sie Listen und Bibliotheken vorbereiten, damit auch nur die Informationen sichtbar sind, die Sie benötigen. Sie müssen immer überlegen, dass diese Einstiegsseite zu einem Projekt oder zu einem Event oder zu einem Abteilungsbereich, immer erst die Einstiegsseite ist, also hier möchte ich im Endeffekt gar nicht so viel sehen, ich möchte vielleicht einen Überblick bekommen in der Projektzusammenfassung, wo stehen wir gerade mit unserem Projekt, ich möchte gerne vielleicht die aktuellen Dokumente sehen, und gegebenenfalls auch noch die nächsten drei Termine innerhalb unseres Teams, und dementsprechend muss ich jetzt in die einzelnen Listen und Bibliotheken gehen, und dort spezielle Ansichten erstellen. Die Ansprechpartnerliste, die hatten wir vorhin schon einmal angepasst, das bedeutet, hier gibt es schon eine Ansicht für Webpart. Das ist eine kleine schmale Ansicht, das bedeutet, dass also wirklich hier diese Ansicht geeignet ist, für die übergeordnete Website, weil das ist ja nur der Einstiegspunkt. Möchten die Teammitglieder mehr Informationen sehen, gehen Sie ja eben in diese Ansprechpartnerliste, und können über Alle Kontakte eben halt weitere Informationen lesen. Das bedeutet, dass also wirklich die Startseite schmal bestückt sein sollte. In meinem Beispiel möchte ich auch die Dokumente mit einbinden, in meine Website, ich möchte nicht alle Dokumente mir anzeigen lassen, sondern ich möchte mir die zuletzt geänderten Dateien anzeigen lassen, und zwar nur drei Stück. Also muss ich jetzt in dieser Bibliothek noch mal eine zusätzliche Ansicht nur für die Startseite bauen, indem ich wieder über die drei Punkte gehe, ich wähle Ansicht erstellen, ich klicke Standard als Ansichtstyp und nenne diese Ansicht wieder Ansicht für Webpart. Ich mache das Ganze wieder nicht zur Standardansicht, ich achte aber darauf, dass das eine Öffentliche Ansicht ist. So, und wenn ich mir das jetzt einmal anschaue, ist das vielleicht gar nicht wichtig was für ein Typ das ist, der Name ist wichtig, und eben halt auch mit einem Hyperlink zum Dokument, so dass man das auch öffnen kann, und Geändert und Geändert von, dass interessiert mich eigentlich jetzt auch gar nicht. Ich kann im unteren Bereich noch mal zum Bereich Sortieren gehen, und wähle ich hier einmal Geändert aus, das bedeutet, das Dokument was zuletzt hinzugefügt oder geändert wurde, wird mir dann in absteigender Reihenfolge angezeigt, also dass das Aktuellste immer ganz oben dargestellt wird. Und nun kann ich noch mal weiter nach unten blättern, und da gibt es nämlich einen ganz kleinen Trick, wenn ich jetzt nur drei Dokumente sehen möchte, dass ich einfach nur die Eintragsgrenze dieser Ansicht, auf 3 festlege und nicht auf 30. Und dann habe ich hier unten noch die Möglichkeit Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen, das bedeutet, dass später im Webpart die Möglichkeit besteht, dass die Personen weiter, also nach rechts auf so einen Pfeil klicken können, das möchte ich gar nicht, dass sie dann die nächsten drei Dokumente sehen, die sollen wirklich die zuletzt bearbeiteten drei Dokumente sehen, und deshalb setze ich die Gesamtzahl der anzuzeigenden Elemente auf diese Anzahl begrenzen, das lege ich fest, das heißt also, es werden immer drei aktuelle Dokumente angezeigt. So, dann bestätige ich hier unten noch mal mit OK. Und Sie sehen, ich habe jetzt hier wirklich nur die drei Dokumente. Zusätzlich benötige auch für den Kalender noch mal eine spezielle Ansicht, denn ich möchte nicht die Monatsansicht direkt in der Website sehen, ich möchte dort auch nur die nächsten drei Termine sehen, ich klicke einmal in das Register KALENDER, und hier beim Kalender gibt es bisschen eine Spezialität, das bedeutet, hier habe ich jetzt nicht die Möglichkeit eine andere Ansicht auszuwählen, also es gibt hier nicht die drei Punkte mit dem Menü, ich klicke einmal direkt hier bei Kalender, bei Aktueller Ansicht, und wähle einmal Alle Ereignisse. Und jetzt bin ich in der Liste, wo ich jetzt entsprechend über die drei Punkte eine neue Ansicht erstellen kann. Ich wähle wieder die Standardansicht, da ich ja keine Kalenderansicht haben möchte, und nenne diese wieder Ansicht für Webpart. Den Namen dürfen wir öfters verwenden, da wir das ja in verschiedenen Listen und Bibliotheken machen, also von daher gibt es keine Probleme mit dem Namen. Das Ganze ist nicht als Standard, das Ganze ist als Öffentlich festgelegt, und jetzt stellt sich natürlich die Frage, was wollen wir sehen, ob das ein Serientermin ist muss ich nicht direkt auf der Startseite sehen, den Arbeitsbereich auch nicht, der Titel wäre interessant, der Ort ist auch gar nicht so wichtig, vielleicht noch die Anfangszeit, also im Endeffekt nur Titel und Anfangszeit. Dann navigiere ich jetzt einmal direkt zum Filter, denn ich möchte ja nur aktuelle Termine sehen, deshalb muss ich jetzt einen Filter anwenden. Ich aktiviere die Option Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wähle dann die Spalte Anfangszeit aus, und hier beim Operator habe ich die Möglichkeit festzulegen, ist größer als oder gleich, und hier kann ich eine Funktion einfügen, und zwar Heute, dann ermittelt SharePoint im Hintergrund das heutige Datum, und schaut dann nach der Anfangszeit, und zeigt mir dann wirklich nur zukünftige Termine oder eben halt von Heute einen Termin. Und solche Funktionen können Sie einfügen, wenn Sie die Alt Gr-Taste unten rechts neben der Leertaste auf der Tastatur gedrückt halten, und einmal die 8 betätigen, dann öffnet sich die Klammer und dann schreibe ich das Wort heute, und mir Alt Gr+9 schließe ich die eckige Klammer. So, jetzt würde er natürlich alle zukünftigen Termine anzeigen, wenn ich aber nur drei Termine sehen möchte, dann wechsele ich wieder zum Bereich Eintragsgrenze, und setze das hier wieder auf drei Termine fest. Und ich möchte auch nicht, dass weiter geblättert wird, sondern dass wirklich nur die nächsten drei Termine angezeigt werden. Jetzt navigiere ich wieder nach unten, klicke auf OK, und sehe jetzt im Augenblick noch nichts, weil ich meine Kalenderliste noch nicht gepflegt habe.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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