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Office 365: Access Grundkurs

Eine Tabelle erstellen

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Sie erstellen in diesem Video eine neue leere Desktopdatenbank. Legen Sie mit Erstellen und Tabellenentwurf eine neue Tabelle für die Pizza- und Pasta-Lieferungen an und wählen Sie aus verschiedenen Datentypen aus.

Transkript

Im Moment ist diese Testdatenbank noch geöffnet und ich möchte jetzt mit Ihnen eine erste Beispiel Datenbank erstellen. Das heißt im Menü Datei und dort auf Schließen kann ich diese Datei erstmal zumachen und dann mit Datei Neu eine neue Leere Desktopdatenbank anlegen. Die soll jetzt nicht diesen völlig beliebigen Namen Database1.accdb erhalten, sondern da das hier eine Beispieldatenbank für meinen Pizza Flizza und Pasta Lasta ist werde ich die PF&PL_Einfach nennen. Die Endung .accdb müssen Sie nicht daran hängen, das passiert automatisch, das Verzeichnis ist für mich in Ordnung, und mit Erstellen wird wiederum diese leere Datenbank erstellt. Die enthält immer so eine Tabelle1, so eine vorläufige, die ich nie haben will, denn ich will alles selber erstellen, also werde ich die schließen, und damit ist sie auch ungespeichert weg. Normalerweise würden Sie jetzt gefragt, diese erste leere Tabelle ist so eine provisorische, da wird man nicht nach dem Speichern gefragt, aber es war ja auch nichts zu ändern. Jetzt will ich eine neue Tabelle anlegen, in der ich die Lieferung an meine Kunden festhalten will. Immer wenn eine Pizza bestellt ist, fährt der Pizza Flizza los und ich muss natürlich wissen wohin und wann, mit welchem Fahrer, was ich verkauft habe, in welcher Menge und so weiter. Ich kann hier diesen Navigationsbereich erstmal schließen, den brauche ich im Moment nicht und dann mit Erstellen hier einen Tabellenentwurf anlegen. Gehen Sie besser nicht auf Tabelle, man kann eine Tabelle auch sozusagen rückwärts anlegen, man gibt in Access, in so eine provisorische Tabelle Daten ein, und Access rät dann welcher Datentyp dazu gehört. Das kann ich grundsätzlich nicht empfehlen, eine anständige Datenbank gibt die Datentypen vor und rät nicht herum, also immer auf den Tabellenentwurf und dann geben Sie hier zeilenweise ein, was später spaltenweise angezeigt wird. Ich muss mir jetzt eine Liste ausdenken, was ich denn für meine Lieferung alles wissen muss, zum Beispiel das Telefon. Also typischerweise rufen meine Kunden an. Ich kann die also an ihrer Telefonnummer erkennen. Es gibt ja auch Telefonanlagen, die man mit einem PC verbinden kann, und dann würde er mir zu dieser Telefonnummer sofort raussuchen welcher Kunde dass ist. Sobald ich einen Feldnamen erfunden habe, sollte ich über den Felddatentyp nachdenken. Da gibt es hier verschiedene im Angebot. Zwei Arten Texte, ein kurzer, ein langer Text, der übrigens auch formatierbar ist, eine Zahl, wäre ich gerade versucht zu sagen tatsächlich, sobald man hier auf Zahl geht, gibt es da unten noch mehr zu entscheiden, das kommt später nochmal. Datum und Uhrzeit, was der gleiche Datentyp ist, wo das zusammen gespeichert wird. Eine Währung als Sonderfall einer Zahl. Der AutoWert ist in Wirklichkeit eine long Zahl, die selbstständig weiter zählt, also nicht wirklich ein Datentyp, aber dicht dran. Oder ein Ja/Nein Feld, fast eben nur Ja oder Nein Entscheidung erlaubt und so weiter. Hier für die Telefonnummer empfehle ich einen kurzen Text, es ist keine Zahl, weil da auch Schrägstriche, Bindestriche oder sonst was drin sind und es mit einer führenden Null beginnt, also ein kurzer Text, und sobald Sie hier oben Kurzer Text der auch Langer Text als Felddatentyp ausgewählt haben, ist die Feldgröße hier unten die Anzahl der Zeichen. Ich sag mal für die Telefonnummer sollten 50 Zeichen reichen. Beim 51sten Zeichen würde es piepen. Es werden also nicht nachträglich Zeichen gelöscht, sondern ich kann die nicht eingeben, aber 50 sollten reichen. Dann brauche ich noch eine Adresse, also nehmen wir ein Feld für die Adresse, das kann ruhig ein kurzer Text sein mit eben 255 möglichen Zeichen, das sollte eigentlich reichen für eine komplette Adresse. Dann der Name von dem Fahrer, und wenn ich jetzt hier Name eingebe und mit Return bestätige oder mit Tab Taste weiter gehe, dann gibt es ausnahmsweise eine Meldung von Access, dass Name ein so bedenkliches Wort ist, dass man es besser nicht benutzen soll. Das gilt übrigens auch in der VBA-Programmierung, die hier möglich ist, also so unspezifische Feldnamen wie Name sollten Sie auf gar keinen Fall benutzen und Sie können das ruhig mit OK bestätigen, Hauptsache es wird sich anschließend hier ändern, dann schreiben wir also nicht Name, sondern Fahrer rein. Das darf ein kurzer Text, den ich mal auf wiederum 50 Zeichen beschränke. Und im Grunde wäre das jetzt der nächste Fehler, auch das Wort Datum, selbst wenn es nicht bemerkt wird und ist genauso unspezifisch und im Grunde sogar was,wie in Datentyp. Es gibt nebenbei auch eine Funktion Namens Datum, also werde ich das hier als Lieferdatum bezeichnen und bevor ich jetzt die Liste hier wieder ausklappe, nachdem ich mit Return in diese Eingabe reingekommen bin, kann ich auch, weil ich weiß, dass es Datum/Uhrzeit heißt, mit D einfach auswählen, mit Return bestätigen und hier gibt es im Moment nichts zu formatieren, das kann man bei Gelegenheit, aber es reicht jetzt. Dann das, was ich ausgeliefert habe, also von meiner Speisekarte, deswegen werde ich jetzt Speise schreiben und das Ganze als kurzer Text, sagen ruhig wieder 50 Zeichen, da muss ja nicht Pizza, con tutto und alles mögliche dabei stehen, sondern möglicherweise haben die Kurzbezeichnung zu Noten, Nummer oder sowas und können hier kurz notiert werden. Außerdem der Preis, ich will ja wissen, was mein Fahrer kassieren muss, und der Preis ist sinnvollerweise in Währung als Datentyp angegeben, wobei da auch ein Format Währung existiert, und das stelle ich ausdrücklich auf Euro, sonst würde nämlich aus der Systemsteuerung das Währungsformat geholt, und die selbe Datenbank auf einem amerikanischen Rechner würde beispielsweise in Dollar anzeigen, natürlich nicht umgerechnet, sondern einfach nur das Währungssymbol austauschen. So ist sichergestellt, dass überall das Euro Zeichen bleibt, und als Standardwert steht hier 0. Ich kann das entfernen, Sie haben vielleicht eben gesehen, ich klicke hier drauf, dann ist der ganze Inhalt markiert, ich kann das direkt entfernen. Dann ist der Standardwert nul, nämlich leer und das bedeutet, ich kann zwischen Sachen, die ich verschenke, sagen wir Knoblauchsoße extra ist umsonst, dann wird die zwar vermerkt, aber mit 0 € und ich kann unterscheiden zwischen diesen verschenkten Elementen oder welchen, bei denen ich noch keinen Preis eingegeben habe. Dann kommt noch eine Menge dazu, also das, was sich ausliefern will. Das ist eine Zahl, also hier auf Zahl, und dann ändert sich die Feldgröße, sodass hier steht welche Art Zahl. Die sind unterschiedlich groß, Byte sind ganzzahlige Werte von 0 bis 255, das heißt ich kann maximal 255 Pizzen oder Pasta Teller oder sonst was auf einen Schlag, auf eine Rechnung sozusagen, auf einen Zettel ausliefern. Das sollte reichen auch für größere Felden, und ansonsten muss ich auf ein zweites Mal den Datensatz eintragen. Und ich mache gerne immer noch eine Bemerkung hinterher, das ist ein meinetwegen langer Text, damit man's auch formatieren kann. Da steht zum Beispiel drin Achtung, laut klingeln, der Kunde hat eine Feier oder bitte nicht vor 19:30 Uhr kommen oder sowas Ähnliches, freies Eingabefeld, was immer die Eingabe erlaubt von Sachen, die sonst noch nicht vorgedacht sind. Das Ganze ist der Entwurf einer Tabelle, das heißt ich muss jetzt als erstes hingehen und das speichern, das geht hier oben, und werde dann nicht nur nach dem Namen gefragt, die heißt jetzt Lieferungen, sondern, wenn ich es mit OK bestätige, kommt noch eine Meldung von Access, die etwas zu einem Primärschlüssel sagt. Das interessiert mich im Moment nicht, vielleicht wissen es auch noch gar nicht wofür das gut ist. Also, möchten Sie einen Primärschlüssel erstellen, nein was immer das sein mag, und damit ist diese Tabelle gespeichert. Ich kann jetzt wechseln vom Entwurf in die Datenblattansicht, und Sie sehen aus den Zeilen sind jetzt Spalten geworden, manche wie die Menge haben schon Standardwerte drin, man kann die hier oben bisschen breiter ziehen und jetzt kommt die eigentliche Eingabe.

Office 365: Access Grundkurs

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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